Кадровий облік на підприємстві у 2026 році: документи, строки і хто його веде

Автор: Філіпп Орлов

Дата оновлення: 30 Жовтня 2026

Кадровий облік - це документи, якими роботодавець оформлює прийняття, відпустки, переведення і звільнення працівників, і повідомлення про них до податкової. Для ТОВ він обов'язковий з першого працівника, навіть якщо в компанії працює лише директор.

Нижче - які документи потрібні у 2026 році, хто їх веде, як подати повідомлення про прийняття і що робити, якщо в ньому помилка. Окремо - штрафи Держпраці і як почати кадровий облік з нуля.

Що таке кадровий облік і що до нього входить

Кадровий облік охоплює все, що відбувається з працівником від першого до останнього робочого дня:

• накази про прийняття, відпустки, переведення і звільнення;
• повідомлення до податкової про прийняття на роботу;
• особові справи працівників;
• графік відпусток і табель обліку робочого часу;
• військовий облік працівників, які перебувають на обліку в ТЦК.

Для ТОВ і інших підприємств склад особової справи визначають Правила організації діловодства, затверджені наказом Мін'юсту № 1000/5. Вони обов'язкові незалежно від форми власності. ФОП-роботодавець цими Правилами прямо не охоплений, але накази, повідомлення до податкової і трудовий договір потрібні і йому. Як найняти першого працівника на ФОП, розповідаємо в статті як ФОП найняти працівника.

Хто веде кадровий облік і хто відповідає

Вести облік може кадровик, бухгалтер, сам директор або зовнішня компанія. Відповідальність за документи все одно лежить на роботодавці: штрафи Держпраці накладає на компанію, а адміністративні - особисто на посадову особу.

За військовий облік відповідає керівник. Він наказом призначає відповідальну особу, а сам облік веде служба персоналу або той, хто веде облік працівників. Що саме входить у військовий облік і які в нього строки, - на сторінці ведення військового обліку на підприємстві.

Найчастіше в малих компаніях кадри веде той самий бухгалтер, що рахує зарплату. Так зручніше, бо наказ про відпустку і розрахунок відпускних готує одна людина, і строки не розходяться.

Обов'язкові кадрові документи у 2026 році

Форма П-2 (особова картка) тепер на розсуд роботодавця. Посадові інструкції КЗпП прямо не вимагає, але для керівників, фахівців і службовців їх рекомендують мати.

Трудовий договір письмово обов'язковий у випадках, перелічених у ст. 24 КЗпП: зокрема, коли роботодавець - ФОП, робота дистанційна, працівник неповнолітній або сам цього вимагає. У воєнний стан форму договору визначають сторони (ст. 2 Закону № 2136-IX), але у випадках ст. 24 краще все одно укласти його письмово. Коли краще трудовий договір, а коли цивільно-правовий чи ФОП, - у статті трудовий договір, ЦПХ чи ФОП.

Прийняття на роботу: порядок і строки

1. Працівник подає документи: паспорт, РНОКПП, трудову книжку, якщо вона є, або дані з реєстру застрахованих осіб.
2. Роботодавець видає наказ про прийняття.
3. До першого робочого дня подає повідомлення до податкової.
4. Працівник ознайомлюється з наказом, умовами праці і правилами розпорядку.
5. Для військовозобов'язаних - перевірка е-ВОД і повідомлення до ТЦК протягом 7 днів з дати наказу.

Чого не можна вимагати. Відомості про реєстрацію місця проживання вимагати заборонено (ч. 1 ст. 25 КЗпП). ID-картка, строк дії якої сплив під час воєнного стану, і паспорт-книжечка без вклеєного фото в 25 чи 45 років залишаються дійсними до 30 днів після його завершення (постанова КМУ № 1202), тож новий документ вимагати не можна. Довідка з основного місця роботи для сумісника теж не потрібна.

Е-ВОД військовозобов'язаного працівника має бути сформований у Резерв+ не раніше ніж за 72 години до прийняття.

Повідомлення про прийняття на роботу: як подати і виправити помилку

Повідомлення подають до початку роботи працівника окремим документом, а не в складі звітності. Форма - J3001005 для юрособи і F3001005 для ФОП (постанова КМУ № 413). Окремого строку «після наказу» немає: наказ має бути раніше, а повідомлення - до першого робочого дня.

• На директора повідомлення не подають, бо для податкової ним вважаються дані з ЄДР.
• Помилку виправляють парою документів: скасовуюче повідомлення і нове початкове. Це виправлення, а не два запізнілі подання.
• Для цивільно-правових договорів постанова № 413 обов'язку подавати повідомлення не встановлює.

Запізнилися з повідомленням? Держпраці на практиці трактує це як допуск без оформлення. Але є судова практика, за якою саме лише запізнення з повідомленням при виданому вчасно наказі не доводить, що працівника допустили до роботи без оформлення. Краще не доводити до суперечки і подавати вчасно.

Відпустка і звільнення: які документи

Відпустка. Наказ про відпустку видають до її початку, а відпускні виплачують теж до початку відпустки. Графік відпусток узгоджують на рік.

Звільнення. У день звільнення працівнику видають копію наказу (ст. 47 КЗпП), виплачують усі суми і письмово повідомляють, що саме нараховано. Окремого повідомлення до податкової про звільнення немає: звільнення показують у податковому розрахунку за місяць.

Як порахувати відпускні, компенсацію за невикористану відпустку і розрахунок при звільненні, розбираємо з прикладами в статті про зарплату, відпускні і лікарняні у 2026 році.

Як почати кадровий облік з нуля

1. Затвердити правила внутрішнього трудового розпорядку.
2. Перевірити, чи є накази і повідомлення до податкової на всіх, хто вже працює.
3. Завести особові справи і зібрати в них заяви, копії документів і накази.
4. Скласти графік відпусток на рік і вести табель.
5. Призначити відповідального за військовий облік і повідомити ТЦК.
6. Записати дати виплати зарплати в наказі або колективному договорі.
7. Завести календар строків: повідомлення, відпустки, звітність.

Якщо облік уже вели, але з прогалинами, почніть з другого пункту, бо працівник без повідомлення до податкової - найдорожча помилка.

Штрафи і перевірки Держпраці у 2026 році

Штрафи накладають за ст. 265 КЗпП. Юрособ і ФОП на єдиному податку 1-3 груп за перший допуск до роботи без оформлення попереджають без штрафу. Окремо посадова особа відповідає особисто за ст. 41 КУпАП.

Планових перевірок Держпраці зараз немає, позапланові проводять, зокрема, за скаргою працівника. Як вони проходять і що перевіряють - у статті про перевірки Держпраці у 2026 році.

Кадровий облік на аутсорсингу

Кадри можна передати зовнішньому бухгалтеру повністю: накази, повідомлення до податкової, особові справи, графік відпусток і табель, а разом з ними - розрахунок зарплати. На компанії залишаються підписи керівника і працівників і рішення, кого приймати і звільняти.

Повне ведення кадрового обліку разом із військовим обліком коштує від 2 000 грн на місяць за працівника, лише розрахунок зарплати з кадровими наказами - від 1 500 грн. Деталі - на сторінці кадровий облік на аутсорсингу.