Ewidencja wojskowa pracowników w firmie na Ukrainie
Jeśli Twoja spółka na Ukrainie zatrudnia osoby podlegające obowiązkowi wojskowemu, musi prowadzić ich ewidencję wojskową (ukr. viiskovyi oblik) według Procedury nr 1487 w brzmieniu od 27 czerwca 2026 roku. Przygotowujemy zarządzenia, listy i zgłoszenia do TCK (ukraińskie centrum rekrutacji, odpowiednik WKU), zgłoszenia wysyłamy listem poleconym, a uzgodnienia prowadzimy przez Diia (ukraiński portal usług publicznych) i pilnujemy każdego terminu. Ewidencję najwygodniej prowadzić razem z płacami, to część naszych usług księgowych na Ukrainie.
Pakiet startowy dokumentów od zera
Zgłoszenia do TCK w ciągu 7 dni
Uzgodnienia i zarządzenia co rok
Sprawdzimy stan Twojej ewidencji
Napisz, ilu masz pracowników i czy ktoś prowadzi teraz ewidencję. Menedżer odpowie w dniu roboczym i podpowie, od czego zacząć.
Czym jest ewidencja wojskowa w firmie na Ukrainie i kiedy jest obowiązkowa
Gdy w firmie pracuje choć jedna osoba, która jest poborowym, podlega obowiązkowi wojskowemu albo jest rezerwistą. Dyrektor też jest pracownikiem. Cudzoziemców, w tym Polaków, ukraińska ewidencja wojskowa nie obejmuje.
Dyrektor wyznacza zarządzeniem osobę odpowiedzialną i odpowiada za kompletność i terminowość danych. Przy mniej niż 500 osobach podlegających obowiązkowi zadanie zwykle dostaje pracownik działu kadr z dodatkiem do 50% pensji.
Od 27 czerwca nowy pracownik pokazuje e-VOD (elektroniczny dokument wojskowy) z aplikacji Reserve+ lub Diia, wygenerowany nie wcześniej niż 72 godziny przed zatrudnieniem. Od 13 sierpnia firmy mogą uzgadniać dane pracowników z rejestrem Oberih w Diia, ale zgłoszeń o zatrudnieniu i zwolnieniu (załącznik 4) Diia jeszcze nie przyjmuje, dlatego składamy je na papierze.
Według art. 210-1 cz. 3 ukraińskiego kodeksu wykroczeń administracyjnych dyrektorowi lub osobie odpowiedzialnej grozi grzywna od 34 000 do 59 500 UAH. Dziś kary zdarzają się rzadko, co nie znaczy, że tak zostanie, dlatego ewidencję trzeba prowadzić. Decyzja należy do Ciebie, a my pomożemy ją wykonać.
Co obejmuje wdrożenie i prowadzenie ewidencji
Pakiet startowy
Zarządzenie o osobie odpowiedzialnej, zgłoszenie jej wyznaczenia do TCK, Zasady ewidencji wojskowej z listą zapoznania, listy według załącznika 5 i rejestr według załącznika 12, harmonogram uzgodnień, dziennik i plan na rok. Dokumenty powstają z Twojej ankiety na aktualnych urzędowych formularzach.
Zatrudnienie i zwolnienie
Sprawdzamy świeży e-VOD pracownika, w ciągu 5 dni aktualizujemy listy i przygotowujemy zgłoszenie do TCK, które trzeba złożyć w ciągu 7 dni od daty zarządzenia.
Zmiany danych pracowników
Nowe nazwisko, paszport, adres czy stanowisko trafiają do list, a TCK dostaje zgłoszenie do 5. dnia następnego miesiąca.
Dokumenty roczne
Do 25 stycznia podpisujemy listy według stanu na 1 stycznia, do 1 lutego przygotowujemy zarządzenie o stanie ewidencji, a do 1 października zarządzeniem określamy potrzeby szkoleniowe osoby odpowiedzialnej.
Uzgodnienia z TCK
Uzgadniamy listy według harmonogramu, a z TCK w innych rejonach, gdzie zarejestrowani są Twoi pracownicy, do 1 grudnia. Wynik wpisujemy do dziennika.
Przegląd dotychczasowej ewidencji
Jeśli ktoś już prowadził ewidencję, porównujemy dokumenty z aktualnym brzmieniem Procedury i mówimy wprost, czego brakuje i co złożyć najpierw.
Ile kosztuje ewidencja wojskowa
Wdrożenie ewidencji
Prowadzenie ewidencji
Informacja o pojazdach
- szkolenie osoby odpowiedzialnej, zaproponujemy opcje;
- płace i kadry.
Ewidencję najłatwiej utrzymać w terminach, gdy prowadzimy też kadry, bo każde zatrudnienie i zwolnienie od razu trafia do osoby odpowiedzialnej. Ewidencja wojskowa wchodzi już w pełne prowadzenie kadr. Płace i kadry kosztują 1 500 UAH miesięcznie za pracownika, od 20 pracowników 1 000 UAH. Księgowość spółki z o.o. (TOV) kosztuje od 8 000 UAH miesięcznie, a 30-minutowa konsultacja księgowa 1 900 UAH. Wszystkie stawki są w cenniku usług księgowych na Ukrainie.
Terminy ewidencji wojskowej w 2026 roku
| Co zrobić | Termin |
|---|---|
| Zgłosić do TCK osobę odpowiedzialną (załącznik 1) | 7 dni od daty zarządzenia |
| Sprawdzić e-VOD nowego pracownika | nie wcześniej niż 72 godziny przed zatrudnieniem |
| Zaktualizować listy po zatrudnieniu lub zwolnieniu | 5 dni |
| Zgłosić do TCK zatrudnienie lub zwolnienie (załącznik 4) | 7 dni od daty zarządzenia |
| Zgłosić zmianę danych pracownika | do 5. dnia następnego miesiąca |
| Podpisać listy według stanu na 1 stycznia | do 25 stycznia |
| Zarządzenie o stanie ewidencji wojskowej | do 1 lutego |
| Określić potrzeby szkoleniowe osoby odpowiedzialnej | do 1 października |
| Uzgodnienie z TCK w innych rejonach | do 1 grudnia |
| Informacja o pojazdach i maszynach | do 20 czerwca i do 20 grudnia |
Informację o pojazdach i maszynach składa się do TCK na podstawie odrębnego Regulaminu nr 1921, nawet jeśli żaden pracownik nie podlega ewidencji. Przygotowujemy ją osobno.
Dla kogo jest ta usługa
Spółki z polskim kapitałem
Małe firmy
Fundacje i organizacje społeczne
Firmy rezerwujące pracowników
Jeśli planujesz rezerwację kluczowych osób, zacznij od ewidencji, a potem pomożemy ze statusem przedsiębiorstwa o krytycznym znaczeniu i rezerwacją pracowników. Fundacjom i organizacjom społecznym prowadzimy też księgowość organizacji non-profit na Ukrainie.
Typowe błędy w dokumentach ewidencji
Decyzję kadrową podjęto, a osoba odpowiedzialna się o niej nie dowiedziała. Dlatego u nas każde zatrudnienie i zwolnienie od razu do niej trafia.
W listach i zgłoszeniach pisze się „elektroniczny VOD” zamiast numeru dokumentu i godziny jego wygenerowania w Reserve+ lub Diia.
Dokumenty mają daty o kilka miesięcy wcześniejsze niż faktyczny podpis. Stawiamy datę rzeczywistego podpisania, a o przegapionym terminie mówimy otwarcie.
Zasady bez zmian z grudnia 2025 roku i listy według załącznika 5 bez zmian obowiązujących od 27 czerwca 2026 roku.
Każdy dokument do TCK ma własny numer wychodzący, ten sam w piśmie przewodnim i w opisie zawartości.
Zwykła spółka bez podległych przedsiębiorstw nie musi sporządzać protokołu kontroli stanu ewidencji wojskowej. Punkt 72 Procedury dotyczy kontroli podległych przedsiębiorstw.
Większość tych błędów wychodzi dopiero przy uzgodnieniu albo kontroli TCK. Dlatego nowego pakietu nie kopiujemy ze starego, tylko budujemy go od zera na aktualnych formularzach.
Jak pracujemy
Pytania o ewidencję wojskową na Ukrainie
Tak, jeśli zatrudnia choć jednego obywatela Ukrainy, który jest poborowym, podlega obowiązkowi wojskowemu lub jest rezerwistą. Obowiązek ma ukraińska spółka jako pracodawca, kraj właściciela nie ma znaczenia. Obywateli Polski i innych cudzoziemców ewidencja nie dotyczy.
Dyrektor. Wyznacza zarządzeniem osobę odpowiedzialną i odpowiada za kompletność, rzetelność i terminowość danych przekazywanych do TCK. Grzywnę dostaje osoba, nie spółka: za brak ewidencji dyrektor, za błędy w jej prowadzeniu osoba odpowiedzialna.
e-VOD każdego pracownika w ewidencji jako PDF z widoczną godziną wygenerowania, zarządzeń o zatrudnieniu, wyciągu z ukraińskiego rejestru EDR, a do uzgodnień w Diia także KEP dyrektora i osoby odpowiedzialnej. Zgłoszenia wysyłamy listem poleconym z odręcznym podpisem.
Od 34 000 do 59 500 UAH dla dyrektora lub osoby odpowiedzialnej według art. 210-1 cz. 3 kodeksu wykroczeń administracyjnych. Ta część przepisu obowiązuje w okresie szczególnym, czyli obecnie. TCK może ją nałożyć w ciągu trzech miesięcy od wykrycia naruszenia, ale nie później niż rok od jego popełnienia. Kilka naruszeń wykrytych podczas jednej kontroli oznacza jedną karę.
Częściowo. Od 13 sierpnia 2026 roku firmy uzgadniają w Diia dane pracowników z państwowym rejestrem Oberih: podpisuje osoba odpowiedzialna swoim KEP, potem dyrektor. Diia odrzuci uzgodnienie, jeśli Fundusz Emerytalny Ukrainy nie widzi jeszcze zatrudnienia lub zwolnienia, dlatego najpierw składamy sprawozdanie o pracowniku. Zgłoszeń o zatrudnieniu i zwolnieniu (załącznik 4) Diia jeszcze nie przyjmuje, choć Ministerstwo Obrony ma inne zdanie, dlatego składamy je na papierze.
Cenę podajemy po krótkiej rozmowie, bo zależy od liczby pracowników w ewidencji i stanu dotychczasowych dokumentów. 30-minutowa konsultacja kosztuje 1 900 UAH.
Napisz, jak wygląda Twoja ewidencja
Pracujemy od prawie 20 lat i zawsze ktoś jest na miejscu, nie chorujemy i nie idziemy na urlop bez zastępstwa. Rozmawiamy po polsku. Napisz, ilu masz pracowników, a powiemy, co złożyć do TCK najpierw.