Bronowanie pracowników: firmy vs Diia.City – co naprawdę działa w 2025 roku
Stan wojenny nadal obowiązuje, zasady mobilizacyjne ciągle się zmieniają, a biznes każdego dnia ryzykuje utratę kluczowych specjalistów z powodu braku jasnej i szybkiej procedury rezerwacji. Firmy mierzą się z błędami w dokumentach, opóźnieniami w rozpatrywaniu wniosków oraz chaosem dotyczącym tego, kto w ogóle ma prawo do odroczenia. W tym materiale szczegółowo wyjaśniam, jak działa rezerwacja w 2025 roku: kto może składać listy pracowników, kogo można objąć rezerwacją, jak wygląda proces poprzez „Diia”, co zmieniło się po 3 grudnia 2025 roku oraz jakie szczególne zasady obowiązują rezydentów Diia.City i przedsiębiorstwa o znaczeniu krytycznym.
Stan wojenny został przedłużony, mobilizacja trwa, a przepisy są regularnie aktualizowane. Brak jasnej procedury udzielania odroczenia to ryzyko nie tylko dla pracownika, ale także dla samej firmy: kary, straty reputacyjne, problemy kadrowe. Formalnie za proces odpowiada kierownik, ale w praktyce coraz częściej pojawiają się trudności: ludzie nie otrzymują odroczeń na czas, procedury się wydłużają, a dokumenty wracają z uwagami.
W tym artykule przedstawiamy praktyczny poradnik: kto ma prawo do rezerwacji, kogo można/nie można rezerwować, jak przygotować pakiet dokumentów i jak złożyć wniosek przez „Diia”, co zmienia się dla przedsiębiorstw krytycznie ważnych (KWP) oraz rezydentów Diia.City.
Jeśli po przeczytaniu pozostaną pytania – nie działaj na oślep. Konsultacja z księgowym lub prawnikiem podatkowym pomoże dostosować rozwiązanie do konkretnego biznesu i uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek.
Chcesz skonsultować się ze specjalistą jak najszybciej?
Zostaw zgłoszenie, a nasz specjalista skontaktuje się z Tobą w najbliższym czasie
Może Cię również zainteresować
Dokumenty normatywne dotyczące rezerwacji
Rezerwacja pracowników to jedna z podstaw do udzielenia odroczenia od mobilizacji. W czasie stanu wojennego proces rezerwacji regulowany jest trzema kluczowymi dokumentami, które określają, kto może rezerwować, jak złożyć dokumenty oraz jakie obowiązują ograniczenia.
Uchwała RM nr 76 z dnia 27.01.2023
Podstawowa procedura rezerwacji osób zobowiązanych do służby wojskowej na okres mobilizacji i stanu wojennego.
To właśnie ten dokument określa procedurę, formy decyzji, okres ważności rezerwacji (do 12 miesięcy) oraz organy odpowiedzialne.
Ustawa Ukrainy nr 4630-IX z dnia 09.10.2025
Daje przedsiębiorstwom krytycznie ważnym (KWP) prawo do tymczasowej rezerwacji nawet pracowników z naruszeniami ewidencji wojskowej – do 45 dni i nie częściej niż raz w roku. Szczegóły omówimy dalej.
Ustawa Ukrainy 3543-XII z dnia 12.09.2025
Podstawowa ustawa Ukrainy o mobilizacji, która określa zasady przygotowania mobilizacyjnego, tryb prowadzenia mobilizacji, obowiązki obywateli i przedsiębiorstw, a także kwestie rezerwacji osób podlegających obowiązkowi wojskowemu.
Wszystkie aktualizacje w zakresie rezerwacji stopniowo przechodzą do formatu cyfrowego: składanie dokumentów i decyzje odbywają się przez elektroniczne serwisy Ministerstwa Gospodarki oraz portal „Diia”.
Które przedsiębiorstwa mogą rezerwować pracowników
W czasie obowiązywania stanu wojennego prawo do rezerwacji osób podlegających obowiązkowi wojskowemu mają nie tylko organy państwowe. Mogą to robić również prywatne firmy, które spełniają kryteria Uchwały RM nr 76. Rezerwacja pozwala zatrzymać kluczowych specjalistów i zapewnić stabilne funkcjonowanie biznesu, szczególnie w krytycznych sektorach. Wszystkie przedsiębiorstwa uprawnione do rezerwacji dzielą się na dwie główne kategorie:
1. Krytycznie ważne dla funkcjonowania gospodarki narodowej i zapewnienia życia ludności
Do tej grupy należą przedsiębiorstwa działające w obszarach kluczowych dla państwa i regionów: energetyka, transport, komunikacja, medycyna, sektor rolny, zaopatrzenie w wodę, usługi komunalne itp.
2. Krytycznie ważne dla potrzeb Sił Zbrojnych Ukrainy
Do tej kategorii należą przedsiębiorstwa, które:
- realizują zadania (zamówienia) mobilizacyjne;
- produkują wyroby o przeznaczeniu obronnym;
- wykonują prace lub świadczą usługi niezbędne dla SZU lub innych służb siłowych;
- są zaangażowane w krytyczne programy obronne lub łańcuchy dostaw dla obronności.
Czy JDG może rezerwować pracowników?
Nie, nie może.
Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą (JDG) nie ma prawa rezerwować swoich pracowników. W przepisach – w szczególności w Ustawie „O przygotowaniu mobilizacyjnym i mobilizacji” oraz Uchwale nr 76 – JDG nie jest wymieniona wśród podmiotów, które mogą dokonywać rezerwacji osób podlegających obowiązkowi wojskowemu. To prawo mają wyłącznie osoby prawne, organy państwowe i przedsiębiorstwa posiadające status krytycznie ważnego (KWP).
Komu przyznaje się rezerwację w czasie wojny
Przedsiębiorstwa, instytucje i organizacje, które mają prawo do rezerwacji, mogą zarezerwować każdego swojego pracownika, jeśli spełnia określone warunki.
Podstawowe warunki rezerwacji pracownika
| Warunek | Wyjaśnienie |
|---|---|
| Oficjalne zatrudnienie | Pracownik musi mieć umowę o pracę lub kontrakt z przedsiębiorstwem. Nie można rezerwować JDG, specjalistów GIG ani osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. |
| Figuruje w ewidencji wojskowej | Pracownik musi być osobą podlegającą obowiązkowi wojskowemu, zdolną do służby i figurować w ewidencji wojskowej.* |
| Brak zakazów lub ograniczeń | Pracownik nie może mieć aktywnych odroczeń z innych przyczyn ani naruszeń zasad ewidencji wojskowej (dane zaktualizowane i brak statusu „poszukiwany” przez TCK). |
Jak sprawdzić, czy pracownik został zarezerwowany przed mobilizacją
Najczęstsze pytanie od pracowników i działów HR: „gdzie zobaczyć, że osoba faktycznie została zarezerwowana?” Sprawdzić rezerwację można na kilka sposobów, w zależności od tego, kto składał dokumenty. Najprostsza i najszybsza droga – zwrócić się do kierownika lub działu kadr firmy. Jeśli ta osoba prawna składała listy do rezerwacji, powinna posiadać:
- decyzję o rezerwacji,
- oraz listy osób, którym udzielono rezerwacji.
Od 2025 roku firmy, które rezerwują pracowników przez portal „Diia” (dla rezydentów Diia.City), otrzymują elektroniczne potwierdzenie. Pracownik może sprawdzić status rezerwacji w swoim profilu w aplikacji Rezerw+.
Pracodawca za pośrednictwem portalu Diia może także zamówić informacje z rejestru pracowników podlegających obowiązkowi wojskowemu, gdzie będzie przedstawiona ogólna sytuacja, w tym dane o posiadaniu lub braku rezerwacji, odroczenia czy podstawach odmowy rezerwacji.
Potwierdzeniem rezerwacji jest dokument elektroniczny z aplikacji Rezerw +. Jeśli nie ma możliwości stałego korzystania z aplikacji na telefonie, można zamówić wyciąg z dokumentu ewidencji wojskowej z portalu lub aplikacji Diia i wydrukować go albo odebrać w CNAP lub TCK.
W przypadku wątpliwości lub problemów – nie zwlekaj i skonsultuj się z prawnikiem. Rezerwacja to skomplikowana procedura biurokratyczna, która wymaga ścisłego przestrzegania przepisów. Prawnicy buh.ua wspierają firmy na wszystkich etapach: od przygotowania dokumentów po pozytywną decyzję o rezerwacji.
Chcesz skonsultować się ze specjalistą jak najszybciej?
Zostaw zgłoszenie, a nasz specjalista skontaktuje się z Tobą w najbliższym czasie
Kogo nie można zarezerwować przed mobilizacją w czasie stanu wojennego
Nawet jeśli istnieją wszystkie podstawy do rezerwacji, są kategorie pracowników najemnych, których zarezerwować nie można. Oto najważniejsze z nich.
- Osoby, które już mają odroczenie z innych przyczyn
Jeśli pracownik otrzymał już odroczenie – np. samotnie wychowuje dziecko do 18 lat, ma pod opieką sieroty lub studiuje w trybie dziennym – nie można udzielić mu dodatkowej rezerwacji.
Zasada ta ma zapobiegać „podwójnym” odroczeniom i została zawarta w piśmie Ministerstwa Gospodarki z 08.03.2022 nr 2714-20/9420-03. Przed złożeniem list należy sprawdzić, czy pracownik nie ma już aktywnego odroczenia.
- Pracowników przedsiębiorstw krytycznie ważnych, których wynagrodzenie jest niższe niż 20 tys. UAH miesięcznie (z wyłączeniem przedsiębiorstw państwowych i komunalnych, rezydentów Diia.City, organizacji religijnych oraz innych wyjątków ustawowych)
- Osób, które nie figurują w ewidencji wojskowej, są poszukiwane lub nie zaktualizowały danych osobowych w TCK.
Czy można rezerwować „naruszających” obowiązek ewidencji wojskowej? Nowe zasady od 03.12.2025
Tak, można – ale tylko tymczasowo i tylko w przypadku przedsiębiorstw krytycznie ważnych (KWP).
Jak wspomniano wcześniej, 31.10.2025 Prezydent podpisał Ustawę Ukrainy z dnia 09.10.2025 nr 4630-IX „O zmianie niektórych ustaw Ukrainy dotyczących organizacji stosunków pracy w warunkach stanu wojennego” (obowiązuje od 3 grudnia 2025 roku).
Ustawa przewiduje, że od teraz przedsiębiorstwa krytycznie ważne (KWP) mogą zatrudniać i rezerwować nawet pracowników naruszających zasady ewidencji wojskowej. To kolejny krok w kierunku bardziej elastycznego systemu rezerwacji, który pozwala firmom nie tracić specjalistów z powodu formalnych nieścisłości w dokumentach wojskowych.
Pod rezerwację mogą teraz trafić pracownicy, którzy:
- nie mają lub mają niewłaściwie sporządzone dokumenty ewidencji wojskowej;
- i/lub nie figurują w ewidencji wojskowej;
- i/lub nie zaktualizowali danych osobowych zgodnie z Ustawą nr 3633-IX o ewidencji wojskowej i mobilizacji;
- i/lub są poszukiwani za naruszenie przepisów o ewidencji wojskowej, obronności, przygotowaniu mobilizacyjnym lub mobilizacji.
Jednocześnie okres rezerwacji takich pracowników jest ograniczony – nie może przekroczyć 45 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy o pracę. Dodatkowo rezerwacja przysługuje takiemu pracownikowi nie częściej niż raz w jednym roku kalendarzowym. Ten okres służy pracownikowi na usunięcie istniejących naruszeń.
Jeśli pracownik usunie naruszenia ewidencji wojskowej w trakcie okresu rezerwacji, będzie można zarezerwować go ponownie już na zasadach ogólnych, zgodnie z ustawą i decyzjami Rady Ministrów.
Ważne: tymczasowa rezerwacja nie zwalnia pracownika z odpowiedzialności za naruszenie zasad ewidencji wojskowej lub przepisów mobilizacyjnych.
Jak zorganizować rezerwację pracowników: instrukcja krok po kroku
Procedura rezerwacji wydaje się skomplikowana tylko na pierwszy rzut oka. W rzeczywistości składa się z kilku logicznych etapów i jeśli działać konsekwentnie – szansa na odmowę jest minimalna.
Ustalamy, kogo można zarezerwować
Na tym etapie przedsiębiorstwo tworzy listę pracowników, bez których jego działalność po prostu „zatrzyma się”. Przed złożeniem należy sprawdzić dwa kluczowe kryteria:
| Kryterium | Co należy uwzględnić |
|---|---|
| Podstawa do rezerwacji | Czy przedsiębiorstwo ma status krytycznie ważnego dla gospodarki lub potrzeb Sił Zbrojnych Ukrainy |
| Status pracownika | Pracownik musi być osobą podlegającą obowiązkowi wojskowemu, zdolną do mobilizacji, zatrudnioną na umowę o pracę lub kontrakt* z wynagrodzeniem co najmniej 20 tys. UAH miesięcznie (z wyłączeniem wyjątków ustawowych) |
Przygotowujemy dokumenty do rezerwacji
Rezerwacja odbywa się przez Portal Diia poprzez utworzenie elektronicznych list przez kierownika przedsiębiorstwa. Do stworzenia listy potrzebne są dane o imieniu i nazwisku, dacie urodzenia oraz numerze podatkowym pracownika (lub dane paszportowe w przypadku rezygnacji z numeru podatkowego). Po wprowadzeniu danych kierownik zapoznaje się z listą i wysyła ją, składając podpis elektroniczny.
Lista jest rozpatrywana w ciągu 72 godzin. Po jej weryfikacji w profilu przedsiębiorstwa na portalu Diia pojawia się powiadomienie z informacją, że pracownik został zarezerwowany lub o odmowie rezerwacji wraz z podaniem przyczyn. Po ich usunięciu wniosek można złożyć ponownie.
W przypadku pozytywnego rozpatrzenia list, przeniesienie osoby podlegającej obowiązkowi wojskowemu na specjalną ewidencję wojskową na czas odroczenia odbywa się automatycznie. Oznacza to, że przedsiębiorstwo nie musi w żaden sposób informować TCK o rezerwacji pracownika, ponieważ wymiana danych przebiega elektronicznie.
Jeśli przedsiębiorstwo nie ma technicznej możliwości dokonania rezerwacji przez Portal Diia, powinno zwrócić się z odpowiednią listą pracowników do właściwego organu państwowego, który przyznał status przedsiębiorstwa krytycznie ważnego i który dokonuje zgłoszenia przez portal Diia w jego imieniu.
Jeśli to trudne – powierz księgowość
profesjonalistom
Nasi doświadczeni księgowi przeanalizują Twój biznes, uwzględnią wszystkie niuanse i zapewnią pełny porządek w raportach oraz podatkach.
Rezerwacja pracowników w Diia.City: jak chronić zespół firm IT i deftech
Dla większości firm IT status rezydenta Diia.City to nie tylko podatki, ale także możliwość legalnej rezerwacji kluczowych specjalistów.
Jak firma IT może uzyskać status przedsiębiorstwa krytycznie ważnego (KWP)
| Wariant | Warunek | Kto nadaje status |
|---|---|---|
| Dla wykonawców obronnych | Firma realizuje kontrakty państwowe dla Sił Zbrojnych Ukrainy | Ministerstwo Obrony |
| Dla firm ważnych gospodarczo | Spełniono 3 z 8 kryteriów uchwały Rady Ministrów nr 76 | Ministerstwo Gospodarki (wniosek przez Ministerstwo Strategicznego Przemysłu) |
Dla firm IT najczęściej odpowiednie są następujące kryteria:
- Rezydentura w Diia.City
- Brak zadłużenia podatkowego (potwierdzone zaświadczeniem)
- Średnie wynagrodzenie – co najmniej 2,5 minimalnego
Po uzyskaniu statusu KWP firma może rezerwować pracowników. Jednak także tutaj obowiązują określone zasady.
Zarezerwować można jedynie mężczyzn podlegających obowiązkowi wojskowemu w wieku 25–60 lat. Kobiety oraz poborowi/rezerwiści nie podlegają rezerwacji.
Przed rezerwacją firma:
- sprawdza dokumenty ewidencji wojskowej;
- ocenia możliwość odroczeń;
- i planuje rezerwację.
Rezerwacja z reguły nie może przekraczać 50% pracowników podlegających obowiązkowi wojskowemu (bez uwzględnienia poborowych, kobiet podlegających obowiązkowi wojskowemu, osób wykreślonych z ewidencji wojskowej lub zarezerwowanych przez inne przedsiębiorstwa), z wyjątkiem przypadków ustalenia wyższej kwoty osobną decyzją Ministra Obrony.
Po zorganizowaniu rezerwacji firma zyskuje prawo do wysyłania zarezerwowanych pracowników w zagraniczne delegacje lub na urlop za granicę.
Ważne: aby zachować status rezydenta Diia.City, należy spełniać podstawowe warunki: 90% przychodu z działalności IT, średnie wynagrodzenie od 1200 euro, zespół minimum 9 osób (lub warunki specjalne dla startupów).
Wnioski
Rezerwacja nie jest formalnością, lecz realnym narzędziem ochrony biznesu i zespołu w czasie wojny. Prawidłowo udzielona odroczenie pozwala zatrzymać specjalistów, zapewnia stabilność działania i spokój właścicieli firm.
Kluczowe kwestie, o których warto pamiętać:
- Rezerwacji mogą dokonywać organy państwowe, przedsiębiorstwa krytycznie ważne (КВП) oraz rezydenci Diia.City posiadający status КВП. Indywidualni przedsiębiorcy (FOP) takiego prawa nie mają.
- Od 3 grudnia 2025 roku przedsiębiorstwa krytycznie ważne mogą tymczasowo (do 45 dni) rezerwować nawet pracowników z naruszeniami ewidencji wojskowej.
- Rezerwować można wyłącznie mężczyzn podlegających obowiązkowi wojskowemu w wieku od 25 do 60 lat, zatrudnionych na umowie o pracę lub kontrakcie. Poborowi, rezerwiści i kobiety nie podlegają rezerwacji.
- Procedura rezerwacji obejmuje kilka kroków: wyznaczenie kluczowych pracowników, przygotowanie dokumentów oraz złożenie ich poprzez portal „Diia” lub odpowiednie ministerstwo.
Zespół buh.ua zapewnia pełne wsparcie w procesie rezerwacji „pod klucz”: od przygotowania dokumentów i uzyskania statusu КВП – do pozytywnej decyzji.
Jedna krótka rozmowa z księgowym lub prawnikiem dziś – to oszczędność tygodni nerwów i tysięcy hrywien jutro. Nie bój się zadawać nawet pozornie „głupich” pytań – często to właśnie one prowadzą do najlepszych decyzji.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące rezerwacji pracowników
Na jaki okres przyznawana jest rezerwacja pracowników?
Dla przedsiębiorstw, instytucji i organizacji, które zostały uznane za krytycznie ważne dla funkcjonowania gospodarki i zapewnienia życia ludności w okresie szczególnym – 12 miesięcy;
Dla przedsiębiorstw, instytucji i organizacji krytycznie ważnych dla zaspokajania potrzeb Sił Zbrojnych i innych formacji wojskowych – na okres obowiązywania kontraktu (umowy) na dostawę towarów, wykonanie prac lub świadczenie usług niezbędnych dla Sił Zbrojnych lub innych formacji wojskowych.
Co potwierdza rezerwację pracowników?
Elektroniczny dokument ewidencyjny.
Ilu pracowników można zarezerwować?
Co do zasady można rezerwować do 50% pracowników podlegających obowiązkowi wojskowemu oraz beneficjentów (którzy nie wliczają się do 50%).
Kto może rezerwować 100% pracowników?
1. Przedsiębiorstwa w strefach działań wojennych
Takie firmy mają prawo zarezerwować cały personel, jeśli są zarejestrowane lub działają w miejscowościach z listy zatwierdzonej przez Ministerstwo Rozwoju Gmin i Terytoriów (m.in. obwody doniecki, ługański, charkowski, sumski, czernihowski, dniepropietrowski, zaporoski i chersoński). Lista jest regularnie aktualizowana.
2. Firmy obronne (deftech)Firmy uznane za krytycznie ważne dla gospodarki dzięki spełnieniu kryterium istotnego znaczenia dla gospodarki narodowej w sektorze przemysłu obronnego (na podstawie decyzji Ministra Obrony).
Aby tak było, firma musi spełniać jeden z trzech poniższych warunków:
- Realizacja kontraktu państwowego w zakresie obronności lub udział w jego realizacji na podstawie umów, w tym zagranicznych. Produkcja wyrobów o przeznaczeniu obronnym musi przekraczać 50% całkowitej produkcji za ostatni okres sprawozdawczy.
- Uzyskanie państwowego wsparcia finansowego w formie grantów zgodnie z uchwałą Rady Ministrów Ukrainy z 8 marca 2024 r. nr 262 „Niektóre kwestie wspierania rozwoju innowacji i technologii na potrzeby obrony”.
- Pełnienie funkcji upoważnionego podmiotu zarządzającego mieniem państwowym, regulującego i koordynującego działalność podmiotów przemysłu obronnego.
Jeśli firma nie spełnia tych kluczowych wymagań, nadal może ubiegać się o status ważnej dla gospodarki narodowej, jeżeli spełnia co najmniej 3 z następujących warunków:
- posiada kontrakty państwowe w sferze obronności;
- jest zaangażowana w realizację zamówień obronnych (również zagranicznych);
- znajduje się w elektronicznym rejestrze wykonawców kontraktów państwowych;
- uczestniczy w programach państwowych dotyczących przemysłu lotniczego lub kosmicznego;
- realizuje programy rozwoju przemysłu obronnego, wdraża nowe technologie lub zwiększa moce produkcyjne;
- produkuje towary, wykonuje prace lub świadczy usługi wykorzystywane przy produkcji sprzętu obronnego.
3. Beneficjenci rzeczywiści (KБВ). Wszyscy beneficjenci rzeczywiści przedsiębiorstw krytycznie ważnych, którzy nie są ich pracownikami, podlegają rezerwacji poza limitem.
4. Przedsiębiorstwa uznane za krytycznie ważne dla potrzeb Sił Zbrojnych na podstawie decyzji Ministerstwa Obrony.
Osobno przewidziany jest przepis dla przedsiębiorstw działających w strefach działań wojennych: mają prawo rezerwować do 100% pracowników podlegających obowiązkowi wojskowemu. Jednocześnie samo położenie w pobliżu frontu nie daje automatycznych ulg ani przywilejów. Takie firmy obronne korzystają z tych samych mechanizmów wsparcia, co inne przedsiębiorstwa: możliwości rezerwacji personelu, kredytów preferencyjnych, udziału w programach „Defence City” oraz państwowych ubezpieczeń i rekompensat dla biznesu działającego na terenach przyfrontowych.
Chcecie skonsultować się ze specjalistą jak najszybciej?
Zostawcie zgłoszenie, a nasz specjalista skontaktuje się z Wami w najbliższym czasie
