Jak zatrudnić pracownika jako FOP w 2026 roku: instrukcja krok po kroku, podatki, sprawozdawczość i kary

Autor artykułu: Denis Korablyov

Data aktualizacji: 24 lutego 2026

FOP to ukraiński odpowiednik jednoosobowej działalności gospodarczej – forma prowadzenia biznesu przez osobę fizyczną, z uproszczonym systemem opodatkowania i określonymi limitami przychodów oraz pracowników.

Zatrudnienie pracownika przez FOP w 2026 roku wymaga prawidłowego przygotowania dokumentów, złożenia zawiadomienia do urzędu skarbowego oraz terminowego opłacania podatków. 

Jesteś FOP-em i Twój biznes rośnie tak szybko, że własnych sił już nie wystarcza? Gratulacje, jesteś gotowy zostać pracodawcą! Zanim jednak opublikujesz ogłoszenie o pracę, warto się zatrzymać i sprawdzić: czy masz prawo zatrudniać pracowników w swojej grupie podatkowej? Jak poprawnie sporządzić dokumenty, aby nie narazić się na kontrolę? Ile realnie będzie Cię kosztował jeden pracownik?

W tym artykule omawiamy każdy etap – od pierwszego telefonu do kandydata po raportowanie podatkowe. Dodatkowo – wszystkie kary za błędy (spoiler: od 1 020 UAH do 259 410 UAH).

W której grupie FOP dozwolone jest zatrudnianie pracowników?

Pierwszym krokiem jest sprawdzenie prawa do zatrudniania. Uproszczony system podatkowy ma jasno określone limity:

Ważny niuans dotyczący limitów: przy obliczaniu liczby pracowników (np. dla 2. grupy) nie uwzględnia się:

• pracownic przebywających na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym
• pracowników powołanych do służby wojskowej w czasie mobilizacji

Przykład: Jeśli w 2. grupie masz zatrudnionych 10 osób i jedna z nich przejdzie na urlop macierzyński, masz pełne prawo zatrudnić na jej miejsce nową osobę bez naruszania limitu. Technicznie będziesz mieć 11 osób w ewidencji, ale faktycznie pracuje tylko 10 (osoba na urlopie nie wykonuje pracy) i jest to zgodne z prawem.

Jeśli nie masz pewności, czy Twoja grupa spełnia warunki zatrudnienia, warto wcześniej sprawdzić to przed złożeniem zawiadomienia.

Okres próbny: kiedy można go zastosować i jak prawidłowo go uregulować

Okres próbny pozwala sprawdzić, czy dany pracownik spełnia Twoje oczekiwania, zanim zostanie ostatecznie zatrudniony na stałe.

Maksymalne okresy próbne (zgodnie z Kodeksem pracy Ukrainy):

Okres próbny nie jest ustalany wobec określonych kategorii pracowników, których wykaz określa artykuł 26 Kodeksu pracy Ukrainy. Należą do nich m.in. kobiety w ciąży, osoby z niepełnosprawnościami, osoby niepełnoletnie, młodzi specjaliści po ukończeniu uczelni wyższej podejmujący pierwszą pracę zgodnie z wykształceniem, osoby przyjęte w drodze przeniesienia oraz inne kategorie.

1. Okres próbny musi być wskazany w umowie o pracę. Jeśli w umowie nie ma wzmianki o okresie próbnym – uznaje się, że pracownik został zatrudniony BEZ niego. Nie można „dodać” okresu próbnego później aneksem – jest to naruszenie przepisów.

2. Wynagrodzenie w trakcie okresu próbnego musi być nie niższe niż minimalne. Nie wolno wypłacać „próbnego” wynagrodzenia poniżej ustawowego minimum.

3.  Jeśli pracownik nie przejdzie okresu próbnego, możesz go zwolnić:

• BEZ dwutygodniowego okresu wypowiedzenia
• BEZ odprawy

Ale obowiązkowo należy poinformować go pisemnie na 3 dni przed zwolnieniem oraz wskazać konkretne przyczyny braku odpowiednich kwalifikacji lub niespełnienia wymagań.

4. Pracownik również może rozwiązać umowę w trakcie okresu próbnego. Jeśli praca mu nie odpowiada – może odejść, informując o tym z 3-dniowym wyprzedzeniem.

Ile realnie kosztuje pracownik FOP w 2026 roku?

Wynagrodzenie musi być wypłacane nie rzadziej niż dwa razy w miesiącu (zaliczka i część główna). Przerwa między wypłatami nie może przekraczać 16 dni.

W 2026 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 8 647 UAH miesięcznie.

Jeśli wynagrodzenie za pełny miesiąc jest niższe od minimalnego, kara dla pracodawcy wynosi od 3 do 10 minimalnych wynagrodzeń = od 25 941 do 86 470 UAH za KAŻDEGO pracownika.

Przykład obliczeń dla wynagrodzenia 10 000 UAH (brutto):

1. Potrącenia z wynagrodzenia pracownika (opłacane przez pracownika z jego pensji):

• PIT (18%) = 10 000 × 18% = 1 800 UAH
• Składka wojskowa (5%) = 10 000 × 5% = 500 UAH

Do ręki pracownik otrzyma: 10 000 – 1 800 – 500 = 7 700 UAH

2. Składki od funduszu wynagrodzeń (opłacane dodatkowo przez FOP ponad wynagrodzenie):

• Jednolita składka społeczna (22%) = 10 000 × 22% = 2 200 UAH

Minimalna jednolita składka społeczna w 2026 roku: 8 647 × 22% = 1 902,34 UAH miesięcznie. Jest to minimalna kwota, którą FOP musi zapłacić za pracownika jako składkę, nawet jeśli wynagrodzenie było niższe z powodu niepełnego miesiąca pracy.

Łącznie koszt pracownika z wynagrodzeniem 10 000 UAH wyniesie:
10 000 (wynagrodzenie) + 2 200 (składka) = 12 200 UAH

Ważne: jeśli zatrudniasz osobę z niepełnosprawnością, stawka składki wynosi jedynie 8,41% (zamiast 22%).

Gotówka czy karta: jak wypłacać wynagrodzenie

Wynagrodzenie możesz wypłacać gotówką przez kasę albo na kartę bankową pracownika.

Umowa cywilnoprawna vs umowa o pracę: jaka jest różnica i co jest korzystniejsze

Wielu FOP-ów zamiast umowy o pracę zawiera z pracownikami umowę cywilnoprawną – umowę o dzieło lub umowę o świadczenie usług.

Główna różnica między umową o pracę a umową cywilnoprawną dotyczy charakteru relacji.

Umowa o pracę oznacza stałe zatrudnienie z podporządkowaniem pracodawcy: ustalony grafik, miejsce pracy w biurze, miesięczne wynagrodzenie, prawo do urlopu i zwolnienia lekarskiego. Pracodawca kontroluje proces pracy i ponosi pełną odpowiedzialność za pracownika (opłaca składkę 22%, potrąca PIT i składkę wojskową).

Umowa cywilnoprawna (o dzieło/usługi) to jednorazowe zadanie z określonym rezultatem: elastyczny grafik, praca w dowolnym miejscu, wynagrodzenie dopiero po wykonaniu zadania, brak urlopów i zwolnień lekarskich. Zleceniodawca kontroluje wyłącznie końcowy rezultat, a składkę społeczną może opłacać wykonawca lub zleceniodawca – zgodnie z ustaleniami.

Kluczowy moment: Jeśli dana osoba codziennie przychodzi do biura, pracuje według grafiku i otrzymuje miesięczne wynagrodzenie – są to relacje pracownicze, nawet jeśli formalnie zawarto umowę cywilnoprawną. Kara za taką zamianę może wynosić do 86 470 UAH za każdego pracownika.

Co grozi za zawarcie umowy cywilnoprawnej zamiast umowy o pracę?

Jeśli Państwowa Służba Pracy Ukrainy wykryje, że pod pozorem umowy cywilnoprawnej funkcjonują faktyczne relacje pracownicze, otrzymasz:

• Kara: od 8 647 do 86 470 UAH za KAŻDEGO pracownika
• Obowiązek przekształcenia wszystkich umów w umowy o pracę 
• Dopłatę wszystkich podatków, składek, wynagrodzeń urlopowych i chorobowych za cały okres
• Odsetki za nieterminową zapłatę składek

Jeśli dana osoba pracuje stale, w biurze i według ustalonego grafiku – to są stosunki pracy. Umowa cywilnoprawna w takim przypadku nie przejdzie. Nie próbuj „oszczędzać” na składkach i urlopach poprzez umowę cywilnoprawną – może to kosztować znacznie więcej.

Sprawozdawczość i kary za naruszenia

FOP zatrudniający pracowników składa łączoną deklarację – rozliczenie podatkowe obejmujące PIT, składkę wojskową oraz jednolitą składkę społeczną.

Raport składa się co miesiąc – w ciągu 20 dni kalendarzowych po zakończeniu miesiąca za pośrednictwem Elektronicznego Gabinetu lub systemu księgowego.

FOP ma obowiązek:

• potrącać z wynagrodzenia PIT (18%) oraz składkę wojskową (5%)
• naliczać jednolitą składkę społeczną (22%) na własny koszt
• terminowo opłacać podatki

Kary:

• Nieterminowe złożenie deklaracji – 1 020 UAH (2 040 UAH – przy powtórnym naruszeniu)
• Nieterminowa zapłata składki – 20% kwoty zadłużenia + 0,1% odsetek za każdy dzień zwłoki

Nawet jeśli wynagrodzenie zostało wypłacone, ale raport nie został złożony – jest to odrębne naruszenie.

Zasiłek chorobowy i macierzyński: kto płaci i w jakiej wysokości

Kiedy pracownik zachoruje lub przechodzi na urlop macierzyński, pojawia się pytanie: kto finansuje te świadczenia i w jakiej wysokości? 

Zasiłek chorobowy (czasowa niezdolność do pracy)

• Pierwsze 5 dni – płaci pracodawca (FOP)
• Od 6. dnia – płaci Fundusz Emerytalny Ukrainy

Wysokość zasiłku chorobowego zależy od stażu ubezpieczeniowego pracownika:

Świadczenia macierzyńskie

Wypłaca je Fundusz Emerytalny Ukrainy, NIE FOP. FOP jedynie przygotowuje dokumenty, a środki są przekazywane bezpośrednio pracownicy przez Fundusz.

1. Zasiłek z tytułu ciąży i porodu:

• 126 dni kalendarzowych (70 przed porodem + 56 po) – poród bez komplikacji
• 140 dni – w przypadku porodu z komplikacjami
• 140 dni – przy urodzeniu 2 lub więcej dzieci

Wysokość świadczenia: 100% średniego wynagrodzenia z ostatnich 12 miesięcy

2. Jednorazowe świadczenie z tytułu urodzenia dziecka:

Jednorazowa wypłata od państwa (nie od FOP). Wysokość w 2026 roku: około 41 280 UAH przy urodzeniu pierwszego dziecka.

3. Świadczenie na opiekę nad dzieckiem do 3 lat:

Miesięczna wypłata z Funduszu Emerytalnego. Wysokość zależy od liczby dzieci oraz średniego wynagrodzenia.

Rozwiązanie umowy: jak zrobić to prawidłowo

Rozwiązanie stosunku pracy powinno nastąpić w ostatnim dniu pracy pracownika. FOP ma obowiązek wydać kopię decyzji o rozwiązaniu umowy, dokonać pełnego rozliczenia (wynagrodzenie za przepracowane dni + ekwiwalent za niewykorzystany urlop), przekazać pisemną informację o naliczonych kwotach, dokonać wpisu w świadectwie pracy (lub wydać wyciąg z rejestru) oraz uwzględnić to w łączonej deklaracji.

Ważne: Wszystkie rozliczenia muszą zostać dokonane w ostatnim dniu pracy. Opóźnienie skutkuje karą oraz naliczaniem odsetek za każdy dzień zwłoki.

Rozwiązanie umowy może nastąpić z inicjatywy pracownika (na własne życzenie z 2-tygodniowym okresem wypowiedzenia), z inicjatywy pracodawcy (redukcja etatów, systematyczne niewywiązywanie się z obowiązków, nieusprawiedliwiona nieobecność) albo na mocy porozumienia stron w dowolnym momencie.

Urlop dla pracowników FOP

Każdy pracownik ma prawo do 24 dni kalendarzowych urlopu podstawowego rocznie. Niektóre kategorie (osoby z niepełnosprawnościami, pracownicy wykonujący pracę w warunkach szkodliwych, osoby poszkodowane w wyniku katastrofy czarnobylskiej) mają prawo do dodatkowego urlopu od 7 do 35 dni w zależności od statusu.

Prawo do pierwszego urlopu powstaje po 6 miesiącach pracy, jednak niektórym kategoriom (kobiety w ciąży, osoby niepełnoletnie, uczestnicy działań wojennych) urlop udzielany jest w dogodnym dla nich terminie nawet wcześniej.

Plan urlopów musi zostać zatwierdzony do 5 stycznia każdego roku. Za jego brak grozi kara od 1 700 do 8 500 UAH.

Ważne: Pracownik musi wykorzystać urlop przynajmniej raz na 2 lata, w przeciwnym razie FOP może zostać ukarany. 

Ekwiwalent przy rozwiązaniu umowy wypłaca się za wszystkie niewykorzystane dni urlopu w ostatnim dniu pracy. Urlop można podzielić na części, ale jedna z nich musi wynosić co najmniej 14 dni kalendarzowych.

FAQ: najczęstsze pytania dotyczące zatrudniania pracowników przez FOP

Podsumowanie

Zatrudnianie pracowników to odpowiedzialność i sporo formalności, jednak jeśli wszystko zostanie poprawnie przygotowane od samego początku, unikniesz kar i problemów podczas kontroli.

Przede wszystkim upewnij się, że Twoja grupa FOP pozwala na zatrudnianie pracowników. Obowiązkowo wyślij zawiadomienie do urzędu skarbowego ZANIM pracownik rozpocznie pracę, ponieważ kara za to naruszenie wynosi 259 410 UAH. Przygotuj wszystkie niezbędne dokumenty: umowę o pracę, decyzję o zatrudnieniu, zakres obowiązków, regulamin pracy oraz rejestr szkoleń BHP.

Wypłacaj wynagrodzenie terminowo, zatwierdzaj plan urlopów i pilnuj, aby pracownicy korzystali z urlopu przynajmniej raz na dwa lata. Przy rozwiązaniu umowy dokonaj pełnego rozliczenia i wypłać ekwiwalent za niewykorzystany urlop w ostatnim dniu pracy.