Кадровый учёт на предприятии в 2026 году: документы, сроки и кто его ведёт

Автор статьи: Филипп Орлов

Дата обновления: 30 октября 2026

Кадровый учёт - это документы, которыми работодатель оформляет приём, отпуска, перевод и увольнение работников, и уведомления о них в налоговую. Для ТОВ он обязателен с первого работника, даже если в компании работает только директор.

Ниже - какие документы нужны в 2026 году, кто их ведёт, как подать уведомление о приёме и что делать, если в нём ошибка. Отдельно - штрафы Гоструда и как начать кадровый учёт с нуля.

Что такое кадровый учёт и что в него входит

Кадровый учёт охватывает всё, что происходит с работником с первого до последнего рабочего дня:

• приказы о приёме, отпусках, переводе и увольнении;
• уведомление в налоговую о приёме на работу;
• личные дела работников;
• график отпусков и табель учёта рабочего времени;
• воинский учёт работников, которые состоят на учёте в ТЦК.

Для ТОВ и других предприятий состав личного дела определяют Правила организации делопроизводства, утверждённые приказом Минюста № 1000/5. Они обязательны независимо от формы собственности. На ФЛП-работодателя эти Правила прямо не распространяются, но приказы, уведомление в налоговую и трудовой договор нужны и ему. Как нанять первого работника на ФЛП, рассказываем в статье как ФЛП нанять работника.

Кто ведёт кадровый учёт и кто отвечает

Вести учёт может кадровик, бухгалтер, сам директор или внешняя компания. Ответственность за документы в любом случае несёт работодатель. Штрафы Гоструда накладывает на компанию, а административные - лично на должностное лицо.

За воинский учёт отвечает руководитель. Он приказом назначает ответственное лицо, а сам учёт ведёт служба персонала или тот, кто ведёт учёт работников. Что именно входит в воинский учёт и какие у него сроки, - на странице ведение воинского учёта на предприятии.

Чаще всего в небольших компаниях кадры ведёт тот же бухгалтер, который считает зарплату. Так удобнее, потому что приказ об отпуске и расчёт отпускных готовит один человек, и сроки не расходятся.

Обязательные кадровые документы в 2026 году

Форма П-2 (личная карточка) теперь на усмотрение работодателя. Должностные инструкции КЗоТ прямо не требует, но для руководителей, специалистов и служащих их рекомендуют иметь.

Письменный трудовой договор обязателен в случаях, перечисленных в ст. 24 КЗоТ. Например, когда работодатель - ФЛП, работа дистанционная, работник несовершеннолетний или сам этого требует. В военное положение форму договора определяют стороны (ст. 2 Закона № 2136-IX), но в случаях ст. 24 лучше всё равно заключить его письменно. Когда лучше трудовой договор, а когда гражданско-правовой или ФЛП, - в статье трудовой договор, ГПД или ФЛП.

Приём на работу: порядок и сроки

1. Работник подаёт паспорт, РНУКПН и трудовую книжку, если она есть, или данные из реестра застрахованных лиц.
2. Работодатель издаёт приказ о приёме.
3. До первого рабочего дня подаёт уведомление в налоговую.
4. Работник знакомится с приказом, условиями труда и правилами распорядка.
5. Для военнообязанных - проверка е-ВОД и уведомление ТЦК в течение 7 дней с даты приказа.

Что требовать нельзя. Сведения о регистрации места жительства требовать запрещено (ч. 1 ст. 25 КЗоТ). ID-карта, срок действия которой истёк во время военного положения, и паспорт-книжечка без вклеенного фото в 25 или 45 лет остаются действительными до 30 дней после его окончания (постановление КМУ № 1202), поэтому новый документ требовать нельзя. Справка с основного места работы для совместителя тоже не нужна.

Е-ВОД военнообязанного работника должен быть сформирован в Резерв+ не раньше чем за 72 часа до приёма.

Уведомление о приёме на работу: как подать и исправить ошибку

Уведомление подают до начала работы сотрудника отдельным документом, а не в составе отчётности. Форма - J3001005 для юрлица и F3001005 для ФЛП (постановление КМУ № 413). Отдельного срока «после приказа» нет. Приказ должен быть раньше, а уведомление - до первого рабочего дня.

• На директора уведомление не подают, потому что для налоговой им считаются данные из ЕГР.
• Ошибку исправляют парой документов - отменяющее уведомление и новое первичное. Это исправление, а не две опоздавшие подачи.
• Для гражданско-правовых договоров постановление № 413 обязанности подавать уведомление не устанавливает.

Опоздали с уведомлением? Гоструда на практике трактует это как допуск без оформления. Но есть судебная практика, по которой само по себе опоздание с уведомлением при вовремя изданном приказе не доказывает, что работника допустили к работе без оформления. Лучше не доводить до спора и подавать вовремя.

Отпуск и увольнение: какие документы

Отпуск. Приказ об отпуске издают до его начала, отпускные выплачивают тоже до начала отпуска. График отпусков согласовывают на год.

Увольнение. В день увольнения работнику выдают копию приказа (ст. 47 КЗоТ), выплачивают все суммы и письменно сообщают, что именно начислено. Отдельного уведомления в налоговую об увольнении нет. Увольнение показывают в налоговом расчёте за месяц.

Как посчитать отпускные, компенсацию за неиспользованный отпуск и расчёт при увольнении, разбираем на примерах в статье о зарплате, отпускных и больничных в 2026 году.

Как начать кадровый учёт с нуля

1. Утвердить правила внутреннего трудового распорядка.
2. Проверить, есть ли приказы и уведомления в налоговую на всех, кто уже работает.
3. Завести личные дела и собрать в них заявления, копии документов и приказы.
4. Составить график отпусков на год и вести табель.
5. Назначить ответственного за воинский учёт и уведомить ТЦК.
6. Записать даты выплаты зарплаты в приказе или коллективном договоре.
7. Завести календарь сроков - уведомления, отпуска, отчётность.

Если учёт уже вели, но с пробелами, начните со второго пункта, потому что работник без уведомления в налоговую - самая дорогая ошибка.

Штрафы и проверки Гоструда в 2026 году

Штрафы накладывают по ст. 265 КЗоТ. Юрлиц и ФЛП на едином налоге 1-3 групп за первый допуск к работе без оформления предупреждают без штрафа. Отдельно должностное лицо отвечает лично по ст. 41 КУоАП.

Плановых проверок Гоструда сейчас нет, внеплановые проводят, в частности, по жалобе работника. Как они проходят и что проверяют - в статье о проверках Гоструда в 2026 году.

Кадровый учёт на аутсорсинге

Кадры можно полностью передать внешнему бухгалтеру - приказы, уведомления в налоговую, личные дела, график отпусков и табель, а вместе с ними и расчёт зарплаты. За компанией остаются подписи руководителя и работников и решение, кого принимать и увольнять.

Полное ведение кадрового учёта вместе с воинским учётом стоит от 2 000 грн в месяц за работника, только расчёт зарплаты с кадровыми приказами - от 1 500 грн. Подробности - на странице кадровый учёт на аутсорсинге.