Инвойс как первичный документ в 2026 году — действительно ли акты больше не обязательны

Автор статьи: Денис Кораблев

Дата обновления: 18 марта 2026

В 2026 году инвойс (счёт на оплату) официально признаётся первичным документом, а акт выполненных работ больше не является обязательным во всех случаях. Президент подписал изменения в статью 9 Закона Украины «О бухгалтерском учёте”. На первый взгляд это выглядит как упрощение. Но именно здесь многие предприниматели могут неправильно понять новые правила и получить проблемы с договором, заказчиком или налоговой.

В этой статье подробно объясним: что означает изменение закона на практике, кому стоит переходить на инвойс, а кому безопаснее остаться на актах и как сделать это правильно.

Что изменил закон: инвойс как первичный документ

До 2026 года правило было простое: оказали услугу — составляем акт выполненных работ. Без акта — нет первичного документа, а значит, есть налоговые риски. Теперь подход изменился. В результате изменений, внесённых Законом №4791, инвойс стал полноценным первичным документом для бухгалтерского и налогового учёта — и сделал акт необязательным. Коротко:

• инвойс, то есть счёт на оплату, официально признаётся первичным документом
• акт выполненных работ больше не является обязательным во всех случаях
• бизнес может сам выбрать — работать через инвойс, акт или комбинировать оба формата
• новые правила применяются с 1 апреля 2026 года

На практике это означает: счёт на оплату, подписанный исполнителем, теперь не «предварительный счёт» и не «дополнительный документ». Инвойс — полноценный первичный документ с такой же юридической силой, как и акт. При этом акты никуда не исчезли — их просто перевели из категории обязательных в категорию необязательных. 

Акт или инвойс — теперь это вопрос выбора, а не требования закона.

Кого касаются новые правила по инвойсам

Этот закон является универсальным и распространяется на всех, кто оказывает услуги, выполняет работы или сдаёт имущество в аренду — независимо от системы налогообложения или формы ведения бизнеса. То есть, если вы выставляете счёт за свою работу, а не за товар — это изменение точно касается вас. Будь вы айтишник, преподаватель или консультант. 

Но здесь важно: есть сферы, где ничего не меняется. Это — продажа товаров. Если вы — плательщик НДС, то ваш ключевой первичный документ — налоговая накладная. Инвойс не является её заменой и не может выполнять функцию товарного документа. А также трудовые отношения. Оформление наёмных сотрудников регулируется отдельным пакетом документов: трудовые договоры, приказы о приёме, табели учёта рабочего времени. Инвойсы и акты здесь не применяются вообще.

Закон №4791 предусматривает и другие исключения. Инвойс не заменяет акт, если:

• операция финансируется из бюджетных средств
• передаётся в аренду государственное или коммунальное имущество
• выполняются работы по договору строительного подряда или проектно-изыскательских работ
• передаётся благотворительная помощь — пожертвования или гуманитарная помощь

В этих случаях акт остаётся обязательным независимо от договорённостей сторон.

Важно: изменение касается только формы первичного документа — порядок отражения операции в бухгалтерском учёте остаётся без изменений.

Акт или инвойс в 2026 году: какой вариант выбрать

На практике многие предприниматели называют инвойс просто счётом на оплату. После изменений в законе именно такой счёт, при наличии обязательных реквизитов, может выполнять функцию первичного документа.

После изменений у предпринимателей фактически есть два варианта — и оба законные. Разница в скорости, удобстве и уровне защиты в спорных ситуациях.

Вариант 1. Инвойс как основной первичный документ

Схема простая: 

Простой пример: ФЛП проводит консультацию на 5 000 грн, сразу выставляет инвойс, клиент оплачивает — никаких актов, многодневных задержек и постоянных напоминаний.

Вариант 2. Акт как основной документ, как и раньше

Акты никуда не исчезли — их по-прежнему можно использовать как основной документ. Например, если заказчик настаивает на этом в своих внутренних политиках. Инвойс может оставаться вспомогательным документом — например, как счёт на оплату. А ключевым подтверждением выполнения будет акт с подписями обеих сторон.

Но учитывайте, что согласование акта — это время и деньги. Нужно согласовать формулировки, дождаться подписи, напоминать. Иногда акт согласовывается дольше, чем сама услуга. Подготовка одного акта стоит примерно 200-300 грн рабочего времени бухгалтера или менеджера. Если у вас 20 актов в месяц — это 4-6 тыс грн ежемесячно только на бумажную работу. И если заказчик затягивает подписание — вы фактически остаётесь без закрытого первичного документа.

Кому выгодно перейти с актов на инвойсы

Инвойс — не универсальное решение для всех. Но есть ситуации, где переход очевидно оправдан.

Если вы фрилансер, IT-специалист, подрядчик или арендодатель — это изменение касается вас. Инвойс экономит несколько часов ежемесячно. То же самое касается тех, кто работает с иностранными заказчиками: за границей акт не является привычной практикой, инвойс понятнее для обеих сторон. В целом он хорошо работает там, где услуга разовая, результат очевиден, а у заказчика нет жёстких внутренних требований к документообороту. Для малого бизнеса инвойса чаще всего достаточно.

Другая ситуация, если ваш заказчик — государственная структура или крупная компания с обязательным согласованием через бухгалтерию. Или если услуга нематериальная и факт её оказания сложно доказать без двустороннего подтверждения — консалтинг, стратегические сессии, юридическое сопровождение. В таких случаях акт остаётся более надёжным вариантом. Для компаний с серьёзной внутренней системой контроля это вообще вопрос комплаенса — и большинство опытных бухгалтеров будут выбирать не «самое быстрое», а «самое безопасное».

Стоит также учитывать: практика ещё не сформирована. Не было проверок, не было судебных дел, не было чётких разъяснений от налоговой. Поэтому решение о переходе стоит принимать взвешенно — с учётом типа заказчика, условий договора, наличия НДС и специфических требований.

На практике это означает, что вы можете использовать только инвойс, остаться на актах или комбинировать оба подхода для разных заказчиков. Но категорически нельзя:

•  отказаться от первичного документа вообще, 
• навязывать инвойс там, где договор предусматривает акт,  
• или просто игнорировать условия подписанного договора.

Как перейти на инвойс: пошаговая инструкция

Переход на инвойс — это не просто «начать выставлять счета вместо актов». Чтобы инвойс действительно работал как первичный документ и защищал вас при налоговых проверках и спорах, нужно выполнить несколько конкретных шагов.

Шаг 1. Проверьте действующие договоры.

Просмотрите все договоры с активными заказчиками. Если там прописан акт — без дополнительного соглашения менять ничего нельзя. Это прямое нарушение условий договора и основание для спора с заказчиком. Чтобы перейти легально, сначала подпишите дополнительное соглашение, которое меняет порядок документирования: вместо акта — инвойс. Без этого — не начинайте. А если договоров много — пересмотр и подготовку дополнительных соглашений лучше передать в рамках бухгалтерского сопровождения.

Шаг 2. Пропишите инвойс как первичный документ в договоре.

В договоре должно быть чётко указано:

• что инвойс является первичным документом по услуге,
• порядок выставления и сроки получения инвойса,
• сроки, в течение которых заказчик может заявить возражения,
• критерии приёмки услуги: как определяется, что услуга оказана надлежащим образом.

Шаг 3. Подготовьте шаблон инвойса с обязательными реквизитами.

Чтобы инвойс работал как первичный документ, он должен содержать: 

• дату и номер 
• данные исполнителя и заказчика 
• описание услуг: что именно выполнено 
• стоимость: сумма, валюта 
• подпись исполнителя
• период 

Важно: чтобы инвойс считался первичным документом, в нём обязательно должен быть указан период или дата оказания услуг. Иначе налоговая может не признать его первичным документом — и тогда факт оказания услуги будет считаться неподтверждённым. 

Подпись заказчика не является обязательной. Закон также убрал привязку к оплате: инвойс является первичным документом с момента подписания исполнителем — независимо от факта оплаты.

Шаг 4. Подумайте о дополнительном подтверждении для нематериальных услуг.

Если вы оказываете консалтинг, IT-услуги или маркетинг — одного инвойса может быть недостаточно. Дополнительно фиксируйте результат: письма-согласования, технические задания, отчёты, переписку. Это существенно усилит вашу позицию при проверке.

Помните: налоговая практика проверок пока не изменилась. Факт оказания услуги нужно уметь доказать — независимо от того, каким документом он подтверждается.