Кассовые аппараты для ФЛП в 2025 году: кому нужен РРО или ПРРО и на что обратить внимание?

В первую очередь расширен перечень продавцов товаров и услуг, которые должны использовать POS-терминалы в своей деятельности. Впрочем, определенным категориям ФЛП можно обойтись без РРО, однако недолго — лишь до 1 января 2026 года. Об этом и другом — далее в этой статье.

Закон Украины о РРО регулирует использование кассовых аппаратов для всех субъектов ведения хозяйства, которые проводят расчетные операции. Это касается как физических лиц-предпринимателей (ФЛП), так и юридических лиц. Основные положения закона предусматривают, что кассовые аппараты обязательны для всех предприятий, принимающих наличные или платежи от клиентов, осуществленные телефоном/картой.

Кому нужен кассовый аппарат, РРО?

Прежде всего стоит отметить, что закон о РРО (регистраторы расчетных операций) № 265/95-ВР в текущей редакции от 30.12.2024 г. устанавливает определенные требования к установке кассовых аппаратов и перечень тех, для кого использование РРО является обязательным. Начиная с 1 января 2025 года, платежные терминалы должны быть даже у предпринимателей, которые ведут торговлю в населенных пунктах с численностью населения менее 5 тысяч человек. Такое требование установлено Постановлением КМУ № 894 от 29.07.2022 г., подпункт 3 пункта 1. Однако есть исключения, о которых подробнее — в следующем разделе статьи.

Другие категории предпринимателей, как и раньше, должны использовать РРО при осуществлении торговых операций или оказании услуг. К таким категориям относятся:

1. Предприниматели второй и третьей групп

ФОП второй и третьей групп, которые осуществляют расчетные операции, обязаны использовать кассовые аппараты. Это касается всех видов бизнеса, работающих с наличными расчетами или принимающих оплату картой, включая розничную торговлю, общественное питание, услуги и т.д.

Требование об обязательном применении РРО не касается только тех предпринимателей 2-3 групп, которые работают в сельской местности и не продают «рискованные» группы товаров (акцизные, медицинские, ювелирные изделия и т.д.).

2. Интернет-магазины

Использование РРО/ПРРО интернет-магазинами зависит от формы проведения денежных операций: наличной или безналичной.
Интернет-магазин обязан использовать РРО, если операции с продажей товаров считаются наличными, а именно:

• получение наличных от покупателей;
• получение наличных от почтового оператора после получения товара заказчиком;
• оплата через интернет-эквайринг или QR-код, который перенаправляет на кнопку оплаты.

Использование РРО интернет-магазином не обязательно, если используются только такие виды оплаты за заказанные товары:

• денежный перевод по номеру IBAN;
• оплата через кассу банка путем перевода на банковский счет магазина;
• оплата через банковский терминал самообслуживания;
• оплата через QR-код, который перенаправляет на банковский счет.

Поскольку интернет-магазины для удобства покупателей обычно предлагают несколько способов оплаты, то РРО необходимо для большинства таких предпринимателей.

Отдельно стоит сказать о дропшиппинге, то есть посредничестве между производителем или оптовым продавцом товаров и конечным покупателем. Даже если такой посредник только принимает заказы, а товар отправляет кто-то другой, но деньги поступают на его карту, применение РРО необходимо. Другими словами, тот, кто получил деньги от покупателя, тот и должен оформить фискальный чек.

3. Сфера услуг и общественное питание

Салоны красоты, фитнес-центры, барбершопы, такси и другие предприятия сферы услуг, а также заведения общественного питания, которые принимают оплату наличными или картой, также обязаны использовать кассовые аппараты. Это обеспечивает выдачу фискального чека клиенту и прозрачность финансовых операций.

При осуществлении расчетных операций предприниматели, оказывающие услуги, должны использовать РРО или ПРРО. Освобождены от этого только ФОП-единщики 1 группы (до 1 января 2026 г.), а также некоторые другие категории предпринимателей (подробнее — в следующем разделе).

4. Торговые предприятия

Все магазины и торговые точки, независимо от масштаба, которые осуществляют продажу товаров за наличный расчет или картой, обязаны использовать кассовые аппараты. Это касается как крупных супермаркетов, так и небольших магазинов.

ФОП 2-4 группы, которые занимаются торговлей, должны использовать РРО, если операция является расчетной.

В случае, если оплата осуществляется через QR-код, в котором зашифрованы полные банковские реквизиты (номер IBAN), без РРО можно обойтись. Однако если в QR-коде содержатся другие реквизиты (например, номер карты банка), необходим РРО.

Итог: главным критерием необходимости использования кассового аппарата является осуществление ФОПом финансовых операций, которые считаются расчетными, и это не только прием наличных от покупателей.

Кому кассовый аппарат не нужен?

Для тех, кто занимается реализацией товаров с соблюдением определенных условий, ситуация несколько иная. Если вы относитесь к одной из указанных ниже категорий, кассовый аппарат вам не нужен. При этом важно отправлять клиенту товар вместе с накладной или товарным чеком.

1. Предприниматели первой группы

ФОП первой группы, которые осуществляют деятельность исключительно на рынке и не принимают оплату картой, освобождаются от обязанности использовать кассовый аппарат. Это предусмотрено пунктом 296.10 Налогового кодекса, а также пунктом 6, ст. 9 Закона Украины о применении РРО. При этом ФОП должен реализовывать только обычные товары, а не изделия медицинского назначения, сигареты и алкоголь и т. д. Годовой доход такого предпринимателя не должен превышать предел, установленный законодательством (в 2025 году — 1 336 000 грн).

Однако следует отметить, что первая группа ФОП подходит не для всех, а только для тех, кто торгует на рынках или предоставляет бытовые услуги, при этом без наемных работников, поэтому не все предприниматели могут воспользоваться возможностью работать без кассового аппарата.

2. Предприниматели, работающие в сельской местности

Предприниматели 2-3 групп, которые предоставляют услуги или продают товары в сельской местности, до 1 января 2026 года не обязаны использовать кассовые аппараты, но только при соблюдении некоторых условий, указанных в Перечне, утвержденном 23.08.2000 г. Кабинетом Министров Украины № 1336:

• объем дохода за год не должен превышать 1,09 млн грн на один пункт продажи или структурное подразделение;
• отсутствует продажа акцизных, медицинских и ювелирных изделий;
• не осуществляется дистанционная торговля;
• местными властями не принято решение о обязательном использовании РРО.

3. Дистанционное предоставление услуг

Предприниматель предоставляет услуги дистанционно (репетиторство, консультационные услуги и т. д.) — нужен ли РРО? В статье 9, пункт 14 Закона Украины о применении РРО указано, что регистрация операций не обязательна в случае расчетов за услуги исключительно с использованием банковских систем дистанционного обслуживания или сервисов для перевода средств.

При этом следует помнить, что ФОП может предоставлять услуги населению в соответствии с выбранными КВЭД, а также предпринимателям, которые являются плательщиками единого налога, но не имеет права предоставлять их ФОП и ООО, которые находятся на общей системе налогообложения.

4. Торговля товарами через Укрпочту

РРО не нужен, если ФОП заключил договор с Укрпочтой, при этом получает деньги от продажи товаров на свой текущий банковский счет непосредственно от АО «Укрпочта», а не от каждого покупателя отдельно. Это стало возможным благодаря тому, что Укрпочта является оператором почтовой связи и имеет лицензию на прием и перевод средств от клиентов. При этом ФОП, который реализует товар, обязан вложить в посылку товарную накладную, а при необходимости — и гарантийный талон.

Итог: до 1 января 2026 года могут продолжать работать без РРО те ФОПы, которые находятся на первой группе плательщиков единого налога, а также ФОПы других групп, которые проводят только безналичные расчеты и не имеют расчетных операций, предприниматели, использующие торговые автоматы, осуществляющие выездную или выносную торговлю, продающие собственноручно выращенную/откормленную продукцию. Также РРО могут не использовать ФОПы, которые находятся в зоне военных действий или на оккупированной территории.

Оплата через эквайринг и QR-код: нужен ли РРО?

Виды и особенности эквайринга

Если с наличными или обычными банковскими переводами все понятно, то довольно часто возникают трудности при применении современных способов оплаты, таких как интернет-эквайринг или QR-коды. Разберемся подробнее.

Выделяют несколько видов эквайринга: торговый, мобильный и интернет-эквайринг.

• Наиболее распространенным является торговый, который применяется в розничной торговле. Покупатель осуществляет оплату через кнопочный POS-терминал, установленный на кассе, или сенсорный терминал на базе Android. Несмотря на то, что средства при этом поступают на банковский счет продавца, такие торговые операции считаются расчетными и требуют использования РРО.
• Мобильный эквайринг чаще всего применяется при оплате услуг такси, курьерской доставки и т. д. РРО нужно, так как в процессе оплаты покупатель подносит карту к смартфону продавца, а после успешной оплаты формируется фискальный чек, который клиент может получить дистанционно.
• Наиболее сложным является интернет-эквайринг, когда покупатель осуществляет оплату на сайте магазина. Процесс оплаты требует привлечения специальной инфраструктуры и дополнительных сервисов, таких как LiqPay, Fondy, KastaPay, WayForPay, эквайринг Монобанк и др. Такие операции по осуществлению оплаты считаются расчетными, поэтому РРО обязательно. Фискальный чек предоставляется покупателю дистанционно в электронном виде.

Применение QR-кодов

Еще одним способом расчета является проведение платежа с помощью QR-кодов. QR-код содержит зашифрованную информацию о реквизитах счета или номере ключ-карты ФОП — получателя средств.

Необходимость применения РРО или ПРРО в случае применения QR-кодов зависит не от формы проведения расчетных операций, а непосредственно от способа получения средств продавцом:

• если QR-код содержит реквизиты для оплаты, отличные от реквизитов счета в формате IBAN, то использование РРО/ПРРО обязательно.
• если в QR-коде закодированы банковские реквизиты счета предпринимателя в формате IBAN, применять РРО не обязательно;

Выбор РРО/ПРРО и процесс его регистрации

Прежде чем начать деятельность, которая требует оформления фискальных чеков, необходимо определиться с типом устройства, чтобы не переплатить лишние деньги и выбрать наиболее подходящий вариант.

РРО, то есть регистраторы расчетных операций, могут быть двух видов: аппаратные и программные РРО.

Аппаратный РРО — это физическое устройство, обычно кассовый аппарат.

Программный РРО (ПРРО) — это программа, которую можно установить на смартфоне, планшете, компьютере или другом устройстве. Для связи с налоговой службой требуется доступ в интернет.

Что же лучше выбрать предпринимателю? Оба вида регистраторов выполняют одну функцию — фиксация расчетных операций с последующей передачей данных в налоговые органы. Законодательством разрешено использовать любой вид РРО, выбранный ФОПом.

В зависимости от категории предпринимателя и специфики его бизнеса лучше выбрать один из следующих вариантов:

• для малого бизнеса и доставки — обычный кассовый аппарат, программный РРО для веб (компьютера) или фискальный регистратор с функцией принтера;
• Для розничных торговых точек и более интенсивной торговли — программный РРО FS iNNOVATE, фискальный регистратор или облачный сервис e-Cabi.Net

Классические РРО (кассовые аппараты) лучше использовать в условиях с нестабильным интернет-соединением, так как интернет потребуется только в конце дня для отправки отчетов в налоговую службу.

Если интернет-соединение практически всегда стабильно, дешевле будет использовать программные РРО, так как для фиксации торговых операций можно использовать любые доступные устройства с установленным программным обеспечением. В целом следует ориентироваться на специфику бизнеса и удобство проведения кассовых операций.

Также следует учесть, что правильно подобранное ПРРО поможет сэкономить на покупке дополнительного оборудования (кассового аппарата, терминала и сканера штрих-кодов). Программное РРО предприниматель может бесплатно получить, обратившись в Государственную налоговую службу или в частные компании, занимающиеся его распространением.

Для регистрации РРО необходимо обратиться в орган Государственной налоговой службы. Подать заявление о регистрации РРО по форме № 1-РРО можно лично или онлайн на сайте ГНС.

Зарегистрировать можно только те устройства, модификации которых включены в Государственный реестр РРО. При регистрации устройства предоставляется фискальный номер.

Регистрация программного РРО (ПРРО) схожа, но имеет некоторые отличия. В ГНС необходимо подать два заявления: форму 1-ПРРО (регистрация кассы) и форму 5-ПРРО (регистрация кассира). Для этого нужно прийти в ГНС, чтобы подать документы в бумажном виде, или отправить их в электронной форме, заполнив заявление в кабинете плательщика налогов.

Чтобы зарегистрировать программный регистратор, необходимо также указать данные о торговой точке, где будет осуществляться деятельность предпринимателя. В заявлении указывается информация о кассире/кассирах, если они есть (в противном случае предприниматель лично будет выполнять эту функцию). Указывается ключ ЭЦП кассира, который будет накладываться на каждый чек при осуществлении торговых операций.

Возможно подать заявление не на сайте ГНС, а на платформе (сайте) провайдера, если ПРРО было приобретено у него. Данные с ГНС в процессе регистрации подтянутся автоматически — достаточно только ввести ключ ЭЦП в соответствующее поле.

Важные рекомендации по использованию кассового аппарата 

Обновление КВЕДов

Правильная классификация видов экономической деятельности (КВЕД) помогает избежать проблем с налоговой службой. Если вы не занимаетесь определённой деятельностью, стоит удалить лишние КВЕДы из вашей регистрации. Это поможет избежать проверок, уменьшить риск штрафов и упростить процедуру отчётности.

Ещё хуже, если ФОП получает доход от незарегистрированного вида деятельности, ведь при этом нужно будет заплатить налог в размере 15% и перейти на общую систему налогообложения в следующем периоде. Избежать подобных последствий можно, если своевременно регистрировать новые КВЕДы в случае изменения или расширения видов деятельности.

Налоговые отчёты и консультации

Если у вас возникают вопросы по налогообложению или использованию РРО, обращайтесь за индивидуальной налоговой консультацией. Это поможет получить чёткие ответы на ваши вопросы и избежать проблем в будущем.

Всегда своевременно подавайте налоговые отчёты. Используйте электронные сервисы для удобства и оперативности. Несвоевременная подача отчётов может привести к штрафам.

Сотрудничество с Новой Почтой и другими службами доставки

Если вы сотрудничаете с Новой Почтой или другими службами доставки, рассмотрите возможность интеграции чекбокса. Это позволит автоматизировать процесс выдачи фискальных чеков, что значительно упростит вашу работу и уменьшит риск ошибок.

Пересмотрите условия договоров со службами доставки. Важно, чтобы они соответствовали требованиям законодательства и обеспечивали защиту ваших интересов. 

Лучшим решением для предпринимателя будет заключить договор с Новой Почтой и связанной компанией NovaPay. Когда покупатели будут оплачивать посылки в отделении почты, чек автоматически фискализируется и отправляется клиентам на email или Viber.

Использование платёжных терминалов

С 1 января 2026 года платёжные терминалы станут обязательными для всех ФОП, даже для плательщиков единого налога первой группы и для торговцев, которые реализуют собственноручно выращенную продукцию. Заранее подготовьтесь к этому изменению, чтобы избежать проблем в будущем.

Платёжные терминалы позволяют принимать оплаты картой, что повышает удобство для клиентов и увеличивает ваши продажи. Это также снижает риск ошибок при ведении учёта.

Льготы на налог на недвижимость

В 2024 году вступили в силу новые положения, которые влияют на налогообложение недвижимости. Если вы регистрируете кассовый аппарат по месту жительства, где вы являетесь владельцем, вы можете потерять льготу на налог на недвижимость.

Для того, чтобы сохранить льготу, важно правильно оформить кассовый аппарат и избегать его регистрации на домашний адрес. Льгота действует на 60 м² для квартир и на 120 м² для домов. Если же площадь вашей недвижимости превышает эти границы, вам придётся заплатить налог за избыточные метры. 

Также право на льготу теряется, если местом регистрации (юридическим адресом) ФОП является собственное жильё. Это связано с тем, что льготы на налог на недвижимость не применяются к объектам, которые используются владельцами для получения дохода (а деятельность любого ФОП предполагает получение дохода).

Ошибки, которые чаще всего возникают при использовании кассового аппарата

1. Неправильное программирование кассового аппарата

Ошибка

Неправильный ввод данных при программировании кассового аппарата может привести к ошибкам в процессе учета продаж. Чаще всего ошибки возникают при указании ставок НДС, категорий товаров или услуг.

Как избежать

При программировании кассового аппарата следует тщательно проверять введенные данные. Рекомендуется привлекать специалистов для настройки аппарата или проходить специальные обучения.

2. Несвоевременное открытие/закрытие смены

Ошибка

Неправильное открытие или закрытие смены на кассовом аппарате может привести к расхождениям в отчетах и наложению штрафов.

Как избежать

Всегда открывайте и закрывайте смену в соответствии с требованиями законодательства и инструкциями производителя кассового аппарата. Автоматизированные системы могут помочь избежать этой ошибки.

3. Отсутствие фискального отчета

Ошибка

Не проведение фискального отчета в конце дня может стать серьезным нарушением и привести к значительным штрафам.

Как избежать

Настройте автоматическое проведение фискального отчета (Z-отчета) в конце рабочего дня. Убедитесь, что все сотрудники знают процедуру и важность фискального отчета.

4. Использование неисправного кассового аппарата

Ошибка

Работа с неисправным кассовым аппаратом или его использование без технического обслуживания может привести к потере данных и наложению штрафов.

Как избежать

Регулярно проводите техническое обслуживание кассового аппарата. Своевременно обращайтесь в сервисные центры при обнаружении любых неисправностей.

5. Неправильный ввод данных о товаре

Ошибка

Неправильный ввод данных о товаре/услуге, таких как цена, количество или описание, может привести к ошибкам в учете и отчетах.

Как избежать

Всегда проверяйте введенные данные перед подтверждением операции. Используйте штрих-коды и другие автоматизированные системы для уменьшения человеческого фактора.

6. Отсутствие резервного копирования данных

Ошибка

Игнорирование создания резервных копий данных с кассового аппарата может привести к потере важной информации в случае поломки или других непредвиденных обстоятельств.

Как избежать

Регулярно создавайте резервные копии данных и храните их в надежном месте. Используйте облачные сервисы для хранения резервных копий, так как файлы с компьютерного диска или флешки могут быть потеряны.

Дополнительно Z-отчеты можно хранить и в бумажной форме. Предприниматель может приклеить копии в КОРО, если ведет, или в обычный блокнот.

7. Несоответствие между фискальными и нефискальными чеками

Ошибка

Несоответствие между фискальными и нефискальными чеками может привести к расхождениям в финансовых отчетах и штрафам от налоговой службы.

Как избежать

Всегда проверяйте соответствие между фискальными и нефискальными чеками. Используйте программное обеспечение для автоматического контроля и сверки чеков.

Также помните, что с 1 марта 2025 года начнут действовать обновленные формы чеков. 

Важно любую операцию по принятию денег проводить с использованием РРО. Неприемлемо просто взять деньги от покупателя и ничего не оформить. Клиент может пожаловаться в соответствующие органы, и тогда избежать штрафа не получится.

8. Неправильное закрытие кассового дня

Ошибка

Неправильное закрытие кассового дня может вызвать несоответствия в учете и привести к штрафам.

Как избежать

Соблюдайте процедуру закрытия кассового дня, предусмотренную инструкцией к кассовому аппарату. Проверяйте все операции перед закрытием дня и проводите необходимые корректировки.

Штрафы за нарушение требований к РРО

Если предприниматель обязан использовать РРО, но игнорирует это, осуществляет продажу части или всего товара без фискальных чеков, он получит санкции от налоговой службы. Размер штрафа зависит от вида деятельности. 

Для ФОП-единщиков 2-3 группы (при отсутствии продажи подакцизных и ювелирных изделий, медицинских товаров):

•   25% от стоимости реализованных товаров/услуг — за первое нарушение;
•   50% от стоимости товаров — в случае повторного нарушения.

Для ФОПов, которые занимаются деятельностью в сфере игорного бизнеса, реализуют подакцизные товары или осуществляют обмен валют:

•   100% от стоимости товаров/услуг — за первое нарушение;
•   150% — в случае повторного нарушения.

Для ФОПов, которые должны использовать РРО (продажа ювелирных, технически сложных изделий или медикаментов):

•   100% от стоимости проданных товаров/услуг — за первое нарушение;
•   150% — в случае повторного нарушения.

Также налоговая может применить штрафы за другие нарушения:

• использование кассовых аппаратов, у которых закончился срок эксплуатации — 5100 грн;
• Неправильное открытие/закрытие смены, а также несвоевременное представление Z-отчета — 510 грн;
• Непредоставление или несвоевременное представление отчетности с РРО — 510 грн;
• Нарушение порядка расчетов через кассу — 340 грн;
• Принятие наличных от покупателей сверх установленных лимитов — 1700 грн;
• Нарушение программирования подакцизных товаров — 5100 грн.

Изменения в расчетных документах в 2025 году

Предприниматели должны обязательно обратить внимание на то, что с 1 марта 2025 года существенно изменится форма фискальных чеков согласно Приказу № 601 от 22.11.2024 г. Министерства финансов Украины.

В чеках будут исключены следующие реквизиты:

• подпись кассира;
• номер ID-карты;
• подпись владельца ЭПЗ (электронного платежного средства).

Вместо этого появится ряд новых реквизитов:

• валюта расчета;
• способ оплаты;
• МАС (код аутентификации сообщения) чека для РРО;
• сумма сдачи;
• некоторые другие реквизиты, однако они больше касаются случаев продажи алкоголя и табака в магазинах беспошлинной торговли, поэтому для большинства предпринимателей они не применимы.

В феврале 2025 года все еще можно использовать чеки текущего образца, однако с 1 марта покупателям нужно будет выдавать фискальные чеки по новой форме.

В соответствии с формой проведения расчета, потребуется использовать новые формы чеков ФКЧ-1, ФКЧ-2, РК-1, ФКЧ-3, ФКЧ-5.

Тем не менее, РРО — это не так уж и сложно. Достаточно своевременно реагировать на изменения в законодательстве, использовать технически исправные устройства, своевременно формировать отчеты в конце дня и отчетного периода и не избегать оформления фискальных чеков при продаже товаров.