Касові апарати для ФОП у 2025 році: кому потрібен РРО або ПРРО, та на що звернути увагу?

Насамперед розширено перелік продавців товарів і надавачів послуг, які мають використовувати POS-термінали у своїй діяльності. Втім, певним категоріям ФОП ще можна обійтися без РРО, проте недовго — лише до 1 січня 2026 року. Про це та інше — далі у цій статті.

Закон України про РРО регулює використання касових апаратів для всіх суб’єктів господарювання, які проводять розрахункові операції. Це стосується як фізичних осіб-підприємців (ФОП), так і юридичних осіб. Основні положення закону передбачають, що касові апарати обов’язкові для всіх підприємств, які приймають готівку або платежі від клієнтів, здійснені телефоном/карткою.

Кому потрібен касовий апарат, РРО?

Насамперед варто зазначити, що закон про РРО (реєстратори розрахункових операцій) № 265/95-ВР у поточній редакції від 30.12.2024 р. передбачає певні вимоги щодо встановлення касових апаратів та перелік тих, для кого використання РРО є обов’язковим. Починаючи з 1 січня 2025 року, платіжні термінали мають бути навіть у підприємців, які здійснюють торгівлю в населених пунктах із кількістю населення менше ніж 5 тисяч осіб. Така вимога визначена Постановою КМУ № 894 від 29.07.2022 р., підпункт 3 пункту 1. Проте є виключення, про які докладніше — у наступному розділі статті.

Інші категорії підприємців, як і раніше, повинні використовувати РРО під час здійснення торгових операцій або надання послуг. До таких категорій належать:

1. Підприємці другої і третьої груп

ФОП другої та третьої груп, які здійснюють розрахункові операції, зобов’язані використовувати касові апарати. Це стосується всіх видів бізнесу, що працюють з готівковими розрахунками або приймають оплату карткою, включаючи роздрібну торгівлю, громадське харчування, послуги тощо.

Вимога щодо обов’язкового застосування РРО не стосується лише тих підприємців 2-3 груп, які працюють у сільській місцевості та не продають «ризиковані» групи товарів (підакцизні, медичні, ювелірні вироби тощо).

2. Інтернет-магазини

Використання РРО/ПРРО інтернет-магазинами залежить від форми проведення грошових операцій: готівкової чи безготівкової.
Інтернет-магазин має використовувати РРО, якщо операції з продажу товарів вважаються готівковими, а саме:

• отримання готівки від покупців;
• отримання готівки від поштового оператора після отримання товару замовником;
• оплата через інтернет-еквайринг або QR-код, що перекидає на кнопку оплати. 

Використання РРО інтернет-магазином не є обов’язковим, якщо використовуються лише такі види оплати за замовлені товари:

• грошовий переказ за номером IBAN;
• оплата здійснюється через касу банку шляхом переказу на банківський рахунок магазину;
• оплата через банківський термінал самообслуговування;
• оплата через QR-код, що перекидає на банківський рахунок. 

Оскільки інтернет-магазини для зручності покупців зазвичай пропонують декілька способів оплати, то РРО потрібне для більшості таких підприємців.

Окремо слід сказати про дропшипінг, тобто посередництво між виробником або оптовим продавцем товарів і кінцевим покупцем. Навіть якщо такий посередник лише приймає замовлення, а відправляє товар хтось інший, але гроші надходять на його картку, застосування РРО потрібне. Іншими словами, кому надійшли кошти від покупця, той і має оформити фіскальний чек.

3. Сфера послуг і громадське харчування

Салони краси, фітнес-центри, барбершопи, таксі та інші підприємства сфери послуг, а також заклади громадського харчування, які приймають оплату готівкою або карткою, також зобов’язані використовувати касові апарати. Це забезпечує видачу фіскального чека клієнту та прозорість фінансових операцій.

У разі здійснення розрахункових операцій підприємці, що надають послуги, мають застосовувати РРО або ПРРО. Від цього звільняються лише ФОП-єдинники 1 групи (до 1 січня 2026 р.), а також деякі інші категорії підприємців (докладніше — у наступному розділі).

4. Торгові підприємства

Всі магазини та торгові точки, незалежно від масштабу, що здійснюють продаж товарів за готівковий розрахунок або карткою, зобов’язані використовувати касові апарати. Це стосується як великих супермаркетів, так і невеликих магазинів.

ФОП 2-4 групи, які здійснюють торгівлю, повинні використовувати РРО, якщо операція належить до розрахункових.

У випадку, коли оплата здійснюється через QR-код, в якому зашифровані повні банківські реквізити (номер IBAN), без РРО можна обійтися. Проте якщо у QR-коді містяться інші реквізити (наприклад, номер картки банку), потрібне РРО.

Підсумок: найголовнішим критерієм необхідності використання касового апарата є здійснення ФОПом фінансових операцій, які вважаються розрахунковими, і це не тільки приймання готівки від покупців.

Кому касовий апарат не потрібен?

Для тих, хто займається реалізацією товарів з дотриманням певних умов, ситуація дещо інша. Якщо ви належите до однієї із зазначених нижче категорій, касовий апарат вам не потрібен. При цьому важливо відправляти клієнту товар разом із накладною або товарним чеком.

1. Підприємці першої групи

ФОП першої групи, що здійснюють діяльність виключно на ринку та не приймають оплату карткою, звільняються від обов’язку використовувати касовий апарат. Це передбачено пунктом 296.10 Податкового кодексу, а також пунктом 6, ст. 9 Закону України про застосування РРО. При цьому ФОП має реалізувати лише звичайні товари, а не вироби медичного призначення, сигарети та алкоголь тощо. Річний дохід такого підприємця не повинен перевищувати граничну межу, визначену законодавством (у 2025 році — 1 336 000 грн). 

Проте слід зазначити, що перша група ФОП підходить не для всіх, а лише для тих, хто торгує на ринках або надає побутові послуги, причому без найманих працівників, тому не всі підприємці можуть скористатися можливістю працювати без касового апарата.

2. Підприємці, що працюють у сільській місцевості

Підприємці 2-3 груп, що надають послуги або продають товари у сільській місцевості, до 1 січня 2026 року не зобов’язані використовувати касові апарати, проте лише за деяких умов, зазначених у Переліку, затвердженому 23.08.2000 р. КМУ за № 1336:

• обсяг доходу за рік не має перевищувати 1,09 млн грн на один пункт продажу або структурний підрозділ;
• відсутній продаж підакцизних, медичних та ювелірних виробів;
• не здійснюється дистанційна торгівля;
• місцевою владою не ухвалено рішення щодо обов’язкового використання РРО.

3. Дистанційне надання послуг

Підприємець надає послуги дистанційно (репетиторство, консультаційні послуги тощо) — чи потрібен РРО? У статті 9, пункт 14 Закону України про застосування РРО зазначено, що реєстратори операцій не обов’язкові у разі проведення розрахунків за послуги виключно з використанням банківських систем дистанційного обслуговування або сервісів для переказу коштів.

При цьому слід пам’ятати, що ФОП може надавати послуги населенню згідно з вибраними КВЕД, а також підприємцям, які є платниками єдиного податку, проте не має права надавати їх ФОПам і ТОВ, що знаходяться на загальній системі оподаткування.

4. Торгівля товарами через Укрпошту

РРО не потрібен, якщо ФОП уклав договір з Укрпоштою, при цьому отримує кошти від продажу товарів на свій поточний банківський рахунок безпосередньо від АТ «Укрпошта», а не від кожного покупця окремо. Це стало можливим завдяки тому, що Укрпошта є оператором поштового зв’язку і має ліцензію на прийняття та переказ коштів від клієнтів. При цьому ФОП, який реалізує товар, зобов’язаний вкласти в посилку видаткову накладну, а у разі потреби — і гарантійний талон.

Підсумок: до 1 січня 2026 року ще можуть працювати без РРО ті ФОПи, які перебувають на першій групі платників єдиного податку, також ФОПи інших груп, які проводять лише безготівкові розрахунки та не мають розрахункових операцій, підприємці, що використовують торгові автомати, здійснюють виїзну або виносну торгівлю, продають власноруч вирощену/відгодовану продукцію. Також РРО можуть не використовувати ФОПи, які знаходяться в зоні воєнних дій або на окупованій території.

Оплата через еквайринг та QR-код: чи потрібен РРО?

Види та особливості еквайрингу

Якщо з готівкою або звичайними банківськими переказами все зрозуміло, то доволі часто труднощі виникають у разі застосування сучасних способів оплати, як-от інтернет-еквайринг або QR-коди. З’ясуймо докладніше.

Виділяють декілька видів еквайрингу: торговий, мобільний та інтернет-еквайринг.

• Найпоширенішим є торговий, який застосовується в роздрібній торгівлі. Покупець здійснює оплату через кнопковий POS-термінал, встановлений на касі, або сенсорний термінал на базі Android. Попри те, що кошти при цьому надходять на банківський рахунок продавця, такі торгові операції вважаються розрахунковими та потребують використання РРО.
• Мобільний еквайринг найчастіше застосовується під час оплати послуг таксі, кур’єрської доставки тощо. РРО потрібне, адже в процесі оплати покупець підносить картку до смартфона продавця, а після успішної оплати формується фіскальний чек, який клієнт може отримати дистанційно.
• Найскладнішим є інтернет-еквайринг, коли покупець здійснює оплату на сайті магазину. Процес оплати потребує залучення спеціальної інфраструктури та додаткових сервісів, як-от LiqPay, Fondy, KastaPay, WayForPay, еквайринг Монобанк тощо. Такі операції зі здійснення оплати вважаються розрахунковими, тому РРО є обов’язковим. Фіскальний чек надається покупцеві дистанційно в електронному вигляді.

Застосування QR-кодів

Ще одним способом розрахунку є проведення платежу за допомогою QR-кодів. QR-код містить зашифровану інформацію про реквізити рахунку або номер ключ-картки ФОП — отримувача коштів. 

Необхідність застосування РРО або ПРРО у разі застосування QR-кодів залежить не від форми проведення розрахункових операцій, а безпосередньо від способу отримання коштів продавцем:

• якщо QR-код містить реквізити для оплати, відмінні від реквізитів рахунку у форматі IBAN, то використання РРО/ПРРО є обов’язковим.
• якщо в QR-коді закодовані банківські реквізити рахунку підприємця у форматі IBAN, застосовувати РРО не обов’язково;

Вибір РРО/ПРРО та процес його реєстрації

Перш ніж розпочати діяльність, яка потребує оформлення фіскальних чеків, необхідно визначитися з типом пристрою, щоб не переплатити зайві гроші та вибрати найприйнятніший варіант. 

РРО, тобто реєстратори розрахункових операцій, можуть бути двох видів: апаратні та програмні РРО.

Апаратний РРО — це фізичний пристрій, зазвичай касовий апарат.

Програмний РРО (ПРРО) — це програма, яку можна встановити на смартфоні, планшеті, комп’ютері або іншому пристрої. Потрібен доступ до інтернету для зв’язку з податковою службою.

Що ж краще вибрати підприємцю? Обидва види реєстраторів виконують одну функцію — фіксація розрахункових операцій з подальшою передачею даних до податкових органів. Законодавством дозволяється використовувати будь-який вид РРО, вибраний ФОПом.

Залежно від категорії підприємця та специфіки його бізнесу краще вибрати один із таких варіантів:

• для малого бізнесу та доставки — звичайний касовий апарат, програмний РРО для веб (комп’ютера) або фіскальний реєстратор з функцією принтера;
• Для роздрібних торгових точок та більш інтенсивної торгівлі — програмний РРО FS iNNOVATE, фіскальний реєстратор або хмарний сервіс e-Cabi.Net

Класичні РРО (касові апарати) краще використовувати в умовах з нестабільним інтернет-зв’язком, адже інтернет знадобиться лише наприкінці дня для відправлення звітів до податкової служби. 

Якщо інтернет-зв’язок практично завжди стабільний, дешевше буде використовувати програмні РРО, адже для фіксації торгових операцій можна використовувати будь-які наявні девайси зі встановленим програмним оснащенням. Загалом слід орієнтуватися на специфіку бізнесу та зручність проведення касових операцій. 

Також слід врахувати, що правильно підібране ПРРО допоможе зекономити на купівлі додаткового обладнання (касового апарата, термінала та сканера штрих-кодів). Програмне РРО підприємець може безкоштовно отримати, або звернувшись до Державної податкової служби, або у приватних компаній, що займаються його розповсюдженням.

Для реєстрації РРО потрібно звернутися до органу Державної податкової служби. Подати заяву про реєстрацію РРО за формою № 1-РРО можна особисто або онлайн на сайті ДПС.

Зареєструвати можна лише ті пристрої, модифікації яких включено до Державного реєстру РРО. Під час реєстрації пристрою надається фіскальний номер.

Реєстрація програмного РРО (ПРРО) подібна, але має деякі відмінності. До ДПС потрібно подати дві заяви: форму 1-ПРРО (реєстрація каси) та форму 5-ПРРО (реєстрація касира). Для цього потрібно завітати до ДПС, щоб подати документи у паперовому вигляді, або надіслати їх в електронній формі, заповнивши заяву в кабінеті платника податків.

Щоб зареєструвати програмний реєстратор, потрібно також вказати дані про торгову точку, де здійснюватиметься діяльність підприємця. У заяві зазначається й інформація про касира/касирів, якщо вони є (в іншому випадку підприємець особисто виконуватиме цю функцію). Зазначається ключ ЕЦП касира, який накладатиметься на кожний чек під час здійснення торгових операцій.

Можливе подання заяви не на сайті ДПС, а на платформі (сайті) провайдера, якщо ПРРО було придбано у нього. Дані з ДПС у процесі реєстрації підтягнуться автоматично — достатньо лише ввести ключ ЕЦП у відповідне поле.

Важливі рекомендації по використанню касового апарату 

Оновлення КВЕДів

Правильна класифікація видів економічної діяльності (КВЕД) допомагає уникнути проблем із податковою службою. Якщо ви не займаєтеся певною діяльністю, варто видалити зайві КВЕДи з вашої реєстрації. Це допоможе уникнути перевірок, зменшити ризик штрафів та спростити процедуру звітування.

Ще гірше, якщо ФОП отримує дохід від незареєстрованого виду діяльності, адже при цьому потрібно буде сплатити податок у розмірі 15% та перейти на загальну систему оподаткування в наступному періоді. Уникнути подібних наслідків можна, якщо вчасно реєструвати нові КВЕДи у разі зміни або розширення видів діяльності.

Податкові звіти та консультації

Якщо у вас виникають питання щодо оподаткування або використання РРО, звертайтеся за індивідуальною податковою консультацією. Це допоможе отримати чіткі відповіді на ваші запитання та уникнути проблем у майбутньому.

Завжди своєчасно подавайте податкові звіти. Використовуйте електронні сервіси для зручності та оперативності. Несвоєчасне подання звітів може призвести до штрафів.

Співпраця з Новою Поштою та іншими службами доставки

Якщо ви співпрацюєте з Новою Поштою або іншими службами доставки, розгляньте можливість інтеграції чекбоксу. Це дозволить автоматизувати процес видачі фіскальних чеків, що значно спростить вашу роботу та зменшить ризик помилок.

Перегляньте умови договорів зі службами доставки. Важливо, щоб вони відповідали вимогам законодавства та забезпечували захист ваших інтересів. 

Найкращим рішенням для підприємця буде укласти договір з Новою Поштою та пов’язаною компанією NovaPay. Коли покупці оплачуватимуть посилки у відділенні пошти, чек автоматично фіскалізуватиметься та відправлятиметься клієнтам на email або Viber.

Використання платіжних терміналів

З 1 січня 2026 року платіжні термінали стануть обов’язковими для всіх ФОП, навіть для платників єдиного податку першої групи та для торговців, які реалізують власноруч вирощену продукцію. Завчасно підготуйтеся до цієї зміни, щоб уникнути проблем у майбутньому.

Платіжні термінали дозволяють приймати оплати карткою, що підвищує зручність для клієнтів та збільшує ваші продажі. Це також знижує ризик помилок під час ведення обліку.

Пільги на податок з нерухомості

У 2024 році набули чинності нові положення, які впливають на оподаткування нерухомості. Якщо ви реєструєте касовий апарат за місцем проживання, де ви є власником, ви можете втратити пільгу на податок з нерухомості.

Для того, щоб зберегти пільгу, важливо правильно оформити касовий апарат та уникати його реєстрації на домашню адресу. Пільга діє на 60 м² для квартир та на 120 м² для будинків. Якщо ж площа вашої нерухомості перевищує ці межі, вам доведеться сплатити податок за надлишкові метри. 

Також право на пільгу втрачається, якщо місцем реєстрації (юридичною адресою) ФОП є власне житло. Це пов’язано з тим, що пільги на податок з нерухомості не застосовуються до об’єктів, які використовуються власниками для одержання доходів (а діяльність будь-якого ФОП передбачає отримання доходу).

Помилки, які частіше за все виникають при використанні касового апарату

1. Неправильне програмування касового апарату

Помилка

Неправильне введення даних під час програмування касового апарата може призвести до помилок у процесі обліку продажів. Найчастіше похибки виникають під час зазначення ставок ПДВ, категорій товарів або послуг.

Як уникнути

Під час програмування касового апарата слід ретельно перевіряти введені дані. Рекомендується залучати спеціалістів для налаштування апарата або проходити спеціальні навчання.

2. Несвоєчасне відкриття/закриття зміни

Помилка

Неправильне відкриття або закриття зміни на касовому апараті може спричинити розбіжності у звітах та призвести до штрафів.

Як уникнути

Завжди відкривайте та закривайте зміну відповідно до вимог законодавства та інструкцій виробника касового апарата. Автоматизовані системи можуть допомогти уникнути цієї помилки.

3. Відсутність фіскального звіту

Помилка

Непроведення фіскального звіту наприкінці дня може стати серйозним порушенням і призвести до значних штрафів.

Як уникнути

Налаштуйте автоматичне проведення фіскального звіту (Z-звіту) в кінці робочого дня. Переконайтеся, що всі співробітники знають процедуру та важливість фіскального звіту.

4. Використання неробочого касового апарату

Помилка

Робота з несправним касовим апаратом або використання його без технічного обслуговування можуть призвести до втрати даних та накладення штрафів.

Як уникнути

Регулярно проводьте технічне обслуговування касового апарата. Своєчасно звертайтеся до сервісних центрів у випадку виявлення будь-яких несправностей.

5. Неправильне введення даних про товар

Помилка

Неправильне введення даних про товар/послугу, таких як ціна, кількість або опис, може призвести до помилок в обліку та звітах.

Як уникнути

Завжди перевіряйте введені дані перед підтвердженням операції. Використовуйте штрих-коди та інші автоматизовані системи для зменшення людського фактора.

6. Відсутність резервного копіювання даних

Помилка

Нехтування створенням резервних копій даних з касового апарата може призвести до втрати важливої інформації у разі поломки або до інших непередбачених обставин.

Як уникнути

Регулярно створюйте резервні копії даних та зберігайте їх у надійному місці. Використовуйте хмарні сервіси для зберігання резервних копій, адже файли з комп’ютерного диска або флешки можуть бути втрачені.

Додатково Z-звіти можна зберігати й у паперовій формі. Підприємець може підклеїти копії в КОРО, якщо її веде, або у звичайний зошит.

7. Невідповідність між фіскальними та нефіскальними чеками

Помилка

Невідповідність між фіскальними та нефіскальними чеками може призвести до розбіжностей у фінансових звітах і штрафів від податкової служби.

Як уникнути

Завжди перевіряйте відповідність між фіскальними та нефіскальними чеками. Використовуйте програмне забезпечення для автоматичного контролю та звірки чеків.

Також пам’ятайте, що з 1 березня 2025 р. почнуть діяти оновлені форми чеків. 

Важливо будь-яку операцію з прийняття коштів проводити з використанням РРО. Неприпустимо просто взяти гроші від покупця і нічого не оформити. Клієнт може поскаржитися у відповідні органи, і тоді штрафу уникнути не вийде.

8. Неправильне закриття касового дня

Помилка

Неправильне закриття касового дня може спричинити невідповідності в обліку та призвести до штрафів.

Як уникнути

Дотримуйтесь процедури закриття касового дня, передбаченої інструкцією до касового апарата. Перевіряйте всі операції перед закриттям дня та проводьте необхідні коригування.

Штрафи у разі порушення вимог щодо РРО

Якщо підприємець зобов’язаний використовувати РРО, але нехтує цим, здійснює продаж певної частини або всього товару без фіскальних чеків, він отримає санкції від податкової служби. Розмір штрафу залежить від виду діяльності. 

Для ФОП-єдинників 2-3 груп (за умови відсутності продажу підакцизних і ювелірних виробів, медичних товарів):

•   25% від вартості реалізованих товарів/послуг — за перше порушення;
•   50% від вартості товарів — у разі повторного порушення.

Для ФОПів, які провадять діяльність у сферах грального бізнесу, реалізують підакцизні товари або здійснюють обмін валют:

•   100% від вартості товарів/послуг — за перше порушення;
•   150% — у разі повторного порушення.

Для ФОПів, які повинні використовувати РРО (продаж ювелірних, технічно складних виробів або медикаментів):

•   100% від вартості проданих товарів/ послуг — за перше порушення;
•   150% — у разі повторного порушення.

Також податкова може застосувати штрафи за інші порушення:

• використання касових апаратів, в яких закінчився термін експлуатації — 5100 грн;
• Неправильне відкриття/закриття зміни, а також несвоєчасне подання Z-звіту — 510 грн;
• Неподання або несвоєчасне подання звітності з РРО — 510 грн;
• Порушення порядку розрахунків через касу — 340 грн;
• Прийняття готівки від покупців понад встановлені ліміти — 1700 грн;
• Порушення щодо програмування підакцизних товарів — 5100 грн.

Зміни до розрахункових документів у 2025 році

Підприємцям слід обов’язково звернути увагу на те, що з 1 березня 2025 року суттєво змінюється форма фіскальних чеків згідно з Наказом № 601 від 22.11.2024 р. Міністерства Фінансів України.

У чеках буде виключено такі реквізити:

• підпис касира;
• номер ID-картки;
• підпис держателя ЕПЗ (електронного платіжного засобу).

Натомість з’явиться ціла низка нових реквізитів:

• валюта розрахунку;
• засіб оплати;
• МАС (код автентифікації повідомлення) чека для РРО;
• сума решти;
• деякі інші реквізити, проте вони більше стосуються випадків продажу алкоголю та тютюну в магазинах безмитної торгівлі, тому для більшості підприємців вони не застосовні.

У лютому 2025 року ще можна використовувати чеки поточного зразка, проте з 1 березня покупцям потрібно видавати фіскальні чеки за новою формою. 

Відповідно до форми проведення розрахунку, потрібно буде використовувати нові форми чеків ФКЧ-1, ФКЧ-2, РК-1, ФКЧ-3, ФКЧ-5.

Втім, РРО — це не так уже й складно. Достатньо своєчасно реагувати на зміни в законодавстві, використовувати технічно справні пристрої, своєчасно формувати звіти наприкінці дня і звітного періоду та не уникати оформлення фіскальних чеків під час продажу товарів.