Notyfikacja produktów kosmetycznych na Ukrainie w 2026 roku: wymagania, dokumenty i kary

Autor artykułu: Denis Korablyov

Data aktualizacji: 20 lipca 2026

Jeśli Twoja firma ma choćby niewielki związek z kosmetykami, musisz zapoznać się z notyfikacją produktów kosmetycznych. Nowe wymogi dotyczą całego łańcucha obrotu kosmetykami – producentów, importerów, właścicieli marek, dystrybutorów, sklepów, salonów i hoteli. Ich obowiązki są jednak różne: notyfikację składa Osoba Odpowiedzialna, natomiast sprzedawcy muszą sprawdzać produkty i przechowywać dokumenty potwierdzające ich pochodzenie.

Najważniejsze, aby od razu zrozumieć, że notyfikacja to nie zezwolenie, lecz zgłoszenie państwu produktu wprowadzanego na rynek. System uproszczono w porównaniu z wcześniejszą procedurą uzyskiwania zezwoleń, ale „uproszczono” nie oznacza, że „nie trzeba nic robić”: ryzyko ponoszą przedsiębiorcy, którzy nieprawidłowo przygotowali dokumenty.

W tym artykule wyjaśnimy prostymi słowami, czym jest notyfikacja produktów kosmetycznych, co uznaje się za kosmetyk, kto dokładnie ma obowiązek dokonać notyfikacji, jakich dokumentów potrzebuje każdy uczestnik obrotu, jakie dane podaje się podczas notyfikacji, co zrobić z pozostałymi zapasami oraz jakie kary grożą za naruszenia.

Czym jest notyfikacja produktów kosmetycznych

Wcześniej, aby legalnie sprzedawać niektóre rodzaje kosmetyków, trzeba było przejść procedurę uzyskania zezwolenia: zebrać dokumenty, uzyskać odpowiednie opinie i czekać. Obecnie podejście się zmieniło. Państwo wprowadziło notyfikację – zgłoszenie produktu kosmetycznego, który ma zostać wprowadzony do obrotu. Nie jest to zezwolenie, które trzeba „wywalczyć”, lecz poinformowanie państwa jeszcze przed rozpoczęciem sprzedaży.

Dane o produktach są wprowadzane do Elektronicznego Systemu Notyfikacji Produktów Kosmetycznych, administrowanego przez Ministerstwo Zdrowia. Procedura notyfikacji została zatwierdzona zarządzeniem Ministerstwa Zdrowia nr 2147 z 18.12.2023, a sam system elektroniczny zaczął działać 1 grudnia 2025 roku.

Wymogi określa Regulamin techniczny dotyczący produktów kosmetycznych, zatwierdzony uchwałą Rady Ministrów nr 65 z 20.01.2021. Opracowano go na podstawie europejskiego Rozporządzenia (WE) nr 1223/2009, co oznacza, że Ukraina przyjęła zasady obowiązujące w UE. Regulamin wszedł w życie 3 sierpnia 2024 roku, a dla przedsiębiorców przewidziano dwuletni okres przejściowy.

Co uznaje się za produkt kosmetyczny

To właśnie tutaj wielu przedsiębiorców popełnia pierwszy błąd. Myślą: „Kosmetyki mnie nie dotyczą, ponieważ nie sprzedaję kosmetyków kolorowych”. Tymczasem produkty kosmetyczne to znacznie szersza kategoria, niż mogłoby się wydawać.

Do produktów kosmetycznych zalicza się wszystkie środki przeznaczone do stosowania na zewnętrzne części ciała (skórę, włosy, paznokcie, usta), a także na zęby i błony śluzowe jamy ustnej – w celu ich oczyszczania, perfumowania, zmiany wyglądu, ochrony lub utrzymywania w dobrym stanie. 

Należą do nich w szczególności:

• perfumy, wody toaletowe i wody perfumowane;
• żele pod prysznic, płyny do kąpieli i szampony;
• dezodoranty i antyperspiranty;
• pasty do zębów i środki do higieny jamy ustnej;
• kremy, balsamy, maseczki i preparaty do opalania;
• środki do golenia i po goleniu;
• kosmetyki kolorowe, lakiery do paznokci i zmywacze do paznokci.

W grupie podwyższonego ryzyka znajdują się stacjonarne i internetowe sklepy z kosmetykami, sprzedawcy perfum na rozlew, niektóre sklepy spożywcze, gabinety stomatologiczne, salony kosmetyczne sprzedające produkty klientom, a nawet hotele oferujące własne kosmetyki w pokojach. Nawet jeśli kosmetyki nie są Twoim głównym asortymentem – jeśli je sprzedajesz, wymóg ten dotyczy również Ciebie.

Kto ma obowiązek dokonać notyfikacji produktów kosmetycznych

Najważniejsza zasada jest taka: produkt musi zgłosić podmiot, który jako pierwszy wprowadza go do obrotu w Ukrainie. 

Zgodnie z regulaminem podmiot ten nazywany jest Osobą Odpowiedzialną – może nią być producent będący rezydentem, importer albo osoba wyznaczona przez nich na piśmie. 

Ważne: dystrybutor nie staje się automatycznie Osobą Odpowiedzialną tylko dlatego, że jako pierwszy sprzedał produkt – wszystko zależy od jego roli, oznakowania oraz od tego, pod czyją nazwą produkt jest wprowadzany na rynek.

Aby ustalić, kto odpowiada za notyfikację w Twojej sytuacji, zapoznaj się z poniższą tabelą:

Informacje do Elektronicznego Systemu Notyfikacji wprowadzają kierownicy lub upoważnieni pracownicy Osoby Odpowiedzialnej.

Jakich dokumentów potrzebują sprzedawca, producent i importer kosmetyków

To, co konkretnie należy zrobić, zależy od Twojej roli. Zakres obowiązków zależy od tego, czy jesteś producentem, importerem, Osobą Odpowiedzialną, czy jedynie odsprzedajesz produkty już wprowadzone do obrotu. Dla jednych najważniejsze jest dokonanie notyfikacji i przygotowanie dokumentacji, dla innych – sprawdzenie dokumentów dotyczących produktu, zapewnienie jego identyfikowalności i prawidłowego oznakowania.

1. Co powinien zrobić sprzedawca już notyfikowanych kosmetyków

Wielu detalicznych sprzedawców kosmetyków działa jako JDG w 2. grupie podatkowej. Jeśli odsprzedajesz kosmetyki pochodzące od oficjalnego dostawcy, ponowna notyfikacja produktu zazwyczaj nie jest wymagana. Warto jednak uzyskać potwierdzenie notyfikacji, przechowywać umowy i faktury dotyczące każdej partii, sprawdzać oznakowanie w języku ukraińskim, dane Osoby Odpowiedzialnej, termin przydatności oraz przestrzegać warunków przechowywania. Dokumenty powinny umożliwiać ustalenie, od kogo i kiedy otrzymałeś produkty.

Jeśli prowadzisz detaliczną sprzedaż kosmetyków, pamiętaj również o obowiązku stosowania RRO lub programowego RRO przy rozliczeniach z klientami – jest to odrębny wymóg, za którego naruszenie również grożą kary.

2. Notyfikacja dla producenta, importera i właściciela własnej marki

Jeśli produkujesz, importujesz lub zamawiasz kosmetyki pod własną marką, jesteś Osobą Odpowiedzialną i to Ty dokonujesz notyfikacji. W tym celu potrzebna jest dokumentacja produktu, która obejmuje:

• opis produktu kosmetycznego umożliwiający jego jednoznaczną identyfikację;
• raport bezpieczeństwa produktu kosmetycznego;
• opis metody produkcji oraz potwierdzenie zgodności z dobrą praktyką produkcyjną (GMP);
• dowody potwierdzające deklarowane działanie produktu, jeżeli wynika ono z oznakowania;
• informacje dotyczące badań na zwierzętach, jeżeli mają zastosowanie.

Dokumentację należy przechowywać przez 10 lat od daty wprowadzenia do obrotu ostatniej partii produktu kosmetycznego. Raport bezpieczeństwa przygotowuje wykwalifikowany ekspert ds. oceny bezpieczeństwa, często przy udziale wyspecjalizowanych laboratoriów.

Odrębnym przypadkiem są perfumy na rozlew. Jeśli sprzedawca samodzielnie przelewa perfumy do innych opakowań, zmienia oznakowanie lub sprzedaje je pod własną marką, może przejąć obowiązki producenta lub Osoby Odpowiedzialnej. Taki model działalności należy przeanalizować osobno, ponieważ notyfikacja produktu wyjściowego może okazać się niewystarczająca.

Jakie dane podaje się podczas notyfikacji

Notyfikację składa Osoba Odpowiedzialna za pośrednictwem Elektronicznego Systemu Notyfikacji Ministerstwa Zdrowia. Minimalny zakres danych dotyczących produktu obejmuje:

• kategorię i nazwę produktu;
• nazwę i adres Osoby Odpowiedzialnej, pod którym przechowywana jest dokumentacja;
• kraj pochodzenia – w przypadku produktów importowanych;
• obecność nanomateriałów;
• obecność substancji CMR (rakotwórczych, mutagennych lub działających szkodliwie na rozrodczość kategorii 1A/1B);
• recepturę ramową – na potrzeby udzielenia pierwszej pomocy medycznej;
• oryginalne oznakowanie oraz, w razie potrzeby, zdjęcie opakowania.

Uwaga: podczas notyfikacji można wybrać recepturę ramową, jeżeli skład produktu w pełni jej odpowiada. Jeśli żadna z proponowanych receptur ramowych nie jest odpowiednia, do systemu wprowadza się własną recepturę ze wskazaniem nazw INCI oraz stężenia lub zakresu stężeń każdego składnika.

Co stanie się z pozostałymi zapasami kosmetyków po 3 sierpnia 2026 roku

W odniesieniu do kosmetyków legalnie wprowadzonych do obrotu przed 3 sierpnia 2026 roku obowiązują odrębne przepisy przejściowe. Początkowo uchwała nr 65 ustanawiała jedynie ogólną zasadę: udostępnianie takich produktów na rynku nie może być zakazane ani ograniczone z powodu ich niezgodności z nowymi wymogami, jednak bez określenia daty końcowej. W czerwcu 2026 roku Rada Ministrów przyjęła uchwałę nr 737, która doprecyzowała to uprawnienie: 

produkty kosmetyczne, które nie zostały notyfikowane, ale zostały wprowadzone do obrotu przed 3 sierpnia 2026 roku, mogą być udostępniane na rynku i sprzedawane do 3 sierpnia 2030 roku.

Ważna kwestia dotycząca okresu przejściowego: uchwała nr 737 wchodzi w życie po upływie sześciu miesięcy od dnia publikacji – orientacyjnie w grudniu 2026 roku. Dlatego bezpośrednio po 3 sierpnia 2026 roku sprzedaż legalnych zapasów opiera się na obowiązującym przepisie uchwały nr 65 („nie może być zakazana ani ograniczona”), natomiast ostateczny termin – 3 sierpnia 2030 roku – zostanie określony przez uchwałę nr 737 po jej wejściu w życie. Jednocześnie termin notyfikacji przypadający na 3 sierpnia 2026 roku nie zostaje przesunięty: po tej dacie nie można wprowadzać do obrotu nowych produktów bez notyfikacji – chodzi wyłącznie o sprzedaż zapasów wprowadzonych do obrotu wcześniej.

Aby potwierdzić, że konkretna partia została wprowadzona do obrotu przed 3 sierpnia 2026 roku, należy przechowywać dokumenty źródłowe umożliwiające ustalenie jej pochodzenia i daty dostawy: umowy, faktury lub dokumenty wydania, zgłoszenia celne w przypadku importu oraz inne dokumenty z wyraźnie wskazaną datą. Protokół inwentaryzacji może wzmocnić materiał dowodowy dotyczący zapasów, jednak przepisy nie określają go jako dokumentu obowiązkowego ani jedynego – jest to raczej praktyczne zalecenie.

Kary za sprzedaż kosmetyków bez notyfikacji

Kontrolę przestrzegania wymogów sprawuje Państwowa Służba Ukrainy ds. Leków i Kontroli Narkotyków w ramach państwowego nadzoru rynku. Odpowiedzialność określa art. 44 Ustawy nr 2735-VI. Wysokość kary zależy od tego, kto dopuścił się naruszenia – podmiot, który wprowadził produkt do obrotu, czy dystrybutor – czy produkt był jedynie niezgodny z wymogami, czy stwarzał poważne ryzyko, a także od tego, czy naruszenie było powtórne. Kwoty są powiązane z nieopodatkowanym minimum dochodów obywateli, które wynosi 17 UAH.

Konkretna kwalifikacja prawna zależy od Twojej roli i okoliczności. Jeśli sprzedawca nie może udokumentować, kto wprowadził produkt do obrotu, mogą zostać wobec niego zastosowane sankcje przewidziane dla podmiotu, który wprowadził produkt do obrotu. Takie stanowisko pojawia się w orzecznictwie sądowym.

Oprócz nałożenia kary organ nadzoru rynku może ograniczyć lub zakazać udostępniania produktu na rynku, a także nakazać jego wycofanie z obrotu lub odzyskanie od konsumentów – w zależności od rodzaju naruszenia i poziomu ryzyka. Łączne straty mogą więc znacznie przekroczyć wysokość samej kary.

Kontrole nie zawsze są planowe: wystarczy skarga konkurenta lub niezadowolonego klienta. Dlatego warto wcześniej uporządkować dokumenty i przygotować się do kontroli organu nadzoru rynku.