Kadry w ukraińskiej firmie w 2026 roku: jakie dokumenty prowadzi pracodawca

Autor artykułu: Philipp Orlov

Data aktualizacji: 30 października 2026

Kadry na Ukrainie to dokumenty, którymi pracodawca przyjmuje pracownika, udziela mu urlopu, przenosi go na inne stanowisko i zwalnia, plus zgłoszenia tych zdarzeń do urzędu skarbowego (DPS). Jeśli masz ukraińską spółkę TOV, prowadzisz je od pierwszego pracownika, nawet gdy w firmie pracuje tylko dyrektor.

Poniżej znajdziesz listę dokumentów wymaganych w 2026 roku, informację, kto może je prowadzić, jak złożyć zgłoszenie o przyjęciu i co zrobić, gdy jest w nim błąd. Osobno opisujemy kary Derżpraci (ukraińskiej inspekcji pracy, odpowiednika PIP) i to, jak uruchomić kadry od zera.

Co obejmują kadry w ukraińskiej firmie

Kadry obejmują wszystko, co dzieje się z pracownikiem od pierwszego do ostatniego dnia pracy:

• polecenia (nakazy) o przyjęciu, urlopach, przeniesieniu i zwolnieniu;
• zgłoszenie przyjęcia do pracy w urzędzie skarbowym;
• akta osobowe pracowników;
• plan urlopów i ewidencja czasu pracy;
• ewidencja wojskowa pracowników zarejestrowanych w TCK (terytorialnym centrum rekrutacji, odpowiedniku WKU).

W TOV i innych przedsiębiorstwach zawartość akt osobowych określają Zasady organizacji pracy kancelaryjnej, zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Sprawiedliwości Ukrainy nr 1000/5. Obowiązują one niezależnie od formy własności. FOP (ukraiński odpowiednik JDG) zatrudniający pracowników nie jest nimi wprost objęty, ale polecenia, zgłoszenia do urzędu skarbowego i umowa o pracę są potrzebne także jemu. Jak FOP zatrudnia pierwszego pracownika, opisujemy w artykule jak FOP może zatrudnić pracownika.

Kto prowadzi kadry i kto za nie odpowiada

Kadry może prowadzić kadrowa, księgowy, sam dyrektor albo zewnętrzna firma. Odpowiedzialność za dokumenty i tak ponosi pracodawca. Kary Derżpraci nakłada na firmę, a kary administracyjne osobiście na osobę na stanowisku kierowniczym.

Za ewidencję wojskową odpowiada kierownik. Poleceniem wyznacza osobę odpowiedzialną, a samą ewidencję prowadzi dział personalny albo osoba, która prowadzi ewidencję pracowników. Co dokładnie obejmuje ewidencja wojskowa i jakie ma terminy, znajdziesz na stronie ewidencja wojskowa w przedsiębiorstwie.

W małych firmach kadry najczęściej prowadzi ten sam księgowy, który liczy wynagrodzenia. To wygodne, bo polecenie o urlopie i wyliczenie wynagrodzenia urlopowego przygotowuje jedna osoba, więc terminy się nie rozjeżdżają.

Obowiązkowe dokumenty kadrowe w 2026 roku

KZpP to Kodeks pracy Ukrainy. Formularz P-2 (karta osobowa) jest teraz do uznania pracodawcy. Zakresów obowiązków KZpP wprost nie wymaga, ale dla kierowników, specjalistów i pracowników biurowych zaleca się je mieć.

Pisemna umowa o pracę jest obowiązkowa w przypadkach wymienionych w art. 24 KZpP, między innymi gdy pracodawcą jest FOP, praca jest zdalna, pracownik jest niepełnoletni albo sam tego żąda. W czasie stanu wojennego formę umowy ustalają strony (art. 2 ustawy nr 2136-IX), ale w przypadkach z art. 24 lepiej mimo to zawrzeć ją na piśmie. Kiedy lepsza jest umowa o pracę, a kiedy umowa cywilnoprawna albo współpraca z FOP, piszemy w artykule umowa o pracę, umowa cywilnoprawna czy FOP.

Przyjęcie do pracy: kolejność i terminy

1. Pracownik składa dokumenty, czyli paszport, numer podatkowy RNOKPP, książeczkę pracy, jeśli ją ma, albo dane z rejestru ubezpieczonych.
2. Pracodawca wydaje polecenie o przyjęciu.
3. Przed pierwszym dniem pracy składa zgłoszenie do urzędu skarbowego.
4. Pracownik zapoznaje się z poleceniem, warunkami pracy i regulaminem.
5. U osób podlegających obowiązkowi wojskowemu pracodawca sprawdza e-VOD (elektroniczny dokument ewidencji wojskowej) i w ciągu 7 dni od daty polecenia powiadamia TCK.

Czego nie wolno żądać. Nie wolno żądać informacji o meldunku (cz. 1 art. 25 KZpP). Karta ID, której ważność wygasła w czasie stanu wojennego, i paszport-książeczka bez wklejonego zdjęcia w wieku 25 lub 45 lat pozostają ważne do 30 dni po jego zakończeniu (uchwała Gabinetu Ministrów nr 1202), więc nie możesz żądać nowego dokumentu. Zaświadczenie z głównego miejsca pracy od osoby zatrudnianej w drugim miejscu pracy też nie jest potrzebne.

E-VOD pracownika podlegającego obowiązkowi wojskowemu musi być wygenerowany w aplikacji Reserve+ nie wcześniej niż 72 godziny przed przyjęciem.

Zgłoszenie przyjęcia do pracy: jak je złożyć i poprawić błąd

Zgłoszenie składasz przed rozpoczęciem pracy przez pracownika jako osobny dokument, a nie w ramach sprawozdawczości. Formularz to J3001005 dla osoby prawnej i F3001005 dla FOP (uchwała Gabinetu Ministrów nr 413). Nie ma osobnego terminu liczonego «od polecenia». Polecenie musi być wcześniej, a zgłoszenie przed pierwszym dniem pracy.

• Za dyrektora zgłoszenia się nie składa, bo urząd skarbowy traktuje jako takie zgłoszenie dane z państwowego rejestru JeDR (odpowiednika KRS).
• Błąd poprawia się parą dokumentów, czyli zgłoszeniem anulującym i nowym zgłoszeniem pierwotnym. To korekta, a nie dwa spóźnione zgłoszenia.
• Przy umowach cywilnoprawnych uchwała nr 413 nie nakłada obowiązku składania zgłoszenia.

Spóźniłeś się ze zgłoszeniem? Derżpracia w praktyce traktuje to jako dopuszczenie do pracy bez formalnego zatrudnienia. Jest jednak orzecznictwo, według którego samo spóźnienie ze zgłoszeniem przy poleceniu wydanym na czas nie dowodzi, że pracownika dopuszczono do pracy bez zatrudnienia. Lepiej nie doprowadzać do sporu i składać zgłoszenie w terminie.

Urlop i zwolnienie: jakie dokumenty

Urlop. Polecenie o urlopie wydaje się przed jego rozpoczęciem i przed rozpoczęciem urlopu wypłaca się też wynagrodzenie urlopowe. Plan urlopów uzgadnia się na rok.

Zwolnienie. W dniu zwolnienia pracownik dostaje kopię polecenia (art. 47 KZpP), wypłatę wszystkich należności i pisemną informację, co dokładnie mu naliczono. Osobnego zgłoszenia zwolnienia do urzędu skarbowego nie ma. Zwolnienie wykazuje się w miesięcznym rozliczeniu podatkowym.

Wynagrodzenie urlopowe, ekwiwalent za niewykorzystany urlop i rozliczenie przy zwolnieniu liczy księgowa płacowa - zobacz obsługę kadrowo-płacową na Ukrainie.

Jak uruchomić kadry od zera

1. Zatwierdzić regulamin pracy.
2. Sprawdzić, czy są polecenia i zgłoszenia do urzędu skarbowego dla wszystkich, którzy już pracują.
3. Założyć akta osobowe i zebrać w nich wnioski, kopie dokumentów i polecenia.
4. Sporządzić roczny plan urlopów i prowadzić ewidencję czasu pracy.
5. Wyznaczyć osobę odpowiedzialną za ewidencję wojskową i powiadomić TCK.
6. Zapisać terminy wypłaty wynagrodzeń w poleceniu albo w układzie zbiorowym.
7. Założyć kalendarz terminów dla zgłoszeń, urlopów i sprawozdawczości.

Jeśli kadry były już prowadzone, ale z lukami, zacznij od punktu drugiego, bo pracownik bez zgłoszenia do urzędu skarbowego to najdroższy błąd.

Kary i kontrole Derżpraci w 2026 roku

Kary nakłada się na podstawie art. 265 KZpP. Osoby prawne i FOP na podatku jednolitym grup 1-3 za pierwsze dopuszczenie do pracy bez zatrudnienia dostają ostrzeżenie zamiast kary. Niezależnie od tego osoba na stanowisku kierowniczym odpowiada osobiście z art. 41 ukraińskiego Kodeksu wykroczeń administracyjnych (KUpAP).

Planowych kontroli Derżpraci obecnie nie ma. Kontrole pozaplanowe są prowadzone między innymi na skargę pracownika. Jak przebiegają i co się sprawdza, opisujemy w artykule o kontrolach Derżpraci w 2026 roku.

Kadry w outsourcingu

Kadry możesz w całości przekazać zewnętrznemu księgowemu. Przejmie polecenia, zgłoszenia do urzędu skarbowego, akta osobowe, plan urlopów i ewidencję czasu pracy, a razem z nimi naliczanie wynagrodzeń. Po stronie firmy zostają podpisy kierownika i pracowników oraz decyzje, kogo przyjąć, a kogo zwolnić.

Pełne prowadzenie kadr razem z ewidencją wojskową kosztuje od 2 000 UAH miesięcznie za pracownika, samo naliczanie wynagrodzeń z poleceniami kadrowymi od 1 500 UAH. Szczegóły znajdziesz na stronie kadry w outsourcingu.