Податкова накладна: як працює система перевірок, блокувань і розблокування

Автор: Денис Корабльов

Дата оновлення: 17 Грудня 2025

Податкова накладна є одним з ключових документів у системі ПДВ: вона підтверджує реальність господарських операцій, дозволяє формувати податковий кредит та впливає на репутацію бізнесу в очах держави і контрагентів. Проте автоматична система моніторингу СМКОР може зупинити її реєстрацію навіть за незначних відхилень чи технічних помилок. У цьому матеріалі детально розглянуто, як саме відбувається перевірка податкових накладних, чому вони потрапляють під блокування, які документи необхідні для розблокування та як компаніям уникнути подібних ситуацій у майбутньому.

Якщо ви платник ПДВ – податкова накладна (ПН) для вас не просто формальність, а основний документ, який підтверджує ваші операції. Кожен продаж товару чи послуги фіксується через реєстрацію ПН у Єдиному реєстрі, і саме за цими даними податкова бачить увесь ланцюг постачання: виробник → оптовик → роздріб → кінцевий покупець.

ПН – це база для податкового кредиту, показник “прозорості” бізнесу і водночас джерело ризику, адже система моніторингу може зупинити її реєстрацію навіть без участі людини.

У цьому гайді розберемо: як саме проходить перевірка податкових накладних у системі СМКОР, чому ПН блокують і що робити в такому випадку, які документи потрібні для розблокування та як запобігти блокуванню у майбутньому.

Чому податкова накладна настільки важлива

Податкова накладна – це не просто документ для звітності. Це головний документ для підтвердження операцій з ПДВ в Україні. Вона має дві ключові функції:

Для бізнесу – право на податковий кредит

Платник ПДВ може зменшити свої податкові зобов’язання на суму ПДВ, якщо накладна зареєстрована в ЄРПН.
Без зареєстрованої ПН він не може включити цю суму до податкового кредиту, навіть якщо товар чи послугу фактично отримано.

Для контрагентів – гарантія добросовісності угоди

За допомогою раніше поданих податкових накладних бізнес може перевірити свого контрагента та уникнути “ризикових” партнерів. З 2017 року податкові накладні частково відкриті, їх можна перевірити через сервіс “Єдиний реєстр податкових накладних”, розміщений в електронному кабінеті платника податків.

Як відбувається процес перевірки податкової накладної при реєстрації

Кожна податкова накладна проходить автоматичну перевірку системою моніторингу критеріїв оцінки ризиків (СМКОР). Ця система самостійно аналізує накладну та приймає одне з двох рішень:

• зареєструвати документ, або
• зупинити реєстрацію (так зване “блокування податкових накладних”).

Зупинка реєстрації податкової накладної регулюється Порядком зупинення реєстрації ПН/РК в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі – Порядок).

Загалом податкова накладна проходить чотири етапи перевірки, кожен з яких має свої критерії.

Етап 1. Перевірка на відповідність ознакам безумовної реєстрації

На цьому етапі система визначає, чи відповідає накладна ознакам автоматичної реєстрації без додаткового аналізу. Якщо відповідає хоча б одній із таких ознак – її реєструють одразу.

Ознаки безумовної (автоматичної) реєстрації:

• покупець НЕплатник ПДВ або ПН складена щодо пільгової операції (тобто, якщо покупець за цією ПН не отримає кредиту, то немає сенсу далі її перевіряти);
• місячний обсяг ПН менше ніж 1 млн. гривень. При цьому обсяг постачання на одного отримувача не перевищує 100 тис грн на міс., а ПДВ сплачене за минулий місяць, а також ПДВ задеклароване за останній звітний період, більше ніж 40 тис. грн. І ще один нюанс – керівник займає таку посаду не більше ніж в 5 компаніях;
• продавець сплачує значний розмір ПДВ (за останні 12 місяців більше 10 млн.грн сплаченого і задекларованого ПДВ);
• у ПН вказані лише ті операції (за кодам УКТЗЕД/ДКПП), які були зазначені в раніше поданій і прийнятій податковою таблиці даних платника податку. При цьому платник не має статусу ризиковості;
• ПН складено щодо певних операцій (їх перелік варто звіряти в пп.5 п.3 Порядку);
• сума операції ПН до 10 тис. грн., немає статусу ризиковості і керівник займає таку посаду не більше ніж в 5 компаніях; 
• подано коригування в рамках 10 тис. грн (і так само немає статусу ризиковості і керівник займає таку посаду не більше ніж в 5 компаніях).

Статус ризиковості – створює проблеми, навіть, якщо це ПН на невеличку суму. Тому дуже важливо вчасно вивести підприємство із переліку ризикових платників ПДВ.

Якщо ПН не відповідає жодній з вищевказаних ознак, ПН не буде автоматично зареєстрована і вона перейде до наступного, другого етапу перевірки.

Етап 2. Оцінка ризиковості платника податку

На цьому етапі перевіряється, чи відноситься платник до ризикових. Критерії ризиковості визначені у Додатку 1 до Порядку, всього їх вісім. Перевірку проводить комісія регіонального органу ДПС, а не автоматична система СМКОР. 

Якщо комісія приймає рішення про відповідність платника хоча б одному критерію ризиковості – це рішення завантажується в СМКОР, і система автоматично зупиняє реєстрацію ПН.
Якщо рішення немає – накладна переходить до наступного етапу перевірки: аналізу позитивної податкової історії.

Критерії ризиковості платника податку:

• платник податку зареєстрований на підставі недійсних або підроблених документів;
• володіння або управління компанією передано неіснуючим, померлим або зниклими безвісти особами;
• реєстрація платника податку здійснена фізичними особами, які заявили, що не мали наміру вести підприємницьку діяльність;
• надійшла інформація що фінансово-господарська діяльність здійснюється без відома засновника або керівника;
• юридична особа не має банківського рахунку;
• не подано звітність з ПДВ за два останні звітні періоди;
• не подано фінансову звітність за останній звітний період (для тих, хто на загальній системі оподаткування);
• в податкової є інформація, що вказує на ризиковість платника ПДВ (існує 20 кодів податкової інформації, через яку платника податку може бути віднесено до переліку ризикових. 

Порада: якщо ваше підприємство відповідає хоча б одному критерію  і  потрапило до переліку ризикових, важливо одразу подати пояснення та документи для його виключення. 

Етап 3. Аналіз позитивної податкової історії

Після перевірки на ризиковість система переходить до аналізу позитивної податкової історії платника ПДВ.
Це один із ключових етапів, який може “врятувати” податкову накладну від блокування. Система перевіряє 9 показників позитивної історії. Якщо платник відповідає хоча б одному критерію, накладна реєструється автоматично. Якщо ж не відповідає жодному – документ переходить на фінальний етап перевірки, де оцінюється ризиковість самої операції.

Критерії позитивної податкової історії:

• обсяг зареєстрованих ПН у поточному місяці не перевищує 3 млн. грн. (стосується малого або нового бізнесу);
• стабільний асортимент придбаних товарів (демонструє що Ви закуповуєте сталий асортимент товарів чи послуг, не закуповуєте нічого незвичного);
• залишкова вартість основних засобів у звітності становить не менше 5 млн. грн.;
• площа землі, яка перебуває у власності або оренді становить не менше 200 га. (спрямований на сільгоспвиробників);
• за останні 12 місяців платник податку сплатив ПДФО на 1 працівника в сумі що перевищує 2 розміри суми такого податку з мінімальної ЗП, має більше 5 працівників середньомісячно;
• за попередній звітний рік сплачено податків та ЄСВ у сумі більше 10 млн грн на рік;
• за останні 12 міс. сплачено ПДВ більше 1 млн грн;
• усі раніше зупинені ПН зареєстровано (ті які минув строк на подачу пояснень);
• тривала позитивна історія.

Етап 4. Перевірка ризиковості операції

Якщо попередні етапи не виявили підстав для зупинення, система аналізує саму операцію на предмет ризиковості. Система перевіряє 6 критеріїв ризиковості операції при перевірці ПН. Якщо операція відповідає хоча б одному з них – реєстрацію податкової накладної блокують. Якщо ні – ПН реєструють автоматично.

Критерії ризиковості операцій:

• невідповідність в 1.5 рази та більше обсягу постачання товару (послуги) над обсягом придбання (ввезення) товару (послуги);
• відсутність ліцензії на підакцизний товар, що зазначений у ПН, яка реєструється;
• відсутність актуального запису в Реєстрі платників акцизного податку щодо суб’єкта господарювання, який реалізує пальне;
• зупинення реєстрації РК на зміну номенклатури товару;
• складання РК на зменшення податкових зобов’язань на суму, що перевищує «віртуальний залишок товарів/послуг» – різницю між обсягами придбання та постачання товарів/послуг, тобто його віртуальний залишок в СМКОР;
• складання РК до ПН, яка була зареєстрована на неплатника ПДВ і реєстрація такої РК у строк більше 90 днів з дня реєстрації ПН.

На цьому система завершує перевірку. Платник податку отримує інформацію у формі квитанції щодо реєстрації ПН, або зупинки реєстрації податкової накладної.

Усі ці етапи перевірки здійснюються автоматично, тому навіть дрібні неточності в кодах товарів, контрагентах або датах можуть призвести до зупинки ПН.

Що робити, якщо зупинено реєстрацію податкової накладної

Якщо система зупинила реєстрацію податкової накладної, платник отримує квитанцію із зазначенням причини блокування у Електронному кабінеті платника податків.

Щоб зареєструвати податкову накладну, необхідно подати письмові пояснення та підтвердні документи.
Строк подачі – 365 днів з наступного дня після дати складання ПН (п. 6 Порядку № 520). 

У поясненнях слід коротко, але чітко викласти суть операції та її реальний зміст. До них додаються документи, що підтверджують зазначені обставини. Зокрема:

• договори або контракти;
• довіреності та акти;
• первинні документи щодо постачання товарів чи послуг;
• розрахункові документи (платіжні доручення, банківські виписки);
• сертифікати відповідності, товарно-транспортні накладні тощо.
  

Пояснення розглядаються комісіями територіальних органів ДПС. Термін розгляду пояснень – 5 робочих днів. За результатами розгляду Ваших пояснень комісія приймає рішення про реєстрацію, або про відмову у реєстрації ПН (або просить додаткові документи).

Якщо Ви вважаєте, що рішення комісії несправедливе, Ви можете подати скаргу на таку комісію до центральної комісії апарату ДПС.

Якщо потрібна допомога з аналізом податкових накладних, підготовкою пояснень або розблокуванням ПН – команда buh.ua допоможе. Ми супроводжуємо перевірки, готуємо документи і захищаємо інтереси клієнтів у податкових спорах.

Як запобігти блокуванню податкових накладних

Найефективніший спосіб уникнути блокування податкових накладних – це подання Таблиці даних платника податку на додану вартість. Цей документ допомагає податковій зрозуміти специфіку діяльності підприємства: які саме товари або послуги ви закуповуєте, що виробляєте і що постачаєте далі.

Під час перевірки податкових накладних система СМКОР звіряє коди товарів та послуг у ПН з тими, що вказані у вашій Таблиці даних. Якщо інформація збігається, ймовірність блокування суттєво зменшується. Таблиця особливо корисна, коли підприємство має нестандартну діяльність, комбінує кілька видів бізнесу або часто змінює асортимент. 

Ви експерти у своїй сфері, тому для Вас може здаватись все просто. Але податківці не є експертами у кожній галузі, вони не можуть знати нюанси роботи кожного бізнесу.Тому ми дуже рекомендуємо подати таку таблицю даних, щоб в майбутньому запобігти блокуванню ПН.

Крім того, є кілька практичних порад, які допоможуть знизити ризик зупинки реєстрації ПН:

• вчасно подавайте податкову звітність;
• оновлюйте звітність про основні засоби;
• не проводьте операцій, що не відповідають матеріальній базі підприємства;
• купуйте та постачайте лише ті товари, які відповідають профілю діяльності;
• контролюйте обсяги постачання товару відносно обсягів придбання такого товару;
• вчасно сплачуйте податки та збори.

Які можуть бути наслідки, якщо не подати пояснення

1. Податкова накладна залишиться незареєстрованою в ЄРПН. А отже, покупець не зможе включити її до податкового кредиту. Це може спричинити конфлікт із контрагентом, адже він очікує “кредитну” ПН.
2. Порушення договірних умов. Багато договорів містять умову про обов’язкову реєстрацію ПН. Якщо цього не зробити – можливі штрафи, претензії, відмова від співпраці.
3. Штрафи за несвоєчасну реєстрацію (або її відсутність). Якщо протягом 365 днів не подано пояснення щодо реєстрації ПН і реєстрація не відбулася, податковий орган може накласти штраф у розмірі 25% суми ПДВ, зазначеної в ПН (п. 90 Підрозділу 2 Розділу ХХ ПКУ, абз.13 п.120.1 ПКУ).
4. Ризик подальшої уваги від податкової. Якщо Ви «мовчите» після зупинки реєстрації, система фіксує це як ознаку “схемної поведінки”. Це збільшує ймовірність блокування наступних накладних, навіть якщо вони будуть повністю коректними.
5. Погіршення податкової історії платника. Це може спричинити зниження репутації платника податку в очах ДПС. У майбутньому це може вплинути на автоматичне блокування накладних, складність із дотриманням бюджетного відшкодування, внесення до переліку ризикових платників.

Тобто, якщо не подати пояснень – це фактично означає добровільну згоду з тим, що накладна фіктивна або сумнівна. Навіть якщо вона реальна, без пояснень її не реабілітувати. 

Податкова фіксує таку бездіяльність як “ризикову поведінку”, що впливає на податкову історію компанії та підвищує ризик подальших перевірок.

FAQ: часті питання про податкові накладні