Как ФОП нанять сотрудника в 2026 году: пошаговая инструкция, налоги, отчётность и штрафы
Найм сотрудника ФЛП в 2026 году требует правильного оформления документов, подачи уведомления в налоговую и своевременной уплаты налогов.
Вы ФЛП, и ваш бизнес растёт так быстро, что собственных сил уже не хватает? Поздравляем, вы готовы стать работодателем! Но прежде чем дать объявление о вакансии, нужно остановиться и разобраться: а имеете ли вы право нанимать людей на своей группе? Как правильно оформить документы, чтобы не «нарваться» на проверку? Сколько на самом деле будет стоить вам один сотрудник?
В этой статье разберём каждую деталь: от первого звонка кандидату до отчётности по нему. Плюс — все штрафы, которые могут быть за ошибки (спойлер: от 1 020 грн до 259 410 грн).
На какой группе ФЛП разрешено иметь персонал?
Первое, с чего нужно начать — это проверка вашего права на найм. Упрощённая система налогообложения имеет чёткие границы:
1 группа: Найм сотрудников категорически запрещён.
Важный нюанс по лимитам: при расчёте количества людей (например, для 2-й группы) не учитываются:
- сотрудницы, которые находятся в декретном отпуске (беременность, роды, уход за ребёнком)
- сотрудники, призванные на военную службу во время мобилизации
Пример: Если у вас на 2-й группе оформлено 10 человек, и одна из них ушла в декрет, вы имеете полное право нанять на её место нового сотрудника, не нарушая лимит. Технически у вас будет 11 человек в штате, но реально работают только 10 (декретница не работает), и это законно.
Если вы не уверены, соответствует ли ваша группа условиям найма, стоит заранее проверить это перед подачей уведомления.
Пошаговая инструкция по оформлению сотрудника
Оформление должно происходить по строгому алгоритму. Ошибка на любом этапе может стоить от 1 020 грн до 259 410 грн штрафа.
Шаг 1: Уведомите налоговую (самое важное!)
Вы должны отправить Уведомление о приёме сотрудника на работу ДО того, как человек фактически начнёт работать.
Правило: Если человек выходит в понедельник, уведомление должно быть отправлено в воскресенье или раньше.
Отправить через Электронный кабинет налогоплательщика по специальной форме. Если не отправить — штраф 30 минимальных зарплат = 8 647 × 30 = 259 410 грн
Шаг 2: Сбор документов от сотрудника
- Паспорт (или другой документ, удостоверяющий личность)
- ИНН (налоговый номер)
- Трудовую книжку (при наличии) или выписку из реестра застрахованных лиц
- Диплом (если должность требует специального образования)
- Справку о состоянии здоровья (для специфических профессий, например, в пищевой сфере, строительстве)
Шаг 3: Трудовой договор и Приказ о приёме
В 2026 году, пока действует военное положение, трудовой договор может быть устным. В таком случае сотрудник пишет заявление о приёме, а вы издаёте приказ.
Однако мы рекомендуем сразу оформлять письменный договор. Это убережёт вас от конфликтов в будущем.
Важно: Название должности должно быть официальным. Не «менеджер по всему», а «менеджер по продажам» или «менеджер по закупкам».
Шаг 4: Информирование сотрудника об условиях работы
Вы обязаны под подпись ознакомить сотрудника с местом работы, обязанностями, режимом рабочего дня, сроками выплаты зарплаты, правилами внутреннего трудового распорядка и правилами охраны труда. Для этого составляется ознакомительный лист или делается отметка непосредственно в трудовом договоре.
Не уверены, что всё оформлено правильно?
Наши бухгалтеры проверят документы и обеспечат полный порядок в кадровом и налоговом учёте.
Испытательный срок: когда можно и как правильно оформить
Испытательный срок позволяет проверить, подходит ли вам сотрудник, прежде чем окончательно его принять на работу.
Максимальные сроки испытания (согласно КЗоТ):
| Категория работников | Максимальный срок |
|---|---|
| Обычные должности (продавец, менеджер, кассир) | До 3 месяцев |
| Руководители, их заместители, главный бухгалтер | До 6 месяцев |
| Рабочие профессии (квалифицированные рабочие) | До 1 месяца |
Испытательный срок не устанавливается отдельным категориям работников, перечень которых определён статьёй 26 Кодекса законов о труде Украины. К ним относятся, в частности, беременные женщины, лица с инвалидностью, несовершеннолетние, молодые специалисты после окончания ВУЗа на первом месте работы по специальности, лица, принятые по переводу, и другие категории.
1. Испытание должно быть указано в трудовом договоре. Если в договоре не упомянуто испытание — считается, что сотрудник принят БЕЗ него. Нельзя «добавить» испытание позже дополнительным соглашением — это нарушение.
2. Зарплата во время испытания должна быть не меньше минимальной. Нельзя платить «пробную» зарплату ниже минимальной.
3. Если сотрудник не прошёл испытание, вы можете уволить его:
- БЕЗ предупреждения за 2 недели
- БЕЗ выходного пособия
Но обязательно уведомить письменно за 3 дня до увольнения и указать конкретные причины несоответствия.
4. Сотрудник также может уволиться во время испытания. Если работа ему не подходит — он может уволиться, предупредив за 3 дня.
Сколько реально стоит сотрудник ФЛП в 2026 году?
Зарплата должна выплачиваться не реже чем дважды в месяц (аванс и основная часть). Интервал между ними — не более 16 дней.
В 2026 году минимальная заработная плата составляет 8 647 грн/месяц.
Если зарплата ниже минимальной за полный месяц, штраф для работодателя: от 3 до 10 минимальных зарплат = от 25 941 до 86 470 грн за КАЖДОГО сотрудника.
Пример расчёта на зарплату 10 000 грн (брутто):
- Удержания с сотрудника (платит сотрудник из своей зарплаты):
- НДФЛ (18%) = 10 000 × 18% = 1 800 грн
- Военный сбор (5%) = 10 000 × 5% = 500 грн
На руки сотрудник получит: 10 000 — 1 800 — 500 = 7 700 грн
- Начисления на фонд оплаты труда (ФОП платит дополнительно к зарплате):
- ЕСВ (22%) = 10 000 × 22% = 2 200 грн
Минимальный ЕСВ в 2026 году: 8 647 × 22% = 1 902,34 грн/месяц. Это минимальная сумма, которую ФОП обязан уплатить за сотрудника как ЕСВ, даже если зарплата была ниже из-за неполного месяца.
Итого ваши расходы на сотрудника с зарплатой 10 000 грн составят:
10 000 (зарплата) + 2 200 (ЕСВ) = 12 200 грн
Важно: если вы нанимаете лицо с инвалидностью, ставка ЕСВ для него составляет всего 8,41% (вместо 22%).
Наличные или карта: как выплачивать зарплату
Вы можете выплачивать зарплату наличными через кассу или на банковскую карту сотрудника.
ГПД vs Трудовой договор: в чём разница и что выгоднее
Многие ФОП вместо трудового договора оформляют сотрудников по гражданско-правовому договору (ГПД) — договору подряда или договору оказания услуг.
Главное отличие между трудовым договором и ГПД заключается в характере отношений.
Трудовой договор — это постоянная работа с подчинением работодателю: фиксированный график, рабочее место в офисе, ежемесячная зарплата, право на отпуск и больничные. Работодатель контролирует сам процесс работы и несёт полную ответственность за сотрудника (уплачивает ЕСВ 22%, удерживает НДФЛ и военный сбор).
ГПД (договор подряда/услуг) — это разовое задание с конкретным результатом: свободный график, работа в любом месте, оплата только после выполнения работы, отсутствие отпусков и больничных. Заказчик контролирует только конечный результат, а ЕСВ может уплачивать как исполнитель, так и заказчик по договорённости.
Ключевой момент: если человек ежедневно ходит в офис, работает по графику и получает ежемесячную зарплату — это трудовые отношения, даже если формально оформлен ГПД. Штраф за такую подмену может достигать 86 470 грн за каждого сотрудника.
Что будет, если оформить ГПД вместо трудового договора?
Если Государственная служба по вопросам труда (Гоструда) выявит, что под видом ГПД фактически существуют трудовые отношения, вы получите:
- Штраф: от 8 647 до 86 470 грн за КАЖДОГО сотрудника
- Переоформление всех договоров на трудовые
- Доплату всех налогов, ЕСВ, отпускных, больничных за весь период
- Пеню за несвоевременную уплату ЕСВ
Если человек работает постоянно, в офисе, по графику — это трудовые отношения. ГПД здесь не подойдёт. Не пытайтесь «сэкономить» на ЕСВ и отпускных через ГПД — это может обойтись значительно дороже.
Отчётность и штрафы за нарушения
ФЛП с наёмными сотрудниками подаёт объединённую отчётность — Налоговый расчёт по НДФЛ, военному сбору и ЕСВ.
Отчёт подаётся ежемесячно — в течение 20 календарных дней после окончания месяца через Электронный кабинет или бухгалтерский сервис.
ФЛП обязан:
- удерживать из зарплаты НДФЛ (18%) и военный сбор (5%)
- начислять ЕСВ (22%) за свой счёт
- своевременно уплачивать налоги
Штрафы:
- Несвоевременная подача отчётности — 1 020 грн (2 040 грн — повторно)
- Несвоевременная уплата ЕСВ — 20% от суммы долга + 0,1% пени за каждый день просрочки
Даже если зарплата выплачена, но отчёт не подан — это отдельное нарушение.
Больничные и декретные: кто платит и сколько
Когда сотрудник заболел или уходит в декрет, у ФЛП возникает вопрос: кто должен выплачивать эти суммы и в каком размере?
Больничные (временная нетрудоспособность)
- Первые 5 дней — оплачивает работодатель (ФЛП)
- С 6-го дня — оплачивает Пенсионный фонд Украины
Размер больничных зависит от страхового стажа сотрудника:
| Страховой стаж | Размер выплаты |
|---|---|
| До 3 лет | 50% средней зарплаты |
| 3-5 лет | 60% средней зарплаты |
| 5-8 лет | 70% средней зарплаты |
| Более 8 лет | 100% средней зарплаты |
Декретные выплаты
Платит Пенсионный фонд Украины, НЕ ФЛП. ФЛП только оформляет документы, а деньги выплачивает ПФУ непосредственно сотруднице.
1. Пособие по беременности и родам:
- 126 календарных дней (70 до родов + 56 после) — обычные роды
- 140 дней — при осложнённых родах
- 140 дней — при рождении 2+ детей
Размер выплаты: 100% средней зарплаты за последние 12 месяцев
2. Пособие при рождении ребёнка:
Единовременная выплата от государства (не от ФЛП). Размер в 2026 году: ~41 280 грн при рождении первого ребёнка.
3. Пособие по уходу за ребёнком до 3 лет:
Ежемесячная выплата от ПФУ. Размер зависит от количества детей и средней зарплаты.
Полный перечень штрафов для ФЛП-работодателя в 2026 году
Ошибки в оформлении сотрудников могут обойтись ФЛП от 510 грн до 259 410 грн за одно нарушение. Самые крупные штрафы накладываются за отсутствие уведомления о приёме сотрудника и за неоформленных работников. Работодателей проверяют две службы: Государственная служба по вопросам труда (Гоструда) контролирует соблюдение трудового законодательства, а Государственная налоговая служба (ГНС) — своевременность отчётности и уплаты налогов.
| Нарушение | Размер штрафа | Кто штрафует |
|---|---|---|
| Неоформленный сотрудник | до 10 МЗП (до 86 470 грн) за каждого | Гоструда |
| Отсутствие уведомления о приёме | 30 МЗП (259 410 грн) | ГНС |
| Зарплата ниже минимальной | 3–10 МЗП (25 941 – 86 470 грн) | Гоструда |
| Задержка выплаты зарплаты | 3–10 МЗП | Гоструда |
| Несвоевременная отчётность | 1 020 – 2 040 грн | ГНС |
| Отсутствие кадровых документов | 510 – 1 700 грн | Гоструда |
| Нарушения по охране труда | 1 700 – 5 100 грн | Гоструда |
| Несвоевременная уплата ЕСВ | 20% долга + 0,1% пеня/день | ГНС |
Экономия на правильном оформлении сотрудников может стоить сотни тысяч гривен штрафов. Лучше сразу всё оформить правильно.
Хотите минимизировать риски штрафов и проверок?
Доверьте бухгалтерское сопровождение команде — настроим бухгалтерию правильно с первого раза.
Увольнение: как сделать это правильно
Расторжение трудовых отношений должно состояться в последний рабочий день сотрудника. ФЛП обязан выдать копию приказа об увольнении, провести полный расчёт (зарплата за отработанные дни + компенсация за неиспользованный отпуск), предоставить письменное уведомление о начисленных суммах, сделать запись в трудовой книжке (или предоставить выписку из реестра) и отразить это в объединённой отчётности.
Важно: Все расчёты должны быть проведены в последний рабочий день. Задержка расчёта влечёт за собой штраф и пеню за каждый день.
Увольнение возможно по инициативе сотрудника (по собственному желанию с предупреждением за 2 недели), по инициативе работодателя (сокращение штата, систематическое невыполнение обязанностей, прогул) или по соглашению сторон в любое время.
Отпуск для сотрудников ФЛП
Каждый сотрудник имеет право на 24 календарных дня основного отпуска в год. Отдельные категории (лица с инвалидностью, сотрудники с вредными условиями труда, чернобыльцы) имеют право на дополнительный отпуск от 7 до 35 дней в зависимости от статуса.
Право на первый отпуск возникает после 6 месяцев работы, но некоторым категориям (беременные, несовершеннолетние, участники боевых действий) отпуск предоставляют в удобное для них время даже раньше.
График отпусков должен быть утверждён до 5 января каждого года. За его отсутствие штраф от 1 700 до 8 500 грн.
Важно: Сотрудник должен использовать отпуск хотя бы раз в 2 года, иначе штраф для ФЛП.
Компенсация при увольнении выплачивается за все неиспользованные дни отпуска в последний рабочий день. Отпуск можно делить на части, но одна из них должна быть не менее 14 календарных дней.
FAQ: самые частые вопросы о найме сотрудников ФЛП
1. Может ли ФЛП на 1 группе нанимать сотрудников?
Нет, категорически запрещено. Если вам нужен помощник, придётся переходить на 2 или 3 группу.
2. Сколько сотрудников может иметь ФЛП на 2 группе?
До 10 сотрудников одновременно. При этом не учитываются:
Мобилизованные
Сотрудницы в декрете
3. Какой штраф за неоформленного сотрудника?
До 10 МЗП (до 86 470 грн) за каждого сотрудника. Плюс доплата всех налогов, ЕСВ, отпускных за весь период работы.
4. Можно ли оформить сотрудника по ГПД вместо трудового договора?
Только если это действительно разовая работа. Если человек ежедневно ходит в офис, имеет график, подчиняется вам — это трудовые отношения. ГПД здесь не подходит.
Штраф за подмену: до 10 МЗП (до 86 470 грн) + доплата налогов.
5. Какая минимальная зарплата в 2026 году?
8 647 грн/месяц
6. Нужно ли ФЛП вести кадровый архив?
Да. Если у ФЛП есть хотя бы один наёмный сотрудник, он обязан хранить кадровые документы. Кадровый архив — это не формальность, а требование трудового законодательства.
Вывод
Нанимать людей — это ответственно и бумажно сложно, но если всё оформить правильно с самого начала, вы защитите себя от штрафов и проблем с проверками.
Прежде всего, убедитесь, что ваша группа ФЛП позволяет найм. Обязательно отправьте уведомление в налоговую ДО того, как человек выйдет на работу, потому что штраф за это нарушение — 259 410 грн. Подготовьте все необходимые документы: трудовой договор, приказ, должностную инструкцию, правила внутреннего трудового распорядка и журнал инструктажей по охране труда.
Выплачивайте зарплату вовремя, утверждайте график отпусков и следите, чтобы сотрудники использовали отпуск хотя бы раз в два года. При увольнении проведите полный расчёт и выплатите компенсацию за неиспользованный отпуск в последний рабочий день.
