Kasy fiskalne dla przedsiębiorców indywidualnych w 2025 roku: komu potrzebne PRO czy PRO i na co zwrócić uwagę?

Przede wszystkim rozszerzono listę sprzedawców towarów i usług, którzy muszą korzystać z terminali POS w swojej działalności. Jednak niektóre kategorie osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (FOP) mogą obejść się bez RRO — ale tylko do 1 stycznia 2026 roku. O tym i nie tylko — dalej w tym artykule.

Ustawa Ukrainy o RRO reguluje korzystanie z kas fiskalnych przez wszystkie podmioty prowadzące działalność gospodarczą, które dokonują operacji rozliczeniowych. Dotyczy to zarówno osób fizycznych prowadzących działalność (FOP), jak i osób prawnych. Główne postanowienia ustawy przewidują, że kasy fiskalne są obowiązkowe dla wszystkich firm, które przyjmują płatności gotówką lub płatności od klientów dokonane telefonem/kartą.

Kto musi używać kasy fiskalnej, RRO?

Przede wszystkim warto zaznaczyć, że ustawa o RRO (rejestratorach operacji rozliczeniowych) nr 265/95-ВР w aktualnej wersji z dnia 30.12.2024 r. określa konkretne wymagania dotyczące stosowania kas fiskalnych oraz listę podmiotów, dla których korzystanie z RRO jest obowiązkowe. Od 1 stycznia 2025 roku terminale płatnicze muszą posiadać nawet przedsiębiorcy prowadzący handel w miejscowościach liczących mniej niż 5 tysięcy mieszkańców. Wymóg ten został określony w Rozporządzeniu Rady Ministrów Ukrainy nr 894 z dnia 29.07.2022 r., podpunkt 3 punktu 1. Istnieją jednak wyjątki, o których więcej w następnej części artykułu.

Inne kategorie przedsiębiorców, jak wcześniej, muszą korzystać z RRO podczas prowadzenia sprzedaży lub świadczenia usług. Do tych kategorii należą:

1. Przedsiębiorcy drugiej i trzeciej grupy

FOP drugiej i trzeciej grupy, którzy prowadzą operacje rozliczeniowe, są zobowiązani do stosowania kas fiskalnych. Dotyczy to wszystkich rodzajów działalności przyjmujących płatności gotówką lub kartą — w tym handlu detalicznego, gastronomii, usług itd.

Wymóg obowiązkowego stosowania RRO nie dotyczy jedynie tych przedsiębiorców z grup 2–3, którzy działają na terenach wiejskich i nie sprzedają „ryzykownych” grup towarów (akcyzowych, medycznych, biżuterii itd.).

2. Sklepy internetowe

Korzystanie z RRO/PRRO przez sklepy internetowe zależy od formy przyjmowania płatności: gotówkowej lub bezgotówkowej.
Sklep internetowy musi stosować RRO, jeśli operacje sprzedaży towarów są uznawane za gotówkowe, czyli:

• odbiór gotówki od klientów;
• odbiór gotówki od operatora pocztowego po dostarczeniu towaru do klienta;
• płatność przez internetowy system płatności lub kod QR przekierowujący do przycisku płatności.

Stosowanie RRO przez sklep internetowy nie jest obowiązkowe, jeśli używane są tylko takie formy płatności za zamówione towary:

• przelew na numer IBAN;
• płatność w kasie banku na konto sklepu;
• płatność w bankomacie samoobsługowym;
• płatność przez kod QR, który przekierowuje na konto bankowe.

Ponieważ sklepy internetowe zazwyczaj oferują klientom kilka sposobów płatności, większość z nich musi korzystać z RRO.

Warto osobno wspomnieć o dropshippingu, czyli pośrednictwie między producentem lub hurtownikiem a klientem końcowym. Nawet jeśli taki pośrednik jedynie przyjmuje zamówienia, a towar wysyła ktoś inny, ale pieniądze wpływają na jego konto, RRO jest konieczne. Innymi słowy, ten kto otrzymuje pieniądze od klienta, ten wystawia paragon fiskalny.

3. Branża usług i gastronomii

Salony kosmetyczne, siłownie, barbershopy, taksówki i inne firmy z branży usługowej, a także lokale gastronomiczne, które przyjmują płatności gotówką lub kartą, są zobowiązane do korzystania z kas fiskalnych. Zapewnia to wydanie paragonu fiskalnego klientowi i przejrzystość operacji finansowych.

Podczas przeprowadzania operacji rozliczeniowych przedsiębiorcy świadczący usługi muszą korzystać z RRO lub PRRO. Z obowiązku tego zwolnieni są jedynie FOP z 1 grupy (do 1 stycznia 2026 r.) oraz niektóre inne kategorie przedsiębiorców (więcej w kolejnej części).

4. Przedsiębiorstwa handlowe

Wszystkie sklepy i punkty sprzedaży, niezależnie od skali działalności, które sprzedają towary za gotówkę lub kartą, muszą korzystać z kas fiskalnych. Dotyczy to zarówno dużych supermarketów, jak i małych sklepów.

FOP z grup 2–4 zajmujący się handlem muszą stosować RRO, jeśli operacja ma charakter rozliczeniowy.

Jeśli płatność odbywa się przez kod QR zawierający pełne dane bankowe (numer IBAN), RRO nie jest wymagane. Jednak gdy kod QR zawiera inne dane (np. numer karty bankowej), konieczne jest stosowanie RRO.

Podsumowanie: głównym kryterium konieczności stosowania kasy fiskalnej przez FOP jest dokonywanie operacji finansowych uznawanych za rozliczeniowe — i to nie tylko przyjmowanie gotówki od klientów.

Komu kasowy aparat nie jest potrzebny?

Dla tych, którzy zajmują się sprzedażą towarów przy spełnieniu określonych warunków, sytuacja wygląda nieco inaczej. Jeśli należysz do jednej z poniższych kategorii, kasowy aparat nie jest wymagany. Ważne jest jednak, aby wysłać klientowi towar wraz z fakturą lub paragonem.

1. Przedsiębiorcy pierwszej grupy

FOP pierwszej grupy, którzy prowadzą działalność wyłącznie na rynku i nie przyjmują płatności kartą, są zwolnieni z obowiązku używania kasowego aparatu. Jest to przewidziane w punkcie 296.10 Kodeksu Podatkowego oraz w punkcie 6, art. 9 Ustawy Ukrainy o stosowaniu RRO. Przy tym FOP powinien sprzedawać tylko zwykłe towary, a nie wyroby medyczne, papierosy, alkohol itp. Roczny dochód takiego przedsiębiorcy nie może przekroczyć ustalonego przez ustawodawcę limitu (w 2025 roku wynosi 1 336 000 UAH).

Należy jednak zauważyć, że pierwsza grupa FOP jest odpowiednia nie dla wszystkich, a tylko dla tych, którzy sprzedają na rynkach lub świadczą usługi domowe, przy tym bez pracowników najemnych, dlatego nie wszyscy przedsiębiorcy mogą skorzystać z możliwości pracy bez kasowego aparatu.

2. Przedsiębiorcy pracujący na obszarach wiejskich

Przedsiębiorcy 2-3 grup, którzy świadczą usługi lub sprzedają towary na obszarach wiejskich, do 1 stycznia 2026 roku nie są zobowiązani do używania kasowych aparatów, ale tylko pod warunkiem spełnienia niektórych wymagań określonych w Wykazie, zatwierdzonym 23.08.2000 r. przez Rząd Ukrainy nr 1336:

• roczny dochód nie powinien przekraczać 1,09 mln UAH na jeden punkt sprzedaży lub oddział;
• brak sprzedaży wyrobów akcyzowych, medycznych i jubilerskich;
• brak sprzedaży na odległość;
• lokalne władze nie podjęły decyzji o obowiązkowym używaniu RRO.

3. Świadczenie usług na odległość

Przedsiębiorca świadczy usługi na odległość (korepetycje, usługi konsultingowe itp.) – czy potrzebny jest RRO? W artykule 9, punkt 14 Ustawy Ukrainy o stosowaniu RRO wskazuje się, że rejestracja transakcji nie jest obowiązkowa w przypadku płatności za usługi wyłącznie przy użyciu systemów bankowych do obsługi na odległość lub usług przekazywania środków.

Przy tym należy pamiętać, że FOP może świadczyć usługi dla ludności zgodnie z wybranym KWEID, a także dla przedsiębiorców będących płatnikami jednolitych podatków, ale nie ma prawa świadczenia usług dla FOP i LLC, które znajdują się w ogólnym systemie opodatkowania.

4. Sprzedaż towarów przez Ukrposztę

RRO nie jest wymagany, jeśli FOP zawarł umowę z Ukrposztą, przy czym otrzymuje pieniądze za sprzedaż towarów na swoje konto bankowe bezpośrednio od JSC „Ukrposzta”, a nie od każdego klienta osobno. Jest to możliwe dzięki temu, że Ukrposzta jest operatorem pocztowym i posiada licencję na przyjmowanie i przekazywanie środków od klientów. Przy tym FOP, który sprzedaje towar, zobowiązany jest do dołączenia faktury towarowej do paczki, a w razie potrzeby także gwarancyjnej.

Podsumowanie: do 1 stycznia 2026 roku mogą nadal pracować bez RRO te FOP, które znajdują się w pierwszej grupie płatników jednolitych podatków, a także FOPy innych grup, które przeprowadzają tylko płatności bezgotówkowe i nie mają transakcji rozliczeniowych, przedsiębiorcy wykorzystujący automaty do sprzedaży, prowadzący handel wędrowny lub na wynos, sprzedający własnoręcznie wyhodowane/wyhodowane produkty. Również RRO mogą nie stosować FOPy, które znajdują się w strefie działań wojennych lub na okupowanym terytorium.

Płatność przez ekwiring i kod QR: czy potrzebny jest RRO?

Rodzaje i cechy ekwiringu

Jeśli płatności gotówkowe lub zwykłe przelewy bankowe są zrozumiałe, to często pojawiają się trudności w stosowaniu nowoczesnych metod płatności, takich jak ekwiring internetowy lub kody QR. Przyjrzyjmy się bliżej.

Wyróżnia się kilka rodzajów ekwiringu: handlowy, mobilny i internetowy ekwiring.

• Najczęściej stosowanym jest ekwiring handlowy, który jest używany w handlu detalicznym. Klient dokonuje płatności za pomocą przyciskowego terminala POS zainstalowanego przy kasie lub terminala dotykowego oparty na Androidzie. Chociaż środki trafiają na konto bankowe sprzedawcy, takie transakcje handlowe są traktowane jako płatności i wymagają użycia RRO.
• Mobilny ekwiring jest najczęściej stosowany przy płatnościach za usługi takie jak taxi, dostawy kurierskie itd. RRO jest wymagane, ponieważ w trakcie płatności klient przykłada kartę do smartfona sprzedawcy, a po pomyślnej płatności generowany jest fiskalny paragon, który klient może otrzymać zdalnie.
• Najbardziej skomplikowanym jest ekwiring internetowy, gdy klient dokonuje płatności na stronie sklepu. Proces płatności wymaga specjalnej infrastruktury i dodatkowych usług, takich jak LiqPay, Fondy, KastaPay, WayForPay, ekwiring Monobank i inne. Tego rodzaju operacje płatnicze są traktowane jako płatności, więc RRO jest obowiązkowe. Fiskalny paragon jest przekazywany klientowi zdalnie w formie elektronicznej.

Stosowanie kodów QR

Kolejnym sposobem płatności jest dokonywanie transakcji za pomocą kodów QR. Kod QR zawiera zaszyfrowane informacje o danych konta lub numerze karty-klucza przedsiębiorcy — odbiorcy środków.

Potrzebę stosowania RRO lub PRRO w przypadku używania kodów QR zależy nie od formy przeprowadzania transakcji, ale bezpośrednio od sposobu odbioru środków przez sprzedawcę:

• Jeśli kod QR zawiera dane do płatności inne niż dane konta w formacie IBAN, stosowanie RRO/PRRO jest obowiązkowe.
• Jeśli kod QR zawiera dane konta bankowego przedsiębiorcy w formacie IBAN, stosowanie RRO nie jest wymagane;

Wybór RRO/PRRO i proces jego rejestracji

Zanim rozpoczniesz działalność wymagającą wystawiania paragonów fiskalnych, musisz określić typ urządzenia, aby nie przepłacać i wybrać najbardziej odpowiednią opcję.

RRO, czyli rejestratory operacji płatniczych, mogą być dwóch rodzajów: sprzętowe i programowe RRO.

Sprzętowe RRO to fizyczne urządzenie, zazwyczaj kasowy aparat.

Programowe RRO (PRRO) to program, który można zainstalować na smartfonie, tablecie, komputerze lub innym urządzeniu. Wymaga to dostępu do internetu w celu komunikacji z organami skarbowymi.

Co więc wybrać dla przedsiębiorcy? Oba rodzaje rejestratorów pełnią tę samą funkcję — rejestrację operacji płatniczych z późniejszym przesyłaniem danych do organów podatkowych. Prawo pozwala na korzystanie z dowolnego rodzaju RRO, które wybierze przedsiębiorca.

W zależności od kategorii przedsiębiorcy i specyfiki jego działalności, najlepiej wybrać jedną z następujących opcji:

• Dla małych firm i dostawców — zwykły kasowy aparat, programowe RRO dla sieci (komputera) lub rejestrator fiskalny z funkcją drukarki;
• Dla punktów handlowych i bardziej intensywnej sprzedaży — programowe RRO FS iNNOVATE, rejestrator fiskalny lub usługa w chmurze e-Cabi.Net

Klasyczne RRO (kasowe aparaty) lepiej stosować w warunkach niestabilnego połączenia internetowego, ponieważ dostęp do internetu jest wymagany tylko pod koniec dnia, aby wysłać raporty do służb skarbowych.

Jeśli połączenie internetowe jest stabilne, bardziej opłaca się używać programowych RRO, ponieważ do rejestracji operacji handlowych można używać dowolnych urządzeń z zainstalowanym oprogramowaniem. Ogólnie rzecz biorąc, należy kierować się specyfiką działalności i wygodą przeprowadzania operacji kasowych.

Warto również zauważyć, że odpowiednio dobrane PRRO pomoże zaoszczędzić na zakupie dodatkowego sprzętu (kasowego aparatu, terminala i skanera kodów kreskowych). Programowe RRO przedsiębiorca może otrzymać za darmo, kontaktując się z Państwową Służbą Podatkową lub prywatnymi firmami zajmującymi się jego dystrybucją.

Aby zarejestrować RRO, należy skontaktować się z organem Państwowej Służby Podatkowej. Wniosek o rejestrację RRO na formularzu nr 1-RRO można złożyć osobiście lub online na stronie GNS.

Można zarejestrować tylko te urządzenia, których modyfikacje są zawarte w Państwowym Rejestrze RRO. Po zarejestrowaniu urządzenia, otrzymuje się numer fiskalny.

Rejestracja programowego RRO (PRRO) jest podobna, ale ma pewne różnice. W GNS należy złożyć dwa wnioski: formularz 1-PRRO (rejestracja kasy) i formularz 5-PRRO (rejestracja kasjera). Aby to zrobić, należy udać się do GNS, aby złożyć dokumenty w formie papierowej lub wysłać je w formie elektronicznej, wypełniając wniosek w gabinecie podatnika.

Aby zarejestrować programowy rejestrator, należy również podać dane o punkcie handlowym, w którym przedsiębiorca będzie prowadził działalność. W wniosku podaje się informacje o kasjerze/kasjerach, jeśli tacy są (w przeciwnym razie przedsiębiorca sam będzie pełnił tę funkcję). Wskazuje się klucz ECP kasjera, który będzie nakładany na każdy paragon podczas dokonywania transakcji handlowych.

Wniosek można złożyć nie tylko na stronie GNS, ale także na platformie (stronie) dostawcy, jeśli PRRO zostało zakupione u niego. Dane z GNS podczas rejestracji będą pobierane automatycznie — wystarczy tylko wprowadzić klucz ECP w odpowiednie pole.

Ważne rekomendacje dotyczące używania kasy fiskalnej 

Aktualizacja kodów PKD

Odpowiednia klasyfikacja rodzajów działalności gospodarczej (PKD) pomaga uniknąć problemów z administracją skarbową. Jeśli nie prowadzisz określonej działalności, warto usunąć zbędne kody PKD z rejestracji. Dzięki temu unikniesz kontroli, zmniejszysz ryzyko nałożenia kar i uprościsz procedurę sprawozdawczości.

Jeszcze gorzej, jeśli przedsiębiorca osiąga dochód z niezarejestrowanej działalności, ponieważ będzie musiał zapłacić podatek w wysokości 15% i przejść na ogólny system opodatkowania w następnym okresie. Aby uniknąć takich konsekwencji, warto na bieżąco rejestrować nowe kody PKD w przypadku zmiany lub rozszerzenia działalności.

Sprawozdania podatkowe i porady

Jeśli masz pytania dotyczące opodatkowania lub używania kas fiskalnych, skontaktuj się z doradcą podatkowym. Dzięki temu uzyskasz jasne odpowiedzi na swoje pytania i unikniesz problemów w przyszłości.

Zawsze na czas składaj sprawozdania podatkowe. Korzystaj z usług elektronicznych, aby ułatwić sobie życie i zwiększyć efektywność. Opóźnienia w składaniu sprawozdań mogą prowadzić do kar.

Współpraca z Pocztą Polską i innymi firmami kurierskimi

Jeśli współpracujesz z Pocztą Polską lub innymi firmami kurierskimi, rozważ możliwość integracji checkboxa. Dzięki temu zautomatyzujesz proces wystawiania paragonów fiskalnych, co znacznie uprości Twoją pracę i zmniejszy ryzyko błędów.

Przejrzyj warunki umów z firmami kurierskimi. Ważne jest, aby były one zgodne z wymaganiami prawa i chroniły Twoje interesy. 

Najlepszym rozwiązaniem dla przedsiębiorcy będzie zawarcie umowy z Pocztą Polską i powiązaną firmą NovaPay. Kiedy klienci będą płacić za przesyłki w placówkach pocztowych, paragon fiskalny będzie automatycznie generowany i wysyłany do klientów na email lub Viber.

Użycie terminali płatniczych

Od 1 stycznia 2026 roku terminale płatnicze staną się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców, nawet dla podatników pierwszej grupy ryczałtowej i dla handlowców, którzy sprzedają własnoręcznie wyhodowane produkty. Przygotuj się na tę zmianę z wyprzedzeniem, aby uniknąć problemów w przyszłości.

Terminale płatnicze umożliwiają przyjmowanie płatności kartą, co zwiększa wygodę klientów i podnosi Twoje sprzedaże. Zmniejsza to także ryzyko popełnienia błędów podczas prowadzenia ewidencji.

Ulgi podatkowe na nieruchomości

W 2024 roku weszły w życie nowe przepisy dotyczące opodatkowania nieruchomości. Jeśli rejestrujesz kasę fiskalną w miejscu zamieszkania, gdzie jesteś właścicielem, możesz stracić ulgę podatkową na nieruchomość.

Aby zachować ulgę, ważne jest, aby poprawnie zarejestrować kasę fiskalną i unikać jej rejestracji na adresie domowym. Ulga dotyczy 60 m² dla mieszkań i 120 m² dla domów. Jeśli powierzchnia Twojej nieruchomości przekroczy te limity, będziesz musiał zapłacić podatek od nadmiarowych metrów. 

Ulga zostaje również utracona, jeśli miejscem rejestracji (adresem siedziby) przedsiębiorcy jest jego własne mieszkanie. Wynika to z faktu, że ulgi na podatek od nieruchomości nie stosuje się do obiektów, które są wykorzystywane przez właścicieli do uzyskiwania dochodów (a działalność każdego przedsiębiorcy zakłada uzyskiwanie dochodów).

Błędy, które najczęściej występują podczas korzystania z kasy fiskalnej

1. Nieprawidłowe programowanie kasy fiskalnej

Błąd

Nieprawidłowe wprowadzenie danych podczas programowania kasy fiskalnej może prowadzić do błędów w procesie ewidencji sprzedaży. Błędy najczęściej występują podczas ustalania stawek VAT, kategorii towarów lub usług.

Jak uniknąć

Podczas programowania kasy fiskalnej należy dokładnie sprawdzać wprowadzone dane. Zaleca się angażowanie specjalistów do konfiguracji urządzenia lub uczestniczenie w odpowiednich szkoleniach.

2. Nieterminowe otwieranie/zamykanie zmiany

Błąd

Nieprawidłowe otwieranie lub zamykanie zmiany na kasie fiskalnej może prowadzić do niezgodności w raportach i nałożenia kar finansowych.

Jak uniknąć

Zawsze otwieraj i zamykaj zmianę zgodnie z wymaganiami prawnymi i instrukcjami producenta kasy fiskalnej. Zautomatyzowane systemy mogą pomóc uniknąć tego błędu.

3. Brak raportu fiskalnego

Błąd

Nieprzeprowadzenie raportu fiskalnego na koniec dnia może stanowić poważne naruszenie i prowadzić do znacznych kar finansowych.

Jak uniknąć

Skonfiguruj automatyczne generowanie raportu fiskalnego (raport Z) na koniec dnia roboczego. Upewnij się, że wszyscy pracownicy znają procedurę i wagę raportu fiskalnego.

4. Korzystanie z uszkodzonej kasy fiskalnej

Błąd

Praca z uszkodzoną kasą fiskalną lub jej użytkowanie bez odpowiedniego serwisowania może prowadzić do utraty danych i nałożenia kar finansowych.

Jak uniknąć

Regularnie przeprowadzaj konserwację kasy fiskalnej. Natychmiastowo kontaktuj się z serwisem w przypadku wykrycia jakichkolwiek usterek.

5. Nieprawidłowe wprowadzanie danych o towarze

Błąd

Nieprawidłowe wprowadzanie danych o towarze/usłudze, takich jak cena, ilość czy opis, może prowadzić do błędów w ewidencji i raportach.

Jak uniknąć

Zawsze sprawdzaj wprowadzone dane przed zatwierdzeniem operacji. Używaj kodów kreskowych i innych zautomatyzowanych systemów, aby zmniejszyć ryzyko błędów ludzkich.

6. Brak kopii zapasowej danych

Błąd

Ignorowanie tworzenia kopii zapasowych danych z kasy fiskalnej może prowadzić do utraty ważnych informacji w przypadku awarii lub innych nieprzewidzianych okoliczności.

Jak uniknąć

Regularnie twórz kopie zapasowe danych i przechowuj je w bezpiecznym miejscu. Używaj usług chmurowych do przechowywania kopii zapasowych, ponieważ pliki na dysku komputerowym lub pamięci USB mogą zostać utracone.

Dodatkowo raporty Z mogą być przechowywane również w formie papierowej. Przedsiębiorca może przykleić kopie do KORO, jeśli je prowadzi, lub do zwykłego notatnika.

7. Niezgodność między paragonami fiskalnymi i niefiskalnymi

Błąd

Niezgodność między paragonami fiskalnymi a niefiskalnymi może prowadzić do rozbieżności w raportach finansowych i kar od służb skarbowych.

Jak uniknąć

Zawsze sprawdzaj zgodność między paragonami fiskalnymi a niefiskalnymi. Używaj oprogramowania do automatycznej kontroli i porównywania paragonów.

Również pamiętaj, że od 1 marca 2025 roku zaczną obowiązywać zaktualizowane formularze paragonów.

Ważne, aby każdą operację przyjęcia pieniędzy przeprowadzać przy użyciu RRO. Nieakceptowalne jest po prostu wzięcie pieniędzy od klienta bez wystawienia paragonu. Klient może zgłosić to odpowiednim organom, a wtedy uniknięcie kary nie będzie możliwe.

8. Nieprawidłowe zamknięcie dnia kasowego

Błąd

Nieprawidłowe zamknięcie dnia kasowego może prowadzić do niezgodności w ewidencji i nałożenia kar.

Jak uniknąć

Przestrzegaj procedury zamknięcia dnia kasowego zgodnie z instrukcją do kasy fiskalnej. Sprawdzaj wszystkie operacje przed zamknięciem dnia i dokonuj niezbędnych korekt.

Kary za naruszenie wymagań RRO

Jeśli przedsiębiorca ma obowiązek używania RRO, ale ignoruje to, sprzedaje część lub całość towaru bez paragonów fiskalnych, otrzyma sankcje od służb skarbowych. Wysokość kary zależy od rodzaju działalności.

Dla FOP-ów jednoosobowych grup 2-3 (bez sprzedaży towarów akcyzowych i jubilerskich, artykułów medycznych):

•   25% wartości sprzedanych towarów/usług – za pierwsze naruszenie;
•   50% wartości towarów – w przypadku powtórnego naruszenia.

Dla FOP-ów, którzy prowadzą działalność w zakresie hazardu, sprzedają towary akcyzowe lub przeprowadzają wymianę walut:

•   100% wartości towarów/usług — za pierwsze naruszenie;
•   150% — w przypadku powtórnego naruszenia.

Dla FOP-ów, którzy muszą używać RRO (sprzedaż biżuterii, produktów technicznie skomplikowanych lub leków):

•   100% wartości sprzedanych towarów/usług — za pierwsze naruszenie;
•   150% — w przypadku powtórnego naruszenia.

Również organy skarbowe mogą nałożyć grzywny za inne naruszenia:

• używanie kas rejestrujących, których termin eksploatacji wygasł — 5100 UAH;
• Błędne otwarcie/zamknięcie zmiany oraz nieterminowe przedstawienie raportu Z — 510 UAH;
• Nieprzekazanie lub nieterminowe przekazanie raportu z RRO — 510 UAH;
• Naruszenie zasad płatności za pomocą kasy rejestrującej — 340 UAH;
• Przyjęcie gotówki od klientów powyżej ustalonych limitów — 1700 UAH;
• Naruszenie programowania towarów akcyzowych — 5100 UAH.

Zmiany w dokumentach rozliczeniowych w 2025 roku

Przedsiębiorcy muszą zwrócić szczególną uwagę, że od 1 marca 2025 roku znacznie zmieni się forma paragonów fiskalnych zgodnie z Rozporządzeniem nr 601 z dnia 22.11.2024 r. Ministerstwa Finansów Ukrainy.

W paragonach zostaną usunięte następujące dane:

• podpis kasjera;
• numer karty ID;
• podpis właściciela EPZ (elektronicznego środka płatniczego).

Zamiast tego pojawią się nowe dane:

• waluta rozliczenia;
• sposób płatności;
• MAS (kod autentyfikacji wiadomości) paragonu dla RRO;
• kwota reszty;
• niektóre inne dane, które jednak dotyczą głównie sprzedaży alkoholu i wyrobów tytoniowych w sklepach wolnocłowych, dlatego nie będą miały zastosowania dla większości przedsiębiorców.

W lutym 2025 roku nadal będzie można używać paragonów obecnego wzoru, jednak od 1 marca przedsiębiorcy będą musieli wystawiać paragony fiskalne według nowego wzoru.

Zgodnie z formą przeprowadzania transakcji, konieczne będzie użycie nowych formularzy paragonów FKCZ-1, FKCZ-2, RK-1, FKCZ-3, FKCZ-5.

Jednak RRO — to nie jest tak trudne. Wystarczy na bieżąco reagować na zmiany w prawodawstwie, używać technicznie sprawnych urządzeń, terminowo generować raporty na koniec dnia i okresu rozliczeniowego oraz nie unikać wystawiania paragonów fiskalnych przy sprzedaży towarów.