Payroll - аутсорсинг розрахунку зарплати і кадрового обліку

Payroll (пейрол) - це робота із зарплатою в компанії. Сюди входять нарахування і податки, відомість на виплату, зарплатна звітність і кадрові накази. В Україні цим словом часто називають послугу, коли зарплату рахує не штатний бухгалтер, а зовнішня компанія. Бухгалтерія ширша, до неї входять ще облік доходів і витрат та податки самого бізнесу.

Розрахунок зарплати з кадровими наказами коштує від 1 500 грн на місяць за працівника, якщо їх до 19, і від 1 000 грн за кожного, коли працівників 20 і більше. Повне ведення кадрового обліку - від 2 000 грн на місяць за працівника. Якщо ми ведемо й бухгалтерію, ці суми додаються до тарифу обслуговування, наприклад до 8 000 грн на місяць для ТОВ на єдиному податку. Точну ціну називаємо після першої розмови і записуємо в договір. Військовий облік входить у повне ведення.

Накази про прийняття, відпустки, переведення і звільнення, повідомлення до податкової про нових працівників, особові справи, графік відпусток і табель обліку робочого часу. Повідомлення про прийняття подають до першого робочого дня працівника. На директора його не подають, бо дані про керівника вже є в державному реєстрі. Що з цього ви можете вести самі, а що передати нам, розповімо на першій розмові.

З працівника утримують ПДФО 18% і військовий збір 5%, тож на руки він отримує 77% нарахованої суми. Роботодавець додатково платить ЄСВ 22%, і якщо зарплата за основним місцем роботи нижча за мінімальну, внесок зазвичай рахують від 8 647 грн, тобто 1 902,34 грн. Для резидентів Дія.City ставки нижчі. Як утримують військовий збір і хто від нього звільнений, розповіли у статті військовий збір у 2026 році.

Зарплату платять щонайменше двічі на місяць, з проміжком не більше 16 календарних днів і не пізніше 7 днів після періоду, за який її нараховано. Відпускні мають надійти до початку відпустки, розрахунок при звільненні разом із компенсацією за невикористану відпустку - у день звільнення. Дати виплат ви встановлюєте в колективному договорі або наказі, а ми готуємо відомість заздалегідь і нагадуємо про кожну. Як рахують відпускні і компенсацію, розповіли у статті зарплата, відпускні і лікарняні у 2026 році.

Так, це частковий аутсорсинг. Ми рахуємо зарплату, готуємо кадрові накази і подаємо звітність за працівників, а первинку, банк і податки компанії веде ваш бухгалтер. На старті домовляємося, хто і до якого числа передає дані, щоб відомість не запізнювалася. Такий формат коштує від 2 000 грн на місяць за працівника.

Почніть з даних за останні місяці. Нам потрібні відомості, останній Податковий розрахунок, накази і трудові договори працівників, а якщо звітність подаватимемо ми, то й електронний підпис для кабінету платника. Перший розрахунок робимо разом із перевіркою кадрових документів і кажемо, що варто виправити. Відновлення обліку за минулі періоди рахуємо погодинно і називаємо ціну до початку роботи.

Усі наші спеціалісти підписують NDA, документи зберігаємо в хмарному сховищі з резервними копіями, а доступ мають лише ті, хто веде вашу компанію. Що робимо ми, а що вирішує директор, записано в договорі, там само записані межі нашої відповідальності. Якщо в розрахунку знайшли помилку, виправляємо його і за потреби подаємо уточнюючий розрахунок.