Впровадження касових апаратів для ФОП в 2024: кому потрібно і як це впливає на бізнес?

В 2024 році в Україні продовжуються зміни в законодавстві, що стосуються використання касових апаратів (реєстраторів розрахункових операцій, РРО) для підприємців. Зміни спрямовані на підвищення прозорості бізнесу та боротьбу з тіньовою економікою.

Зміст статті:

Закон України про РРО регулює використання касових апаратів для всіх суб’єктів господарювання, які здійснюють розрахункові операції. Це стосується як фізичних осіб-підприємців (ФОП), так і юридичних осіб. Основні положення закону передбачають, що касові апарати обов’язкові для всіх підприємств, які приймають готівкові розрахунки або оплати карткою.

Кому потрібен касовий апарат?

Перш за все, варто зазначити, що закон про РРО (реєстратори розрахункових операцій) передбачає певні вимоги щодо встановлення касових апаратів. Проте, не всі підприємці зобов’язані їх встановлювати.

1. Підприємці другої і третьої груп

ФОП другої та третьої груп, які здійснюють розрахункові операції, зобов’язані використовувати касові апарати. Це стосується всіх видів бізнесу, що працюють з готівковими розрахунками або оплати карткою, включаючи роздрібну торгівлю, громадське харчування, послуги тощо.

2. Інтернет-магазини

Інтернет-магазини, які приймають оплату готівкою або карткою при доставці товару, також повинні використовувати касові апарати. Навіть якщо магазин здійснює доставку через кур’єрські служби, розрахункова операція вважається завершеною тільки після видачі фіскального чека.

3. Сфера послуг

Салони краси, фітнес-центри, барбершопи, таксі та інші підприємства сфери послуг, які приймають оплату готівкою або карткою, також зобов’язані використовувати касові апарати. Це забезпечує видачу фіскального чека клієнту та прозорість фінансових операцій.

4. Торгові підприємства

Всі магазини та торгові точки, незалежно від масштабу, що здійснюють продаж товарів за готівковий розрахунок або карткою, зобов’язані використовувати касові апарати. Це включає як великі супермаркети, так і невеликі магазини.

Кому касовий апарат не потрібен?

Для тих, хто займається реалізацією товарів, ситуація дещо інша. Якщо ви отримуєте стовідсоткову передоплату на поточний рахунок, касовий апарат вам не потрібен. При цьому важливо відправляти клієнту товар разом із накладною або товарним чеком.

1. Підприємці першої групи

ФОП першої групи, що здійснюють діяльність виключно на ринку та не приймають оплату карткою, звільняються від обов’язку використовувати касовий апарат. Їхній дохід не повинен перевищувати встановлену межу, визначену законодавством.

2. Підприємства без готівкових розрахунків

Підприємці, що надають послуги або продають товари виключно через безготівкові розрахунки, не зобов’язані використовувати касові апарати. Це стосується маркетологів, дизайнерів, IT-фахівців, консультантів та інших, чиї клієнти здійснюють оплату через банківський рахунок.

3. Спрощені системи оподаткування

Деякі підприємці на спрощеній системі оподаткування також можуть бути звільнені від обов’язку використовувати касові апарати, якщо вони не перевищують встановлений обсяг доходу та не здійснюють розрахункові операції з готівкою або карткою.

Важливі рекомендації по використанню касового апарату 

Оновлення КВЕДів

Правильна класифікація видів економічної діяльності (КВЕД) допомагає уникнути проблем з податковою службою. Якщо ви не займаєтеся певною діяльністю, варто видалити зайві КВЕДи з вашої реєстрації.

До 1 жовтня 2024 року перегляньте свої КВЕДи та видаліть ті, що не відповідають вашій фактичній діяльності. Це допоможе уникнути перевірок та зменшити ризик штрафів.

Податкові звіти та консультації

Якщо у вас виникають питання щодо оподаткування або використання РРО, звертайтеся за індивідуальною податковою консультацією. Це допоможе отримати чіткі відповіді на ваші питання та уникнути проблем у майбутньому.

Завжди своєчасно подавайте податкові звіти. Використовуйте електронні сервіси для зручності та оперативності. Несвоєчасне подання звітів може призвести до штрафів.

Співпраця з Новою Поштою та іншими службами доставки

Якщо ви співпрацюєте з Новою Поштою або іншими службами доставки, розгляньте можливість інтеграції чекбоксу. Це дозволить автоматизувати процес видачі фіскальних чеків, що значно спростить вашу роботу та зменшить ризик помилок.

Перегляньте умови договорів зі службами доставки. Важливо, щоб вони відповідали вимогам законодавства та забезпечували захист ваших інтересів.

Використання платіжних терміналів

З 1 січня 2026 року платіжні термінали стануть обов’язковими для всіх ФОП. Завчасно підготуйтеся до цієї зміни, щоб уникнути проблем у майбутньому.

Платіжні термінали дозволяють приймати оплати карткою, що підвищує зручність для клієнтів та збільшує ваші продажі. Це також знижує ризик помилок при веденні обліку.

Пільги на податок з нерухомості

У 2024 році набувають чинності нові положення, які впливають на оподаткування нерухомості. Якщо ви реєструєте касовий апарат на місце проживання, де ви є власником, ви можете втратити пільгу на податок з нерухомості.

Для того, щоб зберегти пільгу, важливо правильно оформити касовий апарат та уникати його реєстрації на домашню адресу. Пільга діє на 60 м² для квартир та на 120 м² для будинків. Якщо ж площа вашої нерухомості перевищує ці межі, ви будете зобов’язані сплачувати податок з усієї площі.

Рекомендації щодо видалення зайвих КВЕДів

Неправильне зазначення видів діяльності може стати підставою для перевірок з боку податкової служби. Видаліть зайві КВЕДи до 1 жовтня 2024 року, щоб уникнути додаткових питань та можливих штрафів.

Перегляньте свою реєстрацію в ЄДР та видаліть КВЕДи, які не відповідають фактичній діяльності. Це допоможе зменшити ризики та спростити процедуру звітування.

Помилки, які частіше за все виникають при використанні касового апарату

1. Неправильне програмування касового апарату

Помилка

Неправильне введення даних при програмуванні касового апарату може призвести до неправильного обліку продажів. Це включає невірно зазначені ставки ПДВ, категорії товарів або послуг.

Як уникнути

Під час програмування касового апарату слід ретельно перевіряти введені дані. Рекомендується залучати спеціалістів для налаштування апарату або проходити спеціальні навчання.

2. Несвоєчасне відкриття/закриття зміни

Помилка

Неправильне відкриття або закриття зміни на касовому апараті може викликати розбіжності в звітах та призвести до штрафів.

Як уникнути

Завжди відкривайте та закривайте зміну відповідно до вимог законодавства та інструкцій виробника касового апарату. Автоматизовані системи можуть допомогти уникнути цієї помилки.

3. Відсутність фіскального звіту

Помилка

Не проведення фіскального звіту в кінці дня може стати серйозним порушенням і призвести до значних штрафів.

Як уникнути

Налаштуйте автоматичне проведення фіскального звіту в кінці робочого дня. Переконайтеся, що всі співробітники знають процедуру та важливість фіскального звіту.

4. Використання неробочого касового апарату

Помилка

Працювати з несправним касовим апаратом або використовувати його без технічного обслуговування може призвести до втрати даних та штрафів.

Як уникнути

Регулярно проводьте технічне обслуговування касового апарату. Своєчасно звертайтеся до сервісних центрів у випадку виявлення будь-яких несправностей.

5. Неправильне введення даних про товар

Помилка

Неправильне введення даних про товар або послугу, таких як ціна, кількість, або опис, може викликати помилки в обліку та звітах.

Як уникнути

Завжди перевіряйте введені дані перед підтвердженням операції. Використовуйте штрих-коди та інші автоматизовані системи для зменшення людського фактору.

6. Відсутність резервного копіювання даних

Помилка

Не створення резервних копій даних з касового апарату може призвести до втрати важливої інформації у разі поломки або інших непередбачених обставин.

Як уникнути

Регулярно створюйте резервні копії даних та зберігайте їх у надійному місці. Використовуйте хмарні сервіси для зберігання резервних копій.

7. Невідповідність між фіскальними та нефіскальними чеками

Помилка

Невідповідність між фіскальними та нефіскальними чеками може призвести до розбіжностей у фінансових звітах та штрафів від податкової служби.

Як уникнути

Завжди перевіряйте відповідність між фіскальними та нефіскальними чеками. Використовуйте програмне забезпечення для автоматичного контролю та звірки чеків.

8. Неправильне закриття касового дня

Помилка

Неправильне закриття касового дня може викликати невідповідності в обліку та призвести до штрафів.

Як уникнути

Дотримуйтесь процедури закриття касового дня, передбаченої інструкцією до касового апарату. Перевіряйте всі операції перед закриттям дня та проводьте необхідні коригування.

У 2024 році використання касових апаратів в Україні стає більш поширеним та обов’язковим для більшості підприємців. Це спрямовано на підвищення прозорості бізнесу, боротьбу з тіньовою економікою та захист прав споживачів. Водночас, існують винятки для певних категорій підприємців, які можуть працювати без касових апаратів. Важливо уважно стежити за змінами в законодавстві та адаптуватися до нових вимог, щоб уникнути штрафів та проблем з податковою службою.