Налоговая накладная: как работает система проверок, блокировок и разблокировки

Автор статьи: Денис Кораблев

Дата обновления: 17 декабря 2025

Налоговая накладная является одним из ключевых документов в системе НДС: она подтверждает реальность хозяйственных операций, позволяет формировать налоговый кредит и влияет на репутацию бизнеса в глазах государства и контрагентов. Однако автоматическая система мониторинга СМКОР может приостановить её регистрацию даже при незначительных отклонениях или технических ошибках. В этом материале подробно рассмотрено, как именно проводится проверка налоговых накладных, почему они могут попасть под блокировку, какие документы необходимы для разблокирования и как компаниям избежать подобных ситуаций в будущем.

Если вы плательщик НДС — налоговая накладная (НН) для вас не просто формальность, а основной документ, подтверждающий ваши операции. Каждая продажа товара или услуги фиксируется через регистрацию НН в Едином реестре, и именно по этим данным налоговая видит всю цепочку поставок: производитель → оптовик → розница → конечный покупатель.

НН — это база для налогового кредита, показатель «прозрачности» бизнеса и одновременно источник риска, поскольку система мониторинга может приостановить её регистрацию даже без участия человека.

В этом гайде разберём: как именно проходит проверка налоговых накладных в системе СМКОР, почему НН блокируют и что делать в таком случае, какие документы нужны для разблокировки и как предотвратить блокировку в будущем.

Почему налоговая накладная настолько важна

Налоговая накладная — это не просто документ для отчетности. Это основной документ для подтверждения операций с НДС в Украине. Она выполняет две ключевые функции:

Для бизнеса — право на налоговый кредит

Плательщик НДС может уменьшить свои налоговые обязательства на сумму НДС, если накладная зарегистрирована в ЕРНН.
Без зарегистрированной НН он не может включить эту сумму в налоговый кредит, даже если товар или услуга фактически получены.

Для контрагентов — гарантия добросовестности сделки

С помощью ранее поданных налоговых накладных бизнес может проверить своего контрагента и избежать «рисковых» партнеров. С 2017 года налоговые накладные частично открыты, их можно проверить через сервис «Единый реестр налоговых накладных», размещенный в электронном кабинете плательщика налогов.

Как происходит процесс проверки налоговой накладной при регистрации

Каждая налоговая накладная проходит автоматическую проверку системой мониторинга критериев оценки рисков (СМКОР). Эта система самостоятельно анализирует накладную и принимает одно из двух решений:

• зарегистрировать документ, или
• приостановить регистрацию (так называемая «блокировка налоговых накладных»).

Приостановка регистрации налоговой накладной регулируется Порядком приостановления регистрации НН/РК в Едином реестре налоговых накладных (далее — Порядок).

В целом налоговая накладная проходит четыре этапа проверки, каждый из которых имеет свои критерии.

Этап 1. Проверка на соответствие признакам безусловной регистрации

На этом этапе система определяет, соответствует ли накладная признакам автоматической регистрации без дополнительного анализа. Если она соответствует хотя бы одному из таких признаков — её регистрируют сразу.

Признаки безусловной (автоматической) регистрации:

• покупатель НЕ является плательщиком НДС или НН составлена по льготной операции (то есть, если покупатель по этой НН не получит налоговый кредит, то нет смысла дальше её проверять);
• месячный объем НН менее 1 млн гривен. При этом объем поставок на одного получателя не превышает 100 тыс. грн в месяц, НДС уплачен за прошлый месяц, а также НДС, задекларированный за последний отчетный период, составляет более 40 тыс. грн. И еще один нюанс — руководитель занимает такую должность не более чем в 5 компаниях;
• продавец уплачивает значительный размер НДС (за последние 12 месяцев — более 10 млн грн уплаченного и задекларированного НДС);
• в НН указаны только те операции (по кодам УКТВЭД/ДКПП), которые были указаны в ранее поданной и принятой налоговой таблице данных плательщика налога. При этом плательщик не имеет статуса рисковости;
• НН составлена по определенным операциям (их перечень следует сверять в пп. 5 п. 3 Порядка);
• сумма операции по НН до 10 тыс. грн, отсутствует статус рисковости и руководитель занимает такую должность не более чем в 5 компаниях; 
• подано корректировку в пределах 10 тыс. грн (и так же отсутствует статус рисковости и руководитель занимает такую должность не более чем в 5 компаниях).

Статус рисковости — создает проблемы даже в случае НН на небольшую сумму. Поэтому очень важно своевременно вывести предприятие из перечня рисковых плательщиков НДС.

Если НН не соответствует ни одному из вышеуказанных признаков, она не будет зарегистрирована автоматически и перейдет к следующему, второму этапу проверки.

Этап 2. Оценка рисковости плательщика налога

На этом этапе проверяется, относится ли плательщик к рисковым. Критерии рисковости определены в Приложении 1 к Порядку, всего их восемь. Проверку проводит комиссия регионального органа ГНС, а не автоматическая система СМКОР. 

Если комиссия принимает решение о соответствии плательщика хотя бы одному критерию рисковости — это решение загружается в СМКОР, и система автоматически приостанавливает регистрацию НН.
Если такого решения нет — накладная переходит к следующему этапу проверки: анализу положительной налоговой истории.

Критерии рисковости плательщика налога:

• плательщик налога зарегистрирован на основании недействительных или поддельных документов;
• владение или управление компанией передано несуществующим, умершим или пропавшим без вести лицам;
• регистрация плательщика налога осуществлена физическими лицами, которые заявили, что не имели намерения вести предпринимательскую деятельность;
• поступила информация, что финансово-хозяйственная деятельность осуществляется без ведома учредителя или руководителя;
• юридическое лицо не имеет банковского счета;
• не подана отчетность по НДС за два последних отчетных периода;
• не подана финансовая отчетность за последний отчетный период (для тех, кто находится на общей системе налогообложения);
• у налоговой есть информация, указывающая на рисковость плательщика НДС (существует 20 кодов налоговой информации, по которым плательщик налога может быть отнесен к перечню рисковых. 

Совет: если ваше предприятие соответствует хотя бы одному критерию и попало в перечень рисковых, важно сразу подать пояснения и документы для его исключения. 

Этап 3. Анализ положительной налоговой истории

После проверки на рисковость система переходит к анализу положительной налоговой истории плательщика НДС.
Это один из ключевых этапов, который может «спасти» налоговую накладную от блокировки. Система проверяет 9 показателей положительной истории. Если плательщик соответствует хотя бы одному критерию, накладная регистрируется автоматически. Если же не соответствует ни одному — документ переходит на финальный этап проверки, где оценивается рисковость самой операции.

Критерии положительной налоговой истории:

• объем зарегистрированных НН в текущем месяце не превышает 3 млн грн (касается малого или нового бизнеса);
• стабильный ассортимент приобретаемых товаров (демонстрирует, что вы закупаете устойчивый ассортимент товаров или услуг и не приобретаете ничего необычного);
• остаточная стоимость основных средств в отчетности составляет не менее 5 млн грн;
• площадь земли, находящейся в собственности или аренде, составляет не менее 200 га (ориентировано на сельхозпроизводителей);
• за последние 12 месяцев плательщик налога уплатил НДФЛ на 1 работника в сумме, превышающей 2 размера суммы такого налога с минимальной зарплаты, и имеет более 5 работников в среднемесячном исчислении;
• за предыдущий отчетный год уплачено налогов и ЕСВ на сумму более 10 млн грн в год;
• за последние 12 мес. уплачено НДС более 1 млн грн;
• все ранее приостановленные НН зарегистрированы (те, по которым истек срок подачи пояснений);
• длительная положительная история.

Этап 4. Проверка рисковости операции

Если предыдущие этапы не выявили оснований для приостановления, система анализирует саму операцию на предмет рисковости. Система проверяет 6 критериев рисковости операции при проверке НН. Если операция соответствует хотя бы одному из них — регистрацию налоговой накладной блокируют. Если нет — НН регистрируют автоматически.

Критерии рисковости операций:

• несоответствие в 1,5 раза и более объема поставки товара (услуги) объему приобретения (ввоза) товара (услуги);
• отсутствие лицензии на подакцизный товар, указанный в НН, которая регистрируется;
• отсутствие актуальной записи в Реестре плательщиков акцизного налога в отношении субъекта хозяйствования, который реализует топливо;
• приостановка регистрации РК при изменении номенклатуры товара;
• составление РК на уменьшение налоговых обязательств на сумму, превышающую «виртуальный остаток товаров/услуг» — разницу между объемами приобретения и поставки товаров/услуг, то есть его виртуальный остаток в СМКОР;
• составление РК к НН, которая была зарегистрирована на неплательщика НДС, и регистрация такой РК в срок более 90 дней со дня регистрации НН.

На этом система завершает проверку. Плательщик налога получает информацию в форме квитанции о регистрации НН либо о приостановке регистрации налоговой накладной.

Все эти этапы проверки осуществляются автоматически, поэтому даже незначительные неточности в кодах товаров, контрагентах или датах могут привести к приостановке НН.

Что делать, если приостановлена регистрация налоговой накладной

Если система приостановила регистрацию налоговой накладной, плательщик получает квитанцию с указанием причины блокировки в Электронном кабинете плательщика налогов.

Чтобы зарегистрировать налоговую накладную, необходимо подать письменные пояснения и подтверждающие документы.
Срок подачи — 365 дней со следующего дня после даты составления НН (п. 6 Порядка № 520). 

В пояснениях следует кратко, но четко изложить суть операции и ее реальное содержание. К ним прилагаются документы, подтверждающие указанные обстоятельства. В частности:

• договоры или контракты;
• доверенности и акты;
• первичные документы по поставке товаров или услуг;
• расчетные документы (платежные поручения, банковские выписки);
• сертификаты соответствия, товарно-транспортные накладные и т. п.
  

Пояснения рассматриваются комиссиями территориальных органов ГНС. Срок рассмотрения пояснений — 5 рабочих дней. По результатам рассмотрения ваших пояснений комиссия принимает решение о регистрации либо об отказе в регистрации НН (либо запрашивает дополнительные документы).

Если вы считаете, что решение комиссии несправедливое, вы можете подать жалобу на такую комиссию в центральную комиссию аппарата ГНС.

Если нужна помощь с анализом налоговых накладных, подготовкой пояснений или разблокировкой НН — команда buh.ua поможет. Мы сопровождаем проверки, готовим документы и защищаем интересы клиентов в налоговых спорах.

Как предотвратить блокировку налоговых накладных

Самый эффективный способ избежать блокировки налоговых накладных — это подача Таблицы данных плательщика налога на добавленную стоимость. Этот документ помогает налоговой понять специфику деятельности предприятия: какие именно товары или услуги вы закупаете, что производите и что поставляете далее.

Во время проверки налоговых накладных система СМКОР сверяет коды товаров и услуг в НН с теми, которые указаны в вашей Таблице данных. Если информация совпадает, вероятность блокировки существенно уменьшается. Таблица особенно полезна, когда предприятие ведет нестандартную деятельность, сочетает несколько видов бизнеса или часто меняет ассортимент. 

Вы эксперты в своей сфере, поэтому для вас все может казаться простым. Но налоговики не являются экспертами в каждой отрасли, они не могут знать нюансы работы каждого бизнеса. Поэтому мы настоятельно рекомендуем подать такую таблицу данных, чтобы в будущем предотвратить блокировку НН.

Кроме того, есть несколько практических советов, которые помогут снизить риск приостановки регистрации НН:

• своевременно подавайте налоговую отчетность;
• обновляйте отчетность по основным средствам;
• не осуществляйте операции, которые не соответствуют материально-технической базе предприятия;
• приобретайте и поставляйте только те товары, которые соответствуют профилю деятельности;
• контролируйте объемы поставок товаров относительно объемов их приобретения;
• своевременно уплачивайте налоги и сборы.

Какие могут быть последствия, если не подать пояснения

1. Налоговая накладная останется незарегистрированной в ЕРНН. А значит, покупатель не сможет включить ее в налоговый кредит. Это может привести к конфликту с контрагентом, поскольку он ожидает «кредитную» НН.
2. Нарушение договорных условий. Многие договоры содержат условие об обязательной регистрации НН. Если этого не сделать — возможны штрафы, претензии, отказ от сотрудничества.
3. Штрафы за несвоевременную регистрацию (или ее отсутствие). Если в течение 365 дней не поданы пояснения относительно регистрации НН и регистрация так и не состоялась, налоговый орган может наложить штраф в размере 25% суммы НДС, указанной в НН (п. 90 Подраздела 2 Раздела ХХ НКУ, абз. 13 п.120.1 НКУ).
4. Риск повышенного внимания со стороны налоговой. Если вы «молчите» после приостановки регистрации, система фиксирует это как признак «схемного поведения». Это увеличивает вероятность блокировки последующих накладных, даже если они будут полностью корректными.
5. Ухудшение налоговой истории плательщика. Это может привести к снижению репутации плательщика налога в глазах ГНС. В дальнейшем это может повлиять на автоматическую блокировку накладных, сложности с бюджетным возмещением, внесение в перечень рисковых плательщиков.

То есть, если не подать пояснения — это фактически означает добровольное согласие с тем, что накладная фиктивная или сомнительная. Даже если она реальная, без пояснений ее невозможно «реабилитировать».

Налоговая фиксирует такую бездеятельность как «рисковое поведение», что влияет на налоговую историю компании и повышает риск последующих проверок.

FAQ: частые вопросы о налоговых накладных