Jak usunąć firmę z listy ryzykownych podatników VAT
Jedno zawiadomienie o wstrzymaniu rejestracji faktury podatkowej – i działalność firmy dosłownie „zamiera”. Kontrahenci nie mogą odliczyć podatku VAT, zaczynają się telefony z żądaniami „natychmiast odblokować fakturę lub zwrócić pieniądze”, nowi partnerzy odmawiają współpracy, a w Elektronicznym Kabinecie pojawia się decyzja: „podatnik został zaliczony do wykazu podmiotów ryzykownych”.
Często przedsiębiorcy nie do końca rozumieją, z jakiego powodu trafili na ten wykaz i jak wyjść z zaistniałej sytuacji.
W tym artykule omówimy: czym jest lista podatników VAT o podwyższonym ryzyku i według jakich kryteriów można się na niej znaleźć, jakie realne konsekwencje niesie status ryzykowny dla biznesu, jak zrozumieć, dlaczego właśnie Twoja firma została uznana za ryzykowną oraz co zrobić, aby w przyszłości w ogóle nie znaleźć się na tej liście.
Na końcu otrzymasz gotową checklistę: od czego zacząć, jakie dokumenty zebrać, gdzie i w jakich terminach je złożyć, aby zwiększyć szanse na wykreślenie z listy podatników ryzykownych i powrót do normalnej pracy z VAT.
Czym jest lista podatników VAT o podwyższonym ryzyku i dlaczego można się na niej znaleźć
Lista podatników VAT o podwyższonym ryzyku to wykaz podmiotów gospodarczych, które – zdaniem organów podatkowych – prowadzą działalność z naruszeniem przepisów.
Lista ta tworzona jest na podstawie wyników kontroli i obejmuje przedsiębiorstwa, wobec których istnieją podejrzenia:
- fikcyjnych operacji – np. tworzenia schematycznych kontrahentów, przeprowadzania nierzeczywistych operacji VAT,
- manipulacji podatkowych – niezgodności wolumenu operacji z posiadanymi zasobami (brak magazynów, sprzętu, pracowników),
- naruszenia dyscypliny podatkowej – brak sprawozdawczości, nieterminowe płacenie podatków, znaczny wzrost obrotów bez należytego uzasadnienia.
Prawo jasno określa 8 kryteriów, według których przeprowadzana jest weryfikacja (załącznik 1 do Rozporządzenia). Weryfikacja prowadzona jest nie przez system SMKOR (System Monitorowania Kryteriów Oceny Ryzyka), lecz przez komisję regionalnego organu podatkowego. Jeżeli podatnik spełnia choć jedno kryterium ryzyka, komisja podejmuje decyzję o spełnianiu kryteriów ryzykowności. Oto lista tych kryteriów:
- podatnik został zarejestrowany na podstawie nieważnych lub sfałszowanych dokumentów;
- własność lub zarządzanie spółką zostało przekazane osobom nieistniejącym, zmarłym lub uznanym za zaginione;
- rejestracja podatnika została dokonana przez osoby fizyczne, które oświadczyły, że nie miały zamiaru prowadzić działalności gospodarczej;
- wpłynęła informacja, że działalność finansowo-gospodarcza prowadzona jest bez wiedzy założyciela lub dyrektora;
- osoba prawna nie posiada otwartych rachunków bankowych, poza rachunkiem w Skarbie Państwa;
- nie złożono deklaracji VAT za dwa ostatnie okresy sprawozdawcze;
- nie złożono sprawozdania finansowego za ostatni okres sprawozdawczy (dla podmiotów na zasadach ogólnych);
- organ podatkowy posiada informacje wskazujące na ryzykowność podatnika VAT (istnieje 20 kodów informacji podatkowej, na podstawie których podatnik może zostać uznany za ryzykownego).
Najczęściej podatnicy VAT są uznawani za ryzykownych właśnie na podstawie kryterium nr 8.
Organ podatkowy opracował nawet wykaz kodów informacji podatkowej, na podstawie których podatnik może zostać wpisany na listę ryzykownych. Takich kodów jest 20 – zdecydowanie zalecamy zapoznanie się z nimi.
Jakie są konsekwencje, jeśli biznes trafi na listę ryzykownych
Wpisanie na listę podatników VAT o podwyższonym ryzyku to nie tylko „ostrzeżenie” ze strony urzędu skarbowego. To status, który w praktyce blokuje normalne funkcjonowanie firmy i stwarza poważne ryzyka finansowe oraz reputacyjne. Najważniejsze konsekwencje:
- Blokowanie faktur VAT
Po wpisaniu na listę ryzykownych zdecydowana większość faktur VAT będzie blokowana (z wyjątkiem niewielkiej liczby tych, które przejdą automatyczną bezwarunkową rejestrację). Oznacza to brak możliwości rejestracji faktur, a kontrahenci nie będą mogli odliczyć podatku VAT. Skutkiem tego może być utrata kontrahentów, pogorszenie reputacji finansowej oraz wzrost obciążeń podatkowych. Dodatkowo wiele umów przewiduje kary umowne w przypadku blokowania faktur.
- Wstrzymanie operacji finansowych
Urząd skarbowy może monitorować wszystkie operacje finansowe przedsiębiorstwa, w tym transakcje z kontrahentami, którzy również mogą zostać uznani za ryzykownych. Może to prowadzić do opóźnień w płatnościach, blokady rachunków bankowych oraz utraty partnerów biznesowych.
- Kontrole podatkowe
Organy podatkowe mogą inicjować kontrole pozaplanowe w celu weryfikacji realności operacji, zasobów oraz kontrahentów. Wiąże się to z dodatkowymi kosztami przygotowania, ryzykiem kar oraz domiaru VAT i innych podatków.
- Ryzyko postępowań sądowych
W przypadku nieuzasadnionego wpisu na listę ryzykownych podatnik ma prawo zaskarżyć działania organu podatkowego w sądzie, co wiąże się z kosztami obsługi prawnej, opłatami sądowymi oraz ryzykiem reputacyjnym.
- Utrata statusu podatnika VAT
Jeżeli przedsiębiorstwo zostanie uznane za fikcyjne lub systematycznie naruszające przepisy podatkowe, może utracić status podatnika VAT, co skutkuje utratą możliwości współpracy z innymi podatnikami VAT oraz spadkiem konkurencyjności.
- Straty reputacyjne
Nawet po wykreśleniu z listy ryzykownych, informacja o wcześniejszym statusie może negatywnie wpływać na wizerunek firmy i zniechęcać kontrahentów do współpracy.
Co zrobić, jeśli Twój biznes trafił na listę ryzykownych podatników VAT
Jeżeli zostałeś wpisany na listę ryzykownych podatników VAT, otrzymasz stosowną decyzję w Elektronicznym Gabinecie Podatnika. W decyzji wskazane będą:
- kryterium ryzyka oraz kod informacji podatkowej;
- rodzaj operacji, na podstawie której uznano Cię za ryzykownego;
- okres realizacji operacji;
- kody UKTZED/DKPP (kod towaru lub usługi);
- kod EDRPOU kontrahenta.
Jeżeli z jakichkolwiek powodów w decyzji nie wskazano jednoznacznie przyczyny uznania za ryzykownego, w pierwszej kolejności należy ją ustalić. Najszybszym i najskuteczniejszym sposobem jest złożenie zapytania adwokackiego. Organ podatkowy ma obowiązek odpowiedzieć w ciągu 5 dni roboczych (w wyjątkowych przypadkach termin może zostać przedłużony do 20 dni roboczych).
Wyjście z listy ryzykownych podatników może przebiegać w kilku etapach:
Etap 1: złożenie wyjaśnień do urzędu skarbowego
Po ustaleniu przyczyny wpisu na listę ryzykownych należy złożyć wyjaśnienia oraz kopie dokumentów potwierdzających brak spełniania kryteriów ryzyka. Dokumenty składa się za pośrednictwem Elektronicznego Gabinetu.
W wyjaśnieniach należy jasno i rzeczowo opisać, dlaczego informacje o ryzykowności są błędne lub nieuzasadnione oraz załączyć dokumenty potwierdzające wskazane okoliczności. Mogą to być:
- umowy (w tym zagraniczne) oraz aneksy do nich;
- pełnomocnictwa, uchwały organów zarządzających dotyczące uprawnień osób odbierających towary w imieniu podatnika;
- dokumenty pierwotne dotyczące dostaw/zakupów, transportu, magazynowania, faktury, protokoły odbioru;
- dokumenty rozliczeniowe i/lub wyciągi bankowe;
- dokumenty potwierdzające zgodność produktów (certyfikaty, paszporty jakości);
- inne dokumenty potwierdzające.
Zakres dokumentów zależy bezpośrednio od przyczyny, dla której przedsiębiorstwo zostało uznane za ryzykowne.
Na przykład w przypadku problemów z kontrahentami należy przedstawić pełen pakiet dokumentów potwierdzających realność transakcji.
Jeżeli decyzja wskazuje na brak pracowników lub zasobów materialno-technicznych, należy te twierdzenia obalić – zaktualizować formularz 20-OPP oraz przedstawić dokumenty potwierdzające prawo własności lub użytkowania majątku, a także wyjaśnić, kto faktycznie realizował prace lub dostawy.
Zalecamy również zapoznanie się z instrukcją odblokowania faktur VAT, która pomoże w przygotowaniu dokumentów.
Przepisy nie określają terminu na złożenie dokumentów w celu zniesienia statusu ryzykownego – podatnik może to zrobić w dowolnym momencie po jego nadaniu.
Komisja rozpatruje dokumenty w terminie 7 dni roboczych i podejmuje decyzję o spełnianiu lub niespełnianiu kryteriów ryzyka, którą podatnik otrzymuje w Elektronicznym Gabinecie w dniu jej podjęcia.
W przypadku decyzji o pozostawieniu podatnika na liście ryzykownych, wskazywana jest przyczyna oraz wykaz dokumentów brakujących do potwierdzenia niespełniania kryteriów ryzyka.
Czy można złożyć dokumenty ponownie? Tak.
Po otrzymaniu takiej decyzji podatnik VAT ma prawo ponownie złożyć informacje i kopie dokumentów, uzupełniając je. Liczba takich prób jest nieograniczona.
Etap 2: odwołanie administracyjne
Jeżeli złożyłeś już wszystkie możliwe dokumenty, ale decyzja organu podatkowego w sprawie wykreślenia przedsiębiorstwa z listy ryzykownych nie ulega zmianie, możesz złożyć skargę na taką decyzję do komisji centralnego organu DPF lub od razu do sądu (to etap 3).
Skargę na decyzję komisji szczebla regionalnego należy złożyć w formie elektronicznej w terminie 10 dni roboczych od dnia podjęcia tej decyzji (pkt 3 Rozporządzenia nr 1165). Do złożenia skargi stosuje się formularz z identyfikatorem J(F) 1316002.
Do skargi dołącza się wyjaśnienia oraz załączniki do nich (identyfikator J/F1360102).
Termin rozpatrzenia skargi przez komisję szczebla centralnego zależy od tego, czy podatnik wyraził chęć udziału w jej rozpatrywaniu:
- jeżeli udział w rozpatrywaniu skargi nie został zgłoszony – w terminie 10 dni kalendarzowych od dnia otrzymania skargi,
- jeżeli podatnik chce być obecny – w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia otrzymania skargi.
Jeżeli w powyższych terminach decyzja w sprawie skargi nie zostanie doręczona podatnikowi, skarga uznawana jest automatycznie za rozpatrzoną na korzyść podatnika od dnia następującego po upływie wskazanych terminów (pkt 16 Rozporządzenia nr 1165).
Jeżeli złożyłeś już skargę do komisji centralnego organu DPF na decyzję komisji regionalnej, ponowne złożenie wyjaśnień wraz z załącznikami dotyczącymi danej operacji gospodarczej nie jest możliwe. Kolejnym etapem pozostaje wyłącznie skierowanie sprawy do sądu.
Etap 3: skierowanie sprawy do sądu
Ustawodawstwo określa konkretne terminy, w których podatnik może zaskarżyć decyzję organu podatkowego do sądu. Należy zachować szczególną ostrożność, aby ich nie przekroczyć. Kluczowe znaczenie ma to, czy skorzystano z przedsądowego trybu rozstrzygania sporu.
Jeżeli nie skorzystano z odwołania administracyjnego – termin wniesienia skargi do sądu wynosi 6 miesięcy od momentu, w którym podatnik dowiedział się, że złożone wyjaśnienia nie przyniosły rezultatu (art. 122 ust. 2 Kodeksu postępowania administracyjnego).
Jeżeli skorzystano z odwołania administracyjnego:
- 3 miesiące od dnia otrzymania decyzji w sprawie skargi (art. 122 ust. 4 KPA).
- 6 miesięcy, jeżeli decyzja w sprawie skargi nie została podjęta lub doręczona w ustawowych terminach. Termin liczony jest od dnia złożenia skargi do komisji centralnego organu DPF (art. 122 ust. 4 KPA).
Zaleca się również złożenie wniosku o zabezpieczenie powództwa poprzez zawieszenie wykonania decyzji o spełnianiu kryteriów ryzyka do czasu uprawomocnienia się orzeczenia sądu. Takie zabezpieczenie może czasowo odblokować działalność przedsiębiorstwa i umożliwić rejestrację faktur VAT do czasu rozstrzygnięcia sprawy przez sąd.
Sądy pierwszej i drugiej instancji często uwzględniają takie wnioski, jednak w ostatnim czasie Sąd Najwyższy zaczął uchylać te rozstrzygnięcia, argumentując, że sam fakt uznania za ryzykownego stanowi formę kontroli podatkowej (orzeczenia Sądu Najwyższego z 08.02.2024 r. w sprawie nr 160/19014/23, z 23.11.2023 r. w sprawie nr 140/13016/23, z 16.11.2023 r. w sprawie nr 600/5531/23-a).
Mimo to warto skorzystać z takiej możliwości.
Oczywiście należy również rzetelnie przygotować się do postępowania sądowego, zgromadzić wszystkie niezbędne dowody oraz przeanalizować aktualne orzecznictwo.
Jeżeli potrzebujesz pomocy
W zakresie przygotowania wyjaśnień, kompletowania pakietu dokumentów lub odblokowania faktur VAT – zespół księgowych i prawników buh.ua może zrobić to za Ciebie.
Jak nie trafić na listę ryzykownych
Uniknięcie wpisania przedsiębiorstwa na listę ryzykownych jest znacznie prostsze niż późniejsze doprowadzenie do jego wykreślenia. W tym celu zaleca się:
- Sprawdzać kontrahentów przed rozpoczęciem współpracy. Niestety nie istnieje publiczny rejestr ryzykownych podatników. Ustalenie, czy kontrahent jest ryzykowny, możliwe jest poprzez:
- bezpośrednie zapytanie partnera;
- próbę rejestracji faktury VAT – jeżeli rejestracja przebiegnie pomyślnie, partner nie jest ryzykowny; jeżeli rejestracja zostanie wstrzymana z powodu ryzykowności kontrahenta, otrzymasz taką informację;
- sprawdzenie reputacji partnera na rynku;
- weryfikację ewentualnego udziału w postępowaniach sądowych, w tym z organami podatkowymi, dotyczących fikcyjnego kredytu VAT lub wątpliwych operacji;
- w internecie dostępne są informacje o usłudze „poznaj swojego partnera biznesowego” na stronie DPF, jednak obecnie usługa ta jest niedostępna.
- Zarejestrować tabelę danych podatnika VAT dla towarów, które przedsiębiorstwo regularnie sprzedaje.
- Terminowo realizować zobowiązania podatkowe i unikać naruszeń przepisów podatkowych.
- Nie uczestniczyć w wątpliwych schematach, które mogą wzbudzić podejrzenia organów podatkowych.
- Zorganizować rzetelną księgowość, aby wszystkie operacje były przejrzyste i potwierdzone dokumentami.
- Zapewnić działalność gospodarczą odpowiednimi zasobami kadrowymi w wystarczającej liczbie.
- Utrzymywać średni poziom wynagrodzeń odpowiedni do branży/regionu.
Checklista: Jak wyprowadzić przedsiębiorstwo z listy ryzykownych podatników VAT
Podsumowanie
Najczęstszą podstawą wpisania przedsiębiorstwa na listę ryzykownych podatników VAT jest kryterium nr 8, gdy organ podatkowy uzyskuje informacje o możliwych naruszeniach podczas realizacji operacji gospodarczych. Należy przy tym pamiętać, że za ryzykowne może zostać uznane nie tylko przedsiębiorstwo nabywające towary od wątpliwych kontrahentów, lecz również to, które dostarcza towary takim kontrahentom. Ryzyka dotyczą zatem zarówno nabywców, jak i dostawców.
Przed złożeniem dokumentów w celu wykreślenia z listy przedsiębiorstwo powinno dokładnie ustalić przyczynę ryzykowności. To fundament dalszych działań. Konieczna jest szczegółowa analiza decyzji organu podatkowego oraz ustalenie, jakie konkretne działania lub operacje stały się podstawą wpisu.
Aby wyjść z listy ryzykownych podatników VAT, należy przygotować i złożyć do regionalnej komisji DPF wyjaśnienia wraz z kompletnym pakietem dokumentów, potwierdzających, że informacje o ryzykowności są błędne lub nieuzasadnione.
Jeżeli po złożeniu dokumentów sytuacja nie ulega zmianie i przedsiębiorstwo pozostaje w statusie ryzykownego, zasadnym jest zaskarżenie decyzji organu kontrolnego do komisji centralnego organu DPF lub do sądu. Wybór trybu zaskarżenia zależy od okoliczności sprawy, dostępnej bazy dowodowej oraz gotowości przedsiębiorstwa do obrony swojego stanowiska.
Jeżeli Twój biznes trafił na listę ryzykownych – nie trać czasu
Zostaw zgłoszenie – przywrócimy Twoją firmę do normalnego funkcjonowania bez blokad i statusów ryzykownych.
