Як ФОП найняти працівника у 2026 році: покрокова інструкція, податки, звітність і штрафи
Найм працівника ФОПом у 2026 році потребує правильного оформлення документів, подання повідомлення до податкової та своєчасної сплати податків.
Ви ФОП і ваш бізнес зростає так швидко, що власних сил уже не вистачає? Вітаємо, ви готові стати роботодавцем! Але перш ніж дати оголошення про вакансію, потрібно зупинитися і розібратися: а чи маєте ви право наймати людей на вашій групі? Як правильно оформити документи, щоб не «нарватися» на перевірку? Скільки насправді коштуватиме вам один співробітник?
У цій статті розберемо кожну деталь: від першого дзвінка кандидату до звітності за нього. Плюс – всі штрафи, які можуть бути за помилки (спойлер: від 1 020 грн до 259 410 грн).
На якій групі ФОП дозволено мати персонал?
Перше, з чого треба почати – це перевірка вашого права на найм. Спрощена система оподаткування має чіткі межі:
1 група: Найм працівників категорично заборонений.
Важливий нюанс щодо лімітів: при розрахунку кількості людей (наприклад, для 2-ї групи) не враховуються:
- працівниці, які перебувають у декретній відпустці (вагітність, пологи, догляд за дитиною)
- працівники, призвані на військову службу під час мобілізації
Приклад: Якщо у вас на 2-й групі оформлено 10 людей, і одна з них пішла в декрет, ви маєте повне право найняти на її місце нову людину, не порушуючи ліміт. Технічно у вас буде 11 осіб в штаті, але реально працюють тільки 10 (декретниця не працює) і це законно.
Якщо ви не впевнені, чи відповідає ваша група умовам найму, варто заздалегідь перевірити це перед подачею повідомлення.
Покрокова інструкція з оформлення працівника
Оформлення має відбуватися за суворим алгоритмом. Помилка на будь-якому етапі може коштувати від 1 020 грн до 259 410 грн штрафу.
Крок 1: Повідомте податкову (найважливіше!)
Ви маєте надіслати Повідомлення про прийняття працівника на роботу ДО того, як людина фактично почне працювати.
Правило: Якщо людина виходить у понеділок, повідомлення має бути надіслане в неділю або раніше.
Надіслати через Електронний кабінет платника податків за спеціальною формою. Якщо не надіслати – штраф 30 мінімальних зарплат = 8 647 × 30 = 259 410 грн
Крок 2: Збір документів від працівника
- Паспорт (або інший документ, що посвідчує особу)
- ІПН (податковий номер)
- Трудову книжку (за наявності) або витяг з реєстру застрахованих осіб
- Диплом (якщо посада потребує спеціальної освіти)
- Довідку про стан здоров’я (для специфічних професій, наприклад, у харчовій сфері, будівництві)
Крок 3: Трудовий договір та Наказ про прийняття
У 2026 році, поки діє воєнний стан, трудовий договір може бути усним. У такому разі працівник пише заяву про прийняття, а ви видаєте наказ.
Проте ми рекомендуємо одразу оформлювати письмовий договір. Це вбереже вас від конфліктів у майбутньому.
Важливо: Назва посади має бути офіційною. Не “менеджер з усього”, а “менеджер з продажу” або “менеджер з закупівель”.
Крок 4: Інформування працівника про умови роботи
Ви зобов’язані під підпис ознайомити працівника з місцем роботи, обов’язками, режимом робочого дня, термінами виплати зарплати, правилами внутрішнього трудового розпорядку та правилами охорони праці. Для цього складається ознайомчий лист або робиться позначка безпосередньо в трудовому договорі.
Не впевнені, що все оформлено правильно?
Наші бухгалтери перевірять документи та забезпечать повний порядок у кадровому та податковому обліку.
Випробувальний термін: коли можна і як правильно оформити
Випробувальний термін дозволяє перевірити, чи підходить вам працівник, перш ніж остаточно його найняти.
Максимальні терміни випробування (згідно з КЗпП):
| Категорія працівників | Максимальний термін |
|---|---|
| Звичайні посади (продавець, менеджер, касир) | До 3 місяців |
| Керівники, їх заступники, головний бухгалтер | До 6 місяців |
| Робітничі професії (кваліфіковані робітники) | До 1 місяця |
Випробувальний термін не встановлюється окремим категоріям працівників, перелік яких визначено статтею 26 Кодексу законів про працю України. До них належать, зокрема, вагітні жінки, особи з інвалідністю, неповнолітні, молоді спеціалісти після закінчення ВНЗ на першому місці роботи за фахом, особи, прийняті за переводом, та інші категорії.
1. Випробування має бути в трудовому договорі. Якщо в договорі не згадано випробування – вважається, що працівник прийнятий БЕЗ нього. Не можна “додати” випробування пізніше додатковою угодою – це порушення.
2. Зарплата під час випробування має бути не менше мінімальної. Не можна платити “пробну” зарплату нижче мінімалки.
3. Якщо працівник не пройшов випробування, ви можете звільнити його:
- БЕЗ попередження за 2 тижні
- БЕЗ вихідної допомоги
Але обов’язково повідомити письмово за 3 дні до звільнення і вказати конкретні причини невідповідності.
4. Працівник також може звільнитися під час випробування. Якщо йому не підходить робота – він може звільнитися, попередивши за 3 дні.
Скільки реально коштує працівник ФОП у 2026 році?
Зарплата має виплачуватися не рідше ніж двічі на місяць (аванс та основна частина). Проміжок між ними – не більше 16 днів.
У 2026 році мінімальна заробітна плата становить 8 647 грн/місяць.
Якщо зарплата нижче мінімалки за повний місяць штраф для роботодавця: від 3 до 10 мінімальних зарплат = від 25 941 до 86 470 грн за КОЖНОГО працівника.
Приклад розрахунку на зарплату 10 000 грн (брутто):
- Утримання з працівника (платить працівник із своєї зарплати):
- ПДФО (18%) = 10 000 × 18% = 1 800 грн
- Військовий збір (5%) = 10 000 × 5% = 500 грн
На руки працівник отримає: 10 000 – 1 800 – 500 = 7 700 грн
- Нарахування на фонд оплати праці (платить ФОП додатково до зарплати):
- ЄСВ (22%) = 10 000 × 22% = 2 200 грн
Мінімальний ЄСВ у 2026 році: 8 647 × 22% = 1 902,34 грн/місяць. Це мінімальна сума, яку ФОП має сплатити за працівника як ЄСВ, навіть якщо зарплата була нижчою через неповний місяць.
Разом ваші витрати на працівника із зарплатою 10 000 грн складуть:
10 000 (зарплата) + 2 200 (ЄСВ) = 12 200 грн
Важливо: якщо ви наймаєте особу з інвалідністю, ставка ЄСВ для неї становить лише 8,41% (замість 22%).
Готівка чи карта: як виплачувати зарплату
Ви можете платити зарплату готівкою через касу або на банківську картку працівника.
ЦПД vs Трудовий договір: в чому різниця і що вигідніше
Багато ФОПів замість трудового договору оформляють працівників за цивільно-правовим договором (ЦПД) – договором підряду або договором про надання послуг.
Головна різниця між трудовим договором та ЦПД полягає в характері відносин.
Трудовий договір – це постійна робота з підпорядкуванням роботодавцю: фіксований графік, робоче місце в офісі, щомісячна зарплата, право на відпустку та лікарняні. Роботодавець контролює сам процес роботи і несе повну відповідальність за працівника (сплачує ЄСВ 22%, утримує ПДФО та ВЗ).
ЦПД (договір підряду/послуг) – це разове завдання з конкретним результатом: вільний графік, робота в будь-якому місці, оплата тільки після виконання роботи, відсутність відпусток і лікарняних. Замовник контролює лише кінцевий результат, а ЄСВ може сплачувати як виконавець, так і замовник за домовленістю.
Ключовий момент: Якщо людина ходить щодня в офіс, працює за графіком і отримує щомісячну зарплату – це трудові відносини, навіть якщо формально оформлено ЦПД. Штраф за таку підміну може сягати 86 470 грн за кожного працівника.
Що буде, якщо оформити ЦПД замість трудового договору?
Якщо Державна служба з питань праці (Держпраці) виявить, що під виглядом ЦПД працюють фактичні трудові відносини, ви отримаєте:
- Штраф: від 8 647 до 86 470 грн за КОЖНОГО працівника
- Переоформлення всіх договорів на трудові
- Доплата всіх податків, ЄСВ, відпускних, лікарняних за весь період
- Пеня за несвоєчасну сплату ЄСВ
Якщо людина працює постійно, в офісі, за графіком – це трудові відносини. ЦПД тут не пройде. Не намагайтеся “зекономити” на ЄСВ та відпускних через ЦПД – це може коштувати набагато дорожче.
Звітність та штрафи за порушення
ФОП з найманими працівниками подає об’єднану звітність – Податковий розрахунок з ПДФО, військового збору та ЄСВ.
Звіт подається щомісяця – протягом 20 календарних днів після закінчення місяця через Електронний кабінет або бухгалтерський сервіс.
ФОП зобов’язаний:
- утримувати із зарплати ПДФО (18%) і військовий збір (5%)
- нараховувати ЄСВ (22%) за власний рахунок
- своєчасно сплачувати податки
Штрафи:
- Несвоєчасна подача звітності – 1 020 грн (2 040 грн – повторно)
- Несвоєчасна сплата ЄСВ – 20% від суми боргу + 0,1% пені за кожен день прострочення
Навіть якщо зарплата виплачена, але звіт не поданий – це окреме порушення.
Лікарняні та декретні: хто платить і скільки
Коли працівник захворів або йде в декрет, у ФОПа виникає питання: хто має платити ці виплати і в якому розмірі?
Лікарняні (тимчасова непрацездатність)
- Перші 5 днів – платить роботодавець (ФОП)
- З 6-го дня – платить Пенсійний фонд України
Розмір лікарняних залежить від страхового стажу працівника:
| Страховий стаж | Розмір виплати |
|---|---|
| До 3 років | 50% середньої зарплати |
| 3-5 років | 60% середньої зарплати |
| 5-8 років | 70% середньої зарплати |
| Понад 8 років | 100% середньої зарплати |
Декретні виплати
Платить Пенсійний фонд України, НЕ ФОП. ФОП тільки оформляє документи, а гроші виплачує ПФУ безпосередньо працівниці.
1. Допомога по вагітності та пологах:
- 126 календарних днів (70 до пологів + 56 після) – звичайні пологи
- 140 днів – при ускладнених пологах
- 140 днів – при народженні 2+ дітей
Розмір виплати: 100% середньої зарплати за останні 12 місяців
2. Допомога при народженні дитини:
Одноразова виплата від держави (не від ФОП). Розмір у 2026 році: ~41 280 грн при народженні першої дитини.
3. Допомога по догляду за дитиною до 3 років:
Щомісячна виплата від ПФУ. Розмір залежить від кількості дітей та середньої зарплати.
Повний перелік штрафів для ФОП-роботодавця у 2026 році
Помилки в оформленні працівників можуть коштувати ФОПу від 510 грн до 259 410 грн за одне порушення. Найбільші штрафи накладаються за відсутність повідомлення про прийняття працівника та за неоформлених працівників. Перевіряють роботодавців дві служби: Державна служба з питань праці (Держпраці) контролює дотримання трудового законодавства, а Державна податкова служба (ДПС) – своєчасність звітності та сплати податків.
| Порушення | Розмір штрафу | Хто штрафує |
|---|---|---|
| Неоформлений працівник | до 10 МЗП (до 86 470 грн) за кожного | Держпраці |
| Відсутність повідомлення про прийняття | 30 МЗП (259 410 грн) | ДПС |
| Зарплата нижче мінімальної | 3–10 МЗП (25 941 – 86 470 грн) | Держпраці |
| Затримка виплати зарплати | 3–10 МЗП | Держпраці |
| Несвоєчасна звітність | 1 020 – 2 040 грн | ДПС |
| Відсутність кадрових документів | 510 – 1 700 грн | Держпраці |
| Порушення з охорони праці | 1 700 – 5 100 грн | Держпраці |
| Несвоєчасна сплата ЄСВ | 20% боргу + 0,1% пеня/день | ДПС |
Економія на правильному оформленні працівників може коштувати сотні тисяч гривень штрафів. Краще одразу все оформити правильно.
Хочете мінімізувати ризики штрафів і перевірок?
Довірте бухгалтерський супровід команді – налаштуємо бухгалтерію правильно з першого разу.
Звільнення: як зробити це правильно
Розірвання трудових відносин має відбутися в останній робочий день працівника. ФОП зобов’язаний видати копію наказу про звільнення, провести повний розрахунок (зарплата за відпрацьовані дні + компенсація за невикористану відпустку), надати письмове повідомлення про нараховані суми, зробити запис у трудовій книжці (або надати витяг з реєстру) та відобразити це в об’єднаній звітності.
Важливо: Всі розрахунки мають бути проведені в останній робочий день. Затримка розрахунку тягне за собою штраф та пеню за кожен день.
Звільнення можливе за ініціативою працівника (за власним бажанням із попередженням за 2 тижні), за ініціативою роботодавця (скорочення штату, систематичне невиконання обов’язків, прогул) або за угодою сторін у будь-який час.
Відпустка для працівників ФОП
Кожен працівник має право на 24 календарні дні основної відпустки на рік. Окремі категорії (особи з інвалідністю, працівники зі шкідливими умовами праці, чорнобильці) мають право на додаткову відпустку від 7 до 35 днів залежно від статусу.
Право на першу відпустку виникає після 6 місяців роботи, але деяким категоріям (вагітні, неповнолітні, учасники бойових дій) відпустку надають у зручний для них час навіть раніше.
Графік відпусток має бути затверджений до 5 січня кожного року. За його відсутність штраф від 1 700 до 8 500 грн.
Важливо: Працівник має використати відпустку хоча б раз на 2 роки, інакше штраф для ФОП.
Компенсація при звільненні виплачується за всі невикористані дні відпустки в останній робочий день. Відпустку можна ділити на частини, але одна з них має бути не менше 14 календарних днів.
FAQ: найчастіші питання про найм працівників ФОПом
1. Чи може ФОП на 1 групі наймати працівників?
Ні, категорично заборонено. Якщо вам потрібен помічник, доведеться переходити на 2 або 3 групу.
2. Скільки працівників може мати ФОП на 2 групі?
До 10 працівників одночасно. При цьому не враховуються:
Мобілізовані
Декретниці
3. Який штраф за неоформленого працівника?
До 10 МЗП (до 86 470 грн) за кожного працівника. Плюс доплата всіх податків, ЄСВ, відпускних за весь період роботи.
4. Чи можна оформити працівника за ЦПД замість трудового договору?
Тільки якщо це справді разова робота. Якщо людина ходить щодня в офіс, має графік, підпорядковується вам – це трудові відносини. ЦПД тут не підходить.
Штраф за підміну: до 10 МЗП (до 86 470 грн) + доплата податків.
5. Яка мінімальна зарплата у 2026 році?
8 647 грн/місяць
6. Чи потрібно ФОП вести кадровий архів?
Так. Якщо ФОП має хоча б одного найманого працівника, він зобов’язаний зберігати кадрові документи. Кадровий архів – це не формальність, а вимога трудового законодавства.
Висновок
Наймати людей – це відповідально і паперово складно, але якщо все оформити правильно з самого початку, ви убезпечите себе від штрафів і проблем з перевірками.
Перш за все, переконайтеся, що ваша група ФОП дозволяє найм. Обов’язково надішліть повідомлення до податкової ДО того, як людина вийде на роботу, бо штраф за це порушення – 259 410 грн. Підготуйте всі необхідні документи: трудовий договір, наказ, посадову інструкцію, правила внутрішнього трудового розпорядку та журнал інструктажів з охорони праці.
Виплачуйте зарплату вчасно, затверджуйте графік відпусток і стежте, щоб працівники використовували відпустку хоча б раз на два роки. При звільненні проведіть повний розрахунок та виплатіть компенсацію за невикористану відпустку в останній робочий день.
